Physische vs. digitale Dokumentation von Prüfberichten

Im Zuge der Digitalisierung hat sich auch das Dokumentenmanagement weiterentwickelt. Gerade im Fuhrparkmanagement werden Prüfberichte aber häufig noch in Papierform bearbeitet. Welche Vorteile die Digitalisierung dieser Dokumente mit sich bringt und ob physische Dokumente die Arbeit erschweren, haben wir zusammengefasst.

Inhaltsverzeichnis

• Digitales Dokumentenmanagement bei Prüfberichten
• Auf einen Blick: Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
• Physisches Dokumentenmanagement
• Auf einen Blick: Nachteile des physischen Dokumentenmanagements

Digitales Dokumentenmanagement bei Prüfberichten

Die Fahrzeugprüfung ist in jedem Unternehmen mit einem Fuhrpark gesetzlich vorgeschrieben. Je nach Größe ist der bürokratische Aufwand für den Fuhrparkverantwortlichen jedoch extrem hoch. Neben Führerscheinkontrollen und Unterweisungen kommen hier etliche weitere Dokumente zusammen, die rechtssicheraufbewahrt werden müssen.

Alles rund um die rechtlichen Grundlagen der UVV-Fahrzeugprüfung sowie weitere Informationen zum Thema finden Sie in unseren anderen Beiträgen:

• Fahrzeugprüfung nach UVV Fahrzeuge – rechtliche Basis
• 7 Praktische Tipps zur UVV-Fahrzeugprüfung
• Anforderung an sachkundige Person zur Fahrzeugprüfung nach UVV

Die Vorteile einer digitalen Dokumentensicherung liegen hauptsächlich in dem einfachen Zugriff auf die Dokumente und in der Zeitersparnis. Ein digitaler Speicher ist weder orts- noch zeitgebunden und kann daher Prozesse in der Verarbeitung beschleunigen. Besonders bei Dokumenten, die als Nachweis dienen, ist in der Regel ein längerer Aufbewahrungszeitraum erforderlich. Außerdem sollten diese bei einer Kontrolle immer schnell zur Hand und vollständig sein. Aktenschränke mit Papieren nehmen nicht nur sehr viel Raum in Anspruch, sie verlangsamen diese Prozesse auch. Außerdem ist die Vernichtung von alten Dokumenten ein wiederkehrendes Großprojekt, das sehr viel Zeit braucht und Kosten verursacht.

Insbesondere für dezentrale Fuhrparks ergeben sich durch eine digitale Dokumentenorganisation, bspw. von Prüfberichten, weitere positive Aspekte. Eine analoge Übermittlung des Prüfberichts ist nicht mehr nötig und das Dokument bleibt im Fahrzeug. Es müssen keine Umwege in die Routenplanung einkalkuliert werden und der Fahrer spart Zeit. Wird ein Prüfbericht direkt digitalisiert und mit dem richtigen Fahrzeug verknüpft, erspart dies dem Fuhrparkmanager sehr viel Arbeit. Der Bericht muss lediglich von dem Fuhrparkleiter überprüft werden. Danach ist der Prüfbericht automatisch und manipulationssicher abgespeichert.

LapID unterstützt Sie bei der Organisation, Durchführung und dem Dokumentenmanagement bei der Fahrzeugprüfung. Wie das funktioniert, können Sie in unseren Beiträgen zum Thema noch einmal nachlesen.

· Die LapID Fahrzeugprüfung im Einsatz

· Fahrzeugprüfung nach UVV: Digitale Verwaltung von UVV-Fristen bei LapID

Ein weiterer Aspekt, der zwar im ersten Moment nur eine geringe Rolle spielt, aber Kosten und Ressourcen einspart, ist der Verzicht auf Papier und Druckerequipment. Zusätzliches Plus: Ihr Unternehmen unterstützt automatisch den Umweltschutz.

Auf einen Blick: Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Durch die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagments wird die Arbeit aller Beteiligten merklich erleichtert. Zusammengefasst erfüllt die digitale Verarbeitung daher folgende Ansprüche:

• Auch digital rechtssicher
• Zeitunabhängig
• Ortsunabhängig
• Weniger Arbeitsaufwand für Fuhrparkmanager und Fahrer
• Immer aktuell, Dokumentenaktualisierung und Vernichtung schneller
• Übersichtlich durch digitale Ordner und Suchfunktion
• Platzsparend
• Umweltschonend und kostengünstig durch Verzicht auf Papier und Druckerequipment

Physisches Dokumentenmanagement

Das physische Dokumentenmanagement ist im Zuge der Digitalisierung keine effektive Methode mehr, um Dokumente für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Gerade, wenn es um Prüfberichte geht, die regelmäßig über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen, kann das schnell unübersichtlich werden.

Ein wichtiger Nachteil bei Prüfberichten in Fuhrparks ist die Zeit, die das Einreichen von Papieren in Anspruch nimmt. Sollte es mehrere Unternehmenssitze geben, kann es auch sein, dass Kopien von Prüfberichten zusätzlich mit der Post verschickt werden müssen. Gerade bei dezentralen oder großen Fuhrparks ist dies nicht nur für die Fahrer zeitlich aufwendig, sondern verursacht für das Unternehmen auch zusätzliche Kosten. 

Auf einen Blick: Die Nachteile des physischen Dokumentenmanagements

Allgemein kann das digitale Dokumentenmanagement als Lösung für die Probleme gewertet werden, die das physische Dokumentenmanagement mit sich bringt. Daher überwiegen bei der physischen Verarbeitung die Nachteile.Diese lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Unübersichtlich
• Platzraubend
• Kostenintensiv
• Zeitintensiv
• Verschwendung von Ressourcen
• Ortsgebunden

Die Liste der Vorteile gegenüber des digitalen Dokumentenmanagements ist im Vergleich überschaubar. Von Vorteil ist lediglich, dass die Dokumente im Fall von technischen Problemen, Stromausfall oder Hacker-Angriffen den Mitarbeitern auch ohne Computer zur Verfügung stehen. Allerdings muss auch hier wieder beurteilt werden, ob diese in solchen Extremsituationen überhaupt benötigt werden. Meist ist hier das gesamte Unternehmen betroffen und die Probleme müssen erst gelöst werden, bevor die Mitarbeiter wieder ihrer Arbeit nachgehen können.

Dokumente, die in der Buchhaltung verarbeitet werden und online erstellt bzw. via E-Mail verschickt werden, müssen auch genauso aufbewahrt werden. Das Ausdrucken und Abheften ist nicht ausreichend, sollte es zu einer Kontrolle kommen.

Fazit

Im Vergleich überwiegen die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. Gerade bei der Verwaltung von Prüfberichten sind die Zeit- und Kostenersparnis noch einmal besonders hervorzuheben. Die Fahrzeugprüfung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht, die mit einer digitalen Organisation ohne großen Aufwand in den Arbeitsalltag von Fuhrparkmanagern und Fahrern integriert werden kann. Dies kann die physische Organisation nicht bieten. Die Defizite, die durch die Verarbeitung und Lagerung von Papierberichten entstehen, sind eine Belastung für den Fuhrparkleiter und Fahrer.

Anbieter wie LapID können Ihnen bei der Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement helfen. Darüber hinaus bieten die Produkte häufig auch weitere Features, die Fuhrparkleiter entlasten. Hierunter fallen unter anderem ein digitales Termin- und Erinnerungsmanagement.

Die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements lassen sich zudem auch auf weitere Dokumente im Unternehmen übertragen.