6 Stakeholder, 6 Argumente: So überzeugen Sie jeden von der automatisierten Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Eine digitale Lösung zur Führerscheinkontrolle ist zu teuer? Der Betriebsrat hat Datenschutzbedenken und die Fahrer möchten keine Hilfsmittel zur Durchführung nutzen? Diese und weitere Einwände kommen hin und wieder zur Sprache, wenn die elektronische Führerscheinkontrolle im Fuhrpark eingeführt werden soll. Wir liefern Ihnen fundierte Argumente, mit denen Sie alle Stakeholder im Unternehmen von der digitalen Führerscheinkontrolle überzeugen.

Inhaltsverzeichnis:

• Warum eine elektronische Führerscheinkontrolle Pflicht und Mehrwert zugleich ist
• Stakeholder überzeugen - zielgenaue Argumente für jede Abteilung
• Argumente für die Geschäftsführung
• Argumente für den Datenschutz & Betriebsrat
• Argumente für den Einkauf
• Argumente für die Personalabteilung
• Argumente für das Fuhrparkmanagement
• Argumente für die Fahrer
• Gemeinsam erfolgreich: Akzeptanz schaffen & Digitalisierung erfolgreich umsetzen 

Auf einen Blick:

• Gesetzliche Pflicht: Unternehmen müssen regelmäßig eine Führerscheinkontrolle durchführen – elektronische Lösungen sparen Zeit, minimieren Fehler und bieten maximale Rechtssicherheit.
• Herausforderung: Unterschiedliche Interessen und Einwände der Stakeholder verzögern oft die Einführung.
• Lösung: Mit den richtigen Argumenten für Geschäftsführung, Betriebsrat, Datenschutz, Einkauf, HR, Fuhrparkmanagement und Fahrer räumen Sie Bedenken aus dem Weg – für mehr Sicherheit im Fuhrparkalltag.

Warum eine elektronische Führerscheinkontrolle Pflicht und Mehrwert zugleich ist

Die regelmäßige Durchführung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark resultiert aus der Halterhaftung des Fahrzeughalters (i. d. R. der Unternehmer bzw. die Geschäftsführung) und ist gesetzlich vorgeschrieben. Mit digitalen Lösungen zur Führerscheinkontrolle kommen Sie nicht nur Ihrer Pflicht nach, sondern wickeln sie auch reibungslos ab. Im Gegensatz zur manuellen Führerscheinkontrolle gewinnen sowohl das Fuhrparkmanagement als auch die Fahrer Zeit, weil sie sich nicht mehr persönlich vor Ort treffen müssen. Zudem werden durch die digitale Verwaltung Ressourcen gespart und organisatorische Aufgaben, wie die Vergabe von Terminen oder Erstellung von Erinnerungen, automatisiert.

Oft sind einige Stakeholder bereits von der elektronischen Führerscheinkontrolle überzeugt. Das reicht aber manchmal nicht. Denn bei der Einführung sind u. U. mehrere Abteilungen involviert. Diese vertreten unterschiedliche Interessen. Außerdem können Sie andere Verantwortlichkeiten haben, Bedenken äußern oder Einwände sehen. Daher ist es umso wichtiger, alle Parteien im Unternehmen vor der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle für das Projekt zu gewinnen. So kommt es bei der Umsetzung nicht zu Akzeptanzproblemen.

Stakeholder überzeugen – zielgenaue Argumente für jede Abteilung

Insbesondere bei komplexen Prozessen, wie der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle, ist es wichtig, aktives Stakeholder-Management zu betreiben und mögliche Bedenken aus dem Weg zu räumen. Mit den richtigen Argumenten überzeugen Sie alle Kollegen.

Argumente für die Geschäftsführung: Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit im Fokus

Die Rolle bei der Einführung derelektronischen Führerscheinkontrolle: Wenn die Geschäftsführung nicht gleich Initiator für die Einführung der Führerscheinkontrolle ist, bestimmt sie zumindest meist über den möglichen finanziellen Rahmen.

Typischer Einwand: „Die Einführung der elektronische Führerscheinkontrolle bindet zu viele Ressourcen und lohnt sich wirtschaftlich nicht.“

Argumente für dieelektronische Führerscheinkontrolle:

1. Zu Beginn entstehen höhere Anschaffungskosten, die sich aber mit der Zeit armortisieren.
2. Das Fuhrparkmanagement wird bei der Organisation und Durchführung der Kontrolle entlastet.
3. Die Fahrer sparen wertvolle Arbeitszeit, da sie zur Kontrolle nicht persönlich beim Fuhrparkmanagement vorstellig werden müssen.
4. Prozesse, wie die Terminvergabe und das Erinnerungsmanagement, laufen automatisiert ab.
5. Die digitale Führerscheinkontrolle ist je nach Anbieter rechtssicher und lückenlos. So ist das Unternehmen aus Halterhaftungssicht auf der sicheren Seite.

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Argumente für den Datenschutz und Betriebsrat: Maximale Datensicherheit nach deutschen Standards

Die Rolle bei derEinführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Datenschutzbeauftragte und der Betriebsrat werden bei der Einführung neuer Technologien oder Programme im Unternehmen häufig hinzugezogen, um datenschutzrechtliche Fragen zu klären. Der Betriebsrat repräsentiert die Interessen der Arbeitnehmer gegenüber des Arbeitgebers. Bei der grundsätzlichen Durchführung der Führerscheinkontrolle hat der Betriebsrat zwar keine endgültige Entscheidungsgewalt, aber sollte für eine allgemeine Akzeptanz im Unternehmen hinter dem Projekt stehen.

Typischer Einwand: „Die digitale Führerscheinkontrolle erhebt die Daten unserer Mitarbeiter. Das verletzt ihren Datenschutz.“

Argumente für dieelektronische Führerscheinkontrolle:

1. Manuelle Kontrollen bärgen ein viel höheres Datenschutzrisiko, da sie u. U. für jeden zugänglich sind.
2. Bei der Durchführung der Kontrolle via Identifikationsmedium werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.
3. Fotos bei Kontrollen via App werden umgehend nach der erfolgreichen Kontrolle gelöscht.
4. Bei einem Anbieter für die elektronische Führerscheinkontrolle mit deutschen Serverstandorten gilt der Datenschutz gemäß DSGVO bzw.dem deutschen Datenschutzgesetz. So entstehen keine Sicherheitslücken und die Daten der Mitarbeiter geraten nicht in falsche Hände.
5. Anbieter mit einem regelmäßigen Audit zur Auftragsverarbeitung von einer unabhängigen Prüfgesellschaft gewährleisten einen datenschutzrechtlichen und sicheren Prozess der Auftragsverarbeitung.

Mit LapID sind Unternehmen stets auf der sicheren Seite, denn nicht nur der Datenschutz wird jährlich durch eine externe Prüfgesellschaft überprüft. Auch die Einhaltung von der Informationssicherheit ist bei LapID durch die ISO 27001-Zertifizierung sichergestellt. 

Argumente für den Einkauf: Transparente Kosten und flexible Lösungen

Die Rolle bei der Einführungder elektronischen Führerscheinkontrolle: Die Einkaufsabteilung ist oftmals für die Beschaffung eines geeigneten Systems bzw. Dienstleisters zur Durchführung der Führerscheinkontrolle verantwortlich. Sie bekommen ggf. Budget-Vorgaben von der Geschäftsführung, die eingehalten werden müssen.

Typischer Einwand: „Ein digitales Kontrollsystem übersteigt das gesetzte Budget, eine manuelle Führerscheinkontrolle kostet kein Geld.“

Argumente für dieelektronische Führerscheinkontrolle:

1. Dass die manuelle Kontrolle keine Kosten verursacht, ist ein Trugschluss. Berechnet man die Prozesskosten der manuellen Führerscheinkontrolle wird dies deutlich.
2. Digitale Systeme zur Führerscheinkontrolle bieten i. d. R. größere Rechts- und Manipulationssicherheit als manuelle Kontrollen – insbesondere auch bei der Verwaltung und Aufbewahrung. Dadurch werden wiederum Kosten, die aufgrund von unzulässigen Kontrollen und Sicherheitslücken entstehen könnten, vermieden.
3. Gegenüber manuellen Kontrollen spart man sich bei der elektronischen Führerscheinkontrolle Kosten für die Lagerung und Datenarchivierung. Alles erfolgt digital.
4. Digitale Systeme sind flexibel erweiterbar. Neue Mitarbeiter können einfach angelegt werden, Änderungen einfach durchgeführt werden und Bestellungen werden direkt im System aufgegeben und bearbeitet.
5. Beim Vergleich von Anbietern digitaler Kontrollsysteme untereinander ist zu bedenken: Nicht immer ist die günstigste Lösung die sicherste und komfortabelste. In Abstimmung mit anderen betroffenen Abteilungen sollten die Kosten gegenüber dem Zeitaufwand, der Nutzerfreundlichkeit, der Rechtssicherheit und vielen weiteren Faktoren gegenübergestellt werden.

Argumente für die Personalabteilung: Effiziente Verwaltung und nahtlose Integration

Die Rolle bei der Einführungder elektronischen Führerscheinkontrolle: Oftmals ist die Personalabteilung mit in den Prozess der Umsetzung der Führerscheinkontrolle involviert. Im Fokus steht für sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Die Personalverwaltung soll möglichst schlank gestaltet sein.

Typischer Einwand: „Mit einer digitalen Führerscheinkontrolle haben wir ein weiteres System, indem wir Mitarbeiterdaten pflegen müssen. Das ist Mehraufwand.“

Argumente für elektronische Führerscheinkontrolle:

1. Viele digitale Systeme zur Führerscheinkontrolle können in bestehende Systeme integriert werden oder bieten einen Datenimport an – dementsprechend ist keine doppelte Datenpflege notwendig.
2. Ein System, welches mehrere Funktionen abdeckt, erleichtert die Personalarbeit. Die Daten müssen lediglich einmal angelegt werden und können für weitere Aufgaben genutzt werden.
3. Digitale Systeme bieten mehr Transparenz und Übersichtlichkeit. Je nach Anbieter und System sind alle wichtigen Daten, wie bspw. ausstehende oder überfällige Führerscheinkontrollen übersichtlich im Dashboard hinterlegt.
4. Durch die dezentrale Administration der Führerscheinkontrolle entsteht weniger Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung.
5. Alle administrativen Aufgaben können nach der Implementierung von einer intuitiven Software übernommen und weitgehend automatisiert werden. Das sorgt für Entlastung.

Argumente für das Fuhrparkmanagement: Minimierung des Aufwands & transparente Prozesse

Die Rolle bei der Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle: Sofern ein Unternehmen ein eigenes Fuhrparkmanagement oder einen Fuhrparkmanager hat, gehören sie zu den wichtigsten Stakeholdern rund um den Prozess der Führerscheinkontrolle. Dann ist das Fuhrparkmanagement die ausführende Kraft, die sich um die Durchführung, Verwaltung und Aufbewahrung der Führerscheinkontrolle kümmern muss.

Typischer Einwand: „Der manuelle Prozess funktioniert gut, neue (digitale) Technologien sind überflüssig, kompliziert und nehmen uns unsere Jobs weg“

Argumente für die elektronische Führerscheinkontrolle:

1. Die elektronische Führerscheinkontrolle ersetzt das Fuhrparkmanagement nicht, sondern erleichtert die tägliche Arbeit und macht sie einfacher.
2. Digitale Systeme zur Führerscheinkontrolle vereinfachen Prozesse, wie die Durchführung, Verwaltung oder Aufbewahrung.
3. Fuhrparkmanagement und Fahrer müssen nicht mehr vor Ort zusammenkommen, um die Führerscheinkontrolle durchzuführen. Der Organisations- und Zeitaufwand wird so deutlich reduziert.
4. Gute Anbieter für elektronische Führerscheinkontrollsysteme legen Wert auf eine einfache Bedienung und Handhabung der Software und bieten einen Kundensupport bei Problemen.
5. Mit einer automatisierten, rechtssicheren Lösung ist das Fuhrparkmanagement auf der sicheren Seite und kann die Pflichten, die sich aus der Halterhaftung ergeben, einfach digital abbilden.

Um mehr darüber zu erfahren, wie andere Unternehmen die elektronische Führerscheinkontrolle von LapID nutzen, werfen Sie einen Blick auf unsere aktuellsten Kundenstorys.

Argumente für die Fahrer: Benutzerfreundlich und flexibel – ohne Datenschutzrisiko

Die Rolle bei der Einführung derelektronischen Führerscheinkontrolle: Die Dienstwagennutzer sind diejenigen, die die Führerscheinkontrolle durchführen müssen. Ihre Bedürfnisse und Anforderungen müssen unbedingt berücksichtigt werden. Wenn Fahrer bspw. kein Smartphone besitzen, sollte dies für die Führerscheinkontrolle mit einbezogen werden. Die Führerscheinkontrolle muss zu den Fahrern passen und benutzerfreundlich sein. Mögliche Hürden bei der Benutzung führen zu Frustration und Ablehnung.

Typischer Einwand: „Meine persönlichen Daten gehen niemanden etwas an und ein Smartphone oder andere Technik möchte ich nicht für die Führerscheinkontrolle nutzen. Zudem besitze ich noch einen alten Papierführerschein“

Argumente für dieelektronische Führerscheinkontrolle:

1. Die Durchführung der Führerscheinkontrolle ist keine Böswilligkeit des Unternehmens, sondern gesetzliche Pflicht.
2. Fahrer können die Führerscheinkontrolle von unterwegs durchführen und müssen nicht noch in die Hauptzentrale fahren, um beim Fuhrparkmanagement vorstellig zu werden. Das bietet zusätzliche Entlastung.
3. Dienstleister für digitale Führerscheinkontrollen bieten häufig mehrere Kontrollmethoden an, sodass für jede Mitarbeitergruppe die passende Lösung gefunden wird.
4. Je nach Anbieter lassen sich auch Papierführerscheine problemlos mit elektronischen Systemen kontrollieren.
5. Der Schutz der persönlichen Daten steht bei der elektronische Führerscheinkontrolle an oberster Stelle. Gute Systeme sind so entwickelt, dass keine personenbezogenen Daten an Unbefugte/Dritte übermittelt werden und nur notwendige Daten im sicheren System gespeichert sind. Anbieter, die Datenschutz ernst nehmen, lassen ihre Produkte und Arbeitsweise regelmäßig von Experten auf Herz und Nieren prüfen.

Bei LapID können Sie die Methoden zur Führerscheinkontrolle sowohl aus Management- als auch aus Fahrersicht 30 Tage kostenlos testen. 

Welche Kontrollmethode(n) zum Einsatz kommen, obliegt allein der Geschäftsführung (ggf. in Abstimmung mit dem Betriebsrat) – das Einverständnis der Mitarbeiter braucht sie nicht. Dennoch ist es sinnvoll, die Wünsche der Mitarbeiter bei der Wahl der Führerscheinkontrolle im Blick zu halten. Dadurch kann die spätere Akzeptanz bei der Nutzung gesteigert werden.

Bei LapID haben Sie die Wahl zwischen mehreren ganz individuell nach ihren Bedürfnissen. Mit der LapID Driver App können Karten- und Papierführerscheine mit oder ohne Siegel kontrolliert werden. Die Manager App unterstützt Sie bei der Sichtkontrolle vor Ort und die LapID Prüfstation ermöglicht eine Siegelkontrolle ganz ohne Smartphone. Mehr Infos.

Gemeinsam erfolgreich: Akzeptanz schaffen & Digitalisierung erfolgreich umsetzen

Die elektronische Führerscheinkontrolle bringt viele Vorteile – von Zeitersparnis und geringerem Verwaltungsaufwand bis zu maximaler Rechtssicherheit. Die größten Hürden bei der Einführung sind oft menschlicher und organisatorischer Natur: Datenschutz-Bedenken, Unsicherheit vor technischen Veränderungen und interne Abstimmungsprobleme.

Um die häufigsten Hindernisse bei der Einführung einer digitalen Führerscheinkontrolle effektiv zu beheben, ist es wichtig, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Ein Überblick:

Typische Bedenken bei der Einführung:

• Hoher Abstimmungsbedarf aller beteiligten Abteilungen
• Datenschutz- und IT-Sicherheitsbedenken
• Sorge vor zusätzlicher Komplexität oder Kontrollverlust
• Technikskepsis insbesondere bei älteren Belegschaften
• Budget-Grenzen und fehlende Transparenz bei Kosten

Maßnahmen zur Überwindung:

• Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder – Workshops, Demos, Infoveranstaltungen schaffen Akzeptanz.
• Klare Kommunikation – Ziel, Nutzen und Prozess transparent machen und regelmäßig updaten.
• Schulungen und Support anbieten – z. B. für Fahrer ohne Technikaffinität.
• Erprobte Technik wählen – Anbieter mit Referenzen, Support und nachweislicher Rechts- und Informationssicherheit (z. B. LapID: ISO 27001).
• Kosten-Nutzen-Analyse veröffentlichen – durch Vergleich der Prozesskosten (vor und nach der Einführung) überzeugen.
• Feedbackrunden und Verbesserungsvorschläge einplanen.

Um auf die Einführung einer digitalen Führerscheinkontrolle vorbereitet zu sein, haben wir Ihnen hier 5 praktische Tipps zusammengstellt:

• Tipps zur Einführung der Führerscheinkontrolle: In 5 Schritten zum Erfolg

Der Schlüssel zum Erfolg: Ziehen Sie alle Stakeholder von Anfang an ins Boot, bringen Sie Vorteile und Fakten klar auf den Punkt und setzen Sie auf einen verlässlichen Partner. Mit einer durchdachten Kommunikationsstrategie und praxisbewährten Lösungen räumen Sie Einwände schnell aus – für eine effiziente, sichere und rechtskonforme Fuhrparkverwaltung.

FAQ zur Führerscheinkontrolle

1. Warum muss eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark durchgeführt werden? Stellt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Dienstfahrzeuge zur Verfügung, müssen die Führerscheine der Mitarbeiter regelmäßig kontrolliert werden. Rechtliche Grundlage dafür ist insbesondere Paragraf 21 des Straßenverkehrsgesetzes. Mehr zu den rechtlichen Grundlagen der Führerscheinkontrolle in unserem Beitrag: Warum muss eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?

2. Wie oft muss eine Führerscheinkontrolle durchgeführt werden? Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark regelmäßig wiederholt werden muss. In welchen Abständen diese erfolgen muss, ist allerdings nicht gesetzlich vorgeschrieben. Laut anwaltlicher Empfehlung sollte die Führerscheinkontrolle mindestens zweimal im Jahr durchgeführt werden. Häufigere Kontrollen sind unter besonderen Umständen sinnvoll – bspw. bei bekannten Alkoholproblemen eines Fahrers. Mehr dazu unter: Wie häufig sollte eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark erfolgen?

3. Welche Konsequenzen drohen, wenn die Führerscheinkontrolle nicht erfolgt? Wird die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark gar nicht oder unzureichend durchgeführt, haften Arbeitgeber und Fuhrparkmanager persönlich. Neben dem Verlust des Versicherungsschutzes drohen Verantwortlichen Bußgelder von bis zu einer Millionen Euro. Im schlimmsten Fall kann sogar eine Freiheitsstrafe von einem Jahr verhängt werden. Mehr zu den rechtlichen Konsequenzen finden Sie hier: Strafrechtliche Haftung für unzureichende Führerscheinkontrolle

4. Wie kann die Führerscheinkontrolle digital umgesetzt werden? Eine Möglichkeit ist die elektronische Führerscheinkontrolle mit LapID. Hierbei stehen Fuhrparkverantwortlichen drei miteinander kombinierbare Kontrollmethoden zur Verfügung. So können die unterschiedlichen Anforderungen in jedem Fuhrpark einfach und digital abgedeckt werden. Mehr dazu unter: https://www.lapid.de/fuehrerscheinkontrolle/