Die Umsetzung einer digitalen Fahrzeugakte wirft zunächst die Frage auf – wo fängt man bei dem Papierkram überhaupt an? Ein systematisches Vorgehen ist der Schlüssel, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen und die Rechtssicherheit sowie Wirtschaftlichkeit im Fuhrpark sicherzustellen. In kürzester Zeit ohne Papierchaos zur digitalen Fahrzeugakte, wir verraten, wie es Schritt für Schritt gelingt.
1. Verantwortlichkeiten und Anforderungen im Fuhrpark definieren
Damit eine Maßnahme wie die Digitalisierung von Fahrzeugdaten im Fuhrpark reibungslos gelingt, klären Sie zunächst, wer für die Verwaltung der Fahrzeugakten zuständig ist. Personen, die bereits einen Überblick über die Fahrzeuge haben, können beurteilen, welche Dokumente anfallen und ob diese besonders nachgehalten werden müssen.
Folgende Fragen sind ausschlaggebend für die Auswahl des richtigen Systems:
- Werden rechtliche Vorgaben (z. B. Datenschutz, revisionssichere Archivierung) erfüllt?
- Wie ist die digitale Fahrzeugakte aufgebaut und werden alle weiteren Anforderungen erfüllt?
- Bietet die Lösung zusätzliche Funktionen, die Abläufe im Fuhrpark abbilden/vereinfachen?
- Wie flexibel ist die digitale Fahrzeugakte?
2. Bestandsaufnahme: Welche Fahrzeugdaten & Dokumente müssen erfasst werden?
Um fehlende Dokumente in der digitalen Fahrzeugakte zu vermeiden, sollten Sie alle bestehenden Papierakten systematisch sichten und überprüfen.
- Akten sichten: Sammeln Sie alle Fahrzeugakten und kontrollieren Sie, ob die Fahrzeuge sich noch im Bestand befinden oder die Fahrzeugakten veraltet sind.
- Dokumente prüfen: Überprüfen Sie, ob alle Dokumente (Verträge, Leasing, Prüfberichte, Kopie der Fahrzeugpapiere, Rechnungen etc.) vollständig zu jedem Fahrzeug vorhanden und aktuell sind. Ist dies nicht der Fall, versuchen Sie die fehlenden Dokumente ausfindig zu machen.
- Rechtliches klären: Nicht alle Dokumente in einer Fahrzeugakte sind gleich zu bewerten. Welche Berichte müssen nachhaltig und manipulationssicher aufbewahrt werden? Gibt es Fahrzeugdaten, die dem Datenschutz unterliegen? Klären Sie, welche rechtlichen Anforderungen die digitale Fahrzeugakte erfüllen muss.
- Anforderungen definieren: Anhand der Menge an Fahrzeugen und Fahrzeugdaten, lässt sich abschließend definieren, welches System mit integrierter digitaler Fahrzeugakte für den Fuhrpark sinnvoll ist.
- Anbieter auswählen: Haben Sie alles gesichtet, kann die Anbietersuche beginnen. Vergleichen Sie mehrere Anbieter und wählen Sie die beste Lösung aus.
Stellen Sie bei der Sichtung Mängel fest, wie z.B. ein nicht ausgereiftes Bearbeitungssystem oder Schwierigkeiten in der Dokumentübermittlung – ziehen Sie daraus Rückschlüsse und überlegen Sie, wie eine digitale Fahrzeugakte diese ggf. lösen kann.
3. Stakeholder und Fahrer: Überzeugen und schulen
Damit die Umstellung gelingt, müssen Sie sowohl die Stakeholder als auch die Fahrer in den Prozess integrieren. Fragen und Bedenken sollten komplett ausgeräumt werden und die Vorteile der Funktionen bereits im Vorfeld klar gemacht werden.
Schulungen der Fahrer zum Thema Dokumenten-Upload sind hier unerlässlich, damit das Fuhrparkmanagement alle relevanten Prüfunterlagen erhält. Dies ermöglicht einen reibungslosen Ablauf im weiteren Verlauf der Umstellung.
4. Dokumentation und Digitalisierung, aber richtig
Im nächsten Schritt können Sie Ihre Dokumente digitalisieren und ggf. schon in das neue System übertragen. Hierbei sollten Sie jedoch folgende Punkte berücksichtigen:
- Achten Sie auf rechtssichere Formate (z.B. PDF/A).
- Speichern Sie alle Dateien zentral und strukturiert ab – idealerweise direkt in der digitalen Fahrzeugakte.
- Achten Sie auf einen flexiblen Dokumenten-Upload: So können Fahrer Dokumente unterwegs direkt mit dem Smartphone hochladen.
Damit Sie und Ihre Fahrer das digitale Dokumentenmanagement so flexibel wie möglich nutzen können, sind kurze, schnelle Übermittlungswege essenziell. Mit der LapID Fahrzeugverwaltung erfolgt der Dokumenten-Upload einfach über das Smartphone und auch Daten, wie z.B. Kilometerstände, können schnell über das Aufgabenmanagement abgefragt werden.
5. Fristen im Blick und Prüfberichte sofort zur Hand
Sind einmal alle Dokumente digitalisiert und in der richtigen Fahrzeugakte hinterlegt, stehen dem Fuhrparkmanager alle wichtigen Daten und Informationen mit nur wenigen Klicks zur Verfügung. Regelmäßige Termine, Fristen oder Vertragskonditionen können so ganz einfach im Blick behalten werden.
Gerade Pflichttermine wie die Fahrzeugprüfung müssen ohne Verzug und termingerecht durchgeführt werden. Überwachen Sie Fristen zentral im System – so vermeiden Sie Strafen oder den Verlust des Versicherungsschutzes.
6. Fahrzeugakte regelmäßig prüfen und aktualisieren
Regelmäßige Kontrollen der Akten sichern dauerhaft die Rechtssicherheit im Fuhrpark.
Sie sehen auf einen Blick, ob alle Dokumente in der digitalen Fahrzeugakte vorhanden sind oder welche fehlen. Ist die digitale Fahrzeugakte in eine Fahrzeugverwaltungssoftware wie z.B. von LapID eingebettet, kann dem Fahrer direkt über die Software eine Aufgabe zum Dokumenten-Upload zugeteilt werden.
Worauf Sie bei digitalen Lösungen achten sollten
Digitale Systeme erleichtern den Arbeitsalltag im Fuhrpark erheblich: Durch eine nachhaltige und übersichtliche Fahrzeugakte steigern Sie die Transparenz und behalten jederzeit den Überblick über alle relevanten Unterlagen. Eine strukturierte Termin- und Erinnerungsfunktion verhindert versäumte Fristen und Aufgaben– so bleibt Ihr Fuhrpark immer rechtssicher und organisiert.
Achten Sie bei der Auswahl einer digitalen Fahrzeugakte daher besonders auf folgende Punkte:
- Rechtssicherheit: Stellen Sie sicher, dass die Dokumente in der digitalen Fahrzeugakte rechtskonform abgespeichert werden.
- Datenschutz und Informationssicherheit: Die hochgeladenen Dokumente sollten nach DSGVO geschützt sein. Achten Sie bei den Anbietern daher besonders auf Zertifizierungen die Auskuft über DSGVO-Konformität geben oder die ISO 27001 besitzen.
- Flexibilität: Ihre digitalen Fahrzeugakten sollten jederzeit und orts- und zeitunabhängig für Sie erreichbar sein. Nur so kann der mobile Dokumenten-Upload reibungslos funktionieren.
- Funktion: Begrenzen Sie Ihre Auswahl nicht auf die benötigte Funktion. Prüfen Sie, ob das System noch weitere Vorteile für den Fuhrpark bietet und zusätzlich andere Aufgaben automatisiert werden können (z.B. Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung)
Fazit
Digitale Fahrzeugakten unterstützen Sie aktiv bei der Verwaltung Ihres Fuhrparks. Übersichtlich und jederzeit zur Hand - sind Nachweise über Routine-Kontrollen am Fahrzeug, aber auch die wichtige UVV-Fahrzeugprüfung zusammen mit anderen Belegen und Dokumenten nachhaltig verwahrt. Für die digitale Verwaltung gibt es unterschiedliche Softwaremodelle, eine Lösung die alle Ihre Ansprüche an Rechtssicherheit, Struktur und Bedienung erfüllt, ist hier zielführend.
Mit der LapID Fahrzeugverwaltung haben Sie nicht nur die Möglichkeit Dokumente digital zu verwalten – durch den digitalen Dokumenten-Upload können die Fahrer wichtige Dokumente selbstständig in die Akte laden. Gleichzeitig behalten Sie durch das übersichtliche System Prüffristen im Blick und könne mit dem Aufgaben- und Terminmanagement ganz einfach Folgetermine organisieren.
Mit der LapID Fahrzeugakte profitieren Sie von einem benutzerfreundlichen System, automatisierten Fristenerinnerungen und maximalem Datenschutz. So bleiben Ihre digitalen Akten immer auf dem neuesten Stand und Sie sind rechtlich abgesichert.
