Als Fuhrparkmanager tragen Sie besondere Verantwortung für die Sicherheit der Daten Ihrer Mitarbeiter. Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl einer neuen Softwarelösung z.B. für den Fuhrpark achten? Mit diesen 6 kompakten Praxistipps erkennen Sie sofort, ob ein Anbieter wirklich datensicher aufgestellt ist – und schützen sich so vor Datenschutzlücken und Bußgeldern.
1. Setzen Sie auf DSGVO-konforme und geprüfte Anbieter
Entscheiden Sie sich für Softwareanbieter, die alle gesetzlichen Anforderungen insbesondere die Vorgaben der DSGVO erfüllen. Seriöse Anbieter stellen Ihnen auf Wunsch Prüfbescheinigungen und Zertifikate (z.B. Geprüfte Auftragsverarbeitung und ISO 27001-Zertifizierung) oder Auditberichte zur Verfügung. Fordern Sie diese Unterlagen aktiv an und prüfen Sie die Sicherheitsmaßnahmen. So gehen Sie auf Nummer sicher und schützen die Daten Ihrer Mitarbeiter zuverlässig.
LapID lässt sich seit 2016 jährlich vom TÜV Süd prüfen, der uns eine sichere Auftragsverarbeitung gemäß DSGVO bescheinigt. Außerdem ist das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) von LapID nach ISO 27001 zertfiziert.
2. Verlangen Sie Transparenz über Datenverarbeitung und Hosting-Standorte
Fragen Sie gezielt nach, wo und wie Ihre Daten gespeichert werden und ob der Anbieter ein Datenschutzkonzept aufweisen kann. Idealerweise befinden sich die Server in Deutschland oder der EU und unterliegen damit strengen Datenschutzvorgaben. Transparente Anbieter geben Ihnen hierzu klare Auskünfte. Achten Sie hier auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sichere Datenübertragung (z.B. HTTPS). Beziehen Sie dafür bei Bedarf Ihre IT-Abteilung mit ein. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten auch außerhalb Ihres Unternehmensnetzwerks bestmöglich geschützt sind.
Datenschutz hat bei LapID höchste Priorität. Daher haben wir ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept aufgestellt, das alle datenschutzrechtlichen Faktoren im Unternehmen zusammenfasst. Unsere Server sind in Deutschland gehostet.
3. Nutzen Sie Lösungen mit umfassender Benutzer- und Rechteverwaltung
Eine flexible Rechteverwaltung ist essenziell, damit nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Prüfen Sie, ob Sie individuelle Nutzerrollen vergeben, Zugriffsrechte anpassen und bei Bedarf schnell entziehen können - gerade wenn das Fuhrparkmanagement-Team wechselt oder externe Dienstleister Zugriff benötigen. Ein gutes System protokolliert außerdem alle Zugriffe und Änderungen an sensiblen Daten. So minimieren Sie das Risiko von Datenmissbrauch.
Im LapID Kundensystem gibt es die Funktion „Rechte und Rollen“. Dort können Sie festlegen, welcher Nutzer welche Zugriffsrechte bekommt und so dafür sorgen, dass jede Person nur die Rechte bekommt, die sie auch benötigt.
4. Achten Sie darauf, ob regelmäßige Updates durchgeführt werden
Software ist nur so sicher wie ihr letzter Stand. Schauen Sie nach, ob Services wie Apps regelmäßig aktualisiert werden. Wenn die Software regelmäßig gepflegt wird, bleibt das System dauerhaft sicher und widerstandsfähig gegen neue Bedrohungen.
Unsere beiden Apps zur Führerscheinkontrolle, die Driver und Manager App, können Sie ganz bequem im App Store herunterladen. Wir führen regelmäßige Updates der Software durch und passen die Anwendungen an aktuelle technische Standards an.
5. Achten Sie auf sichere Authentifizierungsverfahren
Starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On (SSO) gelten heute als obligatorisch für den Schutz der Daten. Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Software bietet. Je stärker die Authentifizierung, desto besser sind Ihre Fahrerdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Sichere Authentifizierungsverfahren spielen für LapID eine große Rolle. Daher bietet das Unternehmen bei der Anmeldung in der LapID Driver App und dem LapID Portal SSO über den Microsoft Authentication Prozess an. Im Kundensystem ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingebaut. Außerdem können sich Nutzer bei Bedarf über einen Magic Link anmelden, d.h. sie bekommen nach Eingabe der E-Mail einen Link zugeschickt, über den dann die Anmeldung erfolgt.
6. Überprüfen Sie, ob Mitarbeiter im Datenschutz geschult sind
Nicht nur Technik, sondern auch Menschen spielen eine zentrale Rolle für die Datensicherheit. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Wert auf die Schulung der eigenen Mitarbeiter legt und diese regelmäßig zu Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit sensibilisiert. Nur dadurch entsteht ein verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten und Sie können darauf vertrauen, dass Ihre Fuhrparkdaten in sicheren Händen sind.
Nicht nur die Softwarelösungen von LapID erfüllen alle Anforderungen an den Datenschutz. Auch die Mitarbeiter werden für den Datenschutz sensibilisiert. Dafür werden alle Mitarbeiter bei LapID einmal jährlich durch einen externen Datenschutzbeauftragten geschult.
