Dienstwagen im Ausland - Diese Regeln muss man beachten

Ob für den privaten Urlaub oder auf einer Dienstreise: Manchmal führt die Route den Firmenwagen über die Grenzen der Bundesrepublik hinaus. Aber Achtung: In Deutschland zugelassene Dienstwagen dürfen nicht unbegrenzt im EU-Ausland eingesetzt werden. Jedes Land hat dabei unterschiedliche Bestimmungen.

Auf fuhrpark.de betrachtet die Rechtsexpertin Dr. Katja Löhr-Müller welche Regelungen es für Dienstwagen im Ausland gibt. Wir fassen die wichtigsten Aspekte für Sie zusammen:

Firmenwagen nicht unbeschränkt einsetzen

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter mit dem Dienstwagen ins Ausland schicken. Das kann eine Dienstreise für einige Tage sein, aber auch langfristige Auslandseinsätze sind denkbar. In anderen Fällen stellen deutsche Unternehmen ihrer ausländischen Niederlassung einen Firmenwagen zur Verfügung, der in der Bundesrepublik gemeldet ist. Häufig erhalten auch Mitarbeiter einen Dienstwagen, die in Deutschland arbeiten, aber nicht hier wohnen. Dabei übersehen Fuhrparkbetreiber oft, dass diese Regelungen rechtlich problematisch werden können. Selbst wenn nur Länder der EU oder des EWR betroffen sein sollten, dürfen in Deutschland zugelassene Firmenfahrzeuge im Ausland nicht unbeschränkt eingesetzt werden.

Egal ob dienstlicher Einsatz oder privat: Fuhrparkbetreiber sollten sich immer gründlich informieren, bevor ein Dienstwagen, der in Deutschland registriert ist, im Ausland zum Einsatz kommt. Eine einheitliche Regelung gibt es nicht, die regionalen Unterschiede sind hoch.

Wir haben einige Beispiele für Sie zusammengestellt

Dänemark	Eine Befreiung ist für den Dienstwagen möglich (wenn der Arbeitnehmer [im Folgenden: AN] in Dänemark lebt, aber in Deutschland arbeitet und vornehmlich dort unterwegs ist). Ist der AN vornehmlich in Dänemark unterwegs, muss der Firmenwagen dort zugelassen sein.
Frankreich	Das Fahrzeug darf in Frankreich dienstlich genutzt werden (bei einem Einsatz länger als ein Jahr ist eine Zulassung in Frankreich notwendig). Die private Nutzung nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Überlassungsvertrag gestattet.
Niederlande	Für einen niederländischen Mitarbeiter ist das deutsche Firmenfahrzeug steuerpflichtig, wenn dies privat genutzt wird. Bei gelegentlicher privater Nutzung kann eine Befreiung von der Ummeldepflicht beantragt werden.
Spanien und Tschechien	Bei einer längeren Nutzung als sechs Monate in Spanien und Tschechien ist eine Ummeldung des Fahrzeugs notwendig. Eine Privatnutzung ist gestattet, sofern dies mit dem Arbeitgeber [im Folgenden: AG] nachweislich vereinbart wurde.
Österreich	Für die Nutzung in Österreich sind die Regelungen der Normverbrauchsabgabe (NoVa) zu berücksichtigen. Ob ein Fahrzeug in Österreich zuzulassen und NoVA-abgabenpflichtig ist, richtet sich nach dem dauerhaften Standort des Fahrzeugs. Wenn AN deutscher Unternehmen nicht nur in Österreich wohnen, sondern dort auch beruflich tätig sind, bestehen Behörden in der Regel auf eine Zulassung in Österreich. Für die Zulassung in Österreich ist eine dortige Niederlassung erforderlich.
Polen	Für die Nutzung von im Ausland zugelassenen Dienstwagen gibt es in Polen keine Regelungen.
Luxemburg	Nutzer eines deutschen Firmenwagens müssen lediglich nachweisen, dass ihr Wohnsitz in Luxemburg ist, wenn der AG seinen Sitz in Deutschland hat . Die private Nutzung richtet sich nach den Regelungen des Dienstwagenüberlassungsvertrags.
Belgien	Bei einer längeren Nutzung als sechs Monate ist eine Ummeldung des Fahrzeugs notwendig. Eine Befreiung von der Zulassung ist möglich. Die private Nutzung muss der beruflichen untergeordnet sein. Der Arbeitsvertrag sollte daher in Kopie mitgeführt werden. Das Mitführen einer Bescheinigung über die Mehrwertsteuer (frz. Taxe sur la Valeur Ajoutee (TVA), nl. Belasting over de Toegevoegde Waarde (BTW)) ist erforderlich. Die Bescheinigung kann in Belgien beantragt werden.

Neben den Regelungen über die Anmeldepflicht von Fahrzeugen gibt es weitere Themen im Zusammenhang mit einem Auslandseinsatz zu beachten:

Fahrzeugausstattung für den Auslandseinsatz

Auch die Ausstattung des Fahrzeugs ist für den Auslandseinsatz wichtig. Je nach Land gelten unterschiedliche Regelungen, beispielsweise bezüglich der Anzahl an Warnwesten, die im Fahrzeug vorhanden sein müssen. Je nach Witterungsverhältnissen kann auch eine Schneekettenpflicht vorliegen. Hierfür sollte das Fahrzeug entsprechend ausgestattet sein. Vor längeren Auslandseinsätzen ist die Fahrzeugausstattung dementsprechend anzupassen und auf die Regelungen des Landes aufzurüsten.

Für private Fahrten obliegt es dem Mitarbeiter sich mit den entsprechenden Regelungen vertraut zu machen.

Die A1-Bescheinigung

Bei der A1-Bescheinigung handelt es sich um einen Nachweis über den Versicherungsschutz in Deutschland. Ein Nachweis über diesen ist nach Paragraf 106 Abs. 1 SGB IV bei jeder grenzüberschreitenden Tätigkeit verpflichtend. Diese Tätigkeiten müssen dem zuständigen Versicherer, in der Regel der zuständigen Krankenkasse oder dem Träger der Deutschen Rentenversicherung, gemeldet werden.

Für wen ist die A1-Bescheinigung erforderlich?

Eine A1-Bescheinigung ist nicht nur für Handwerker oder Berufskraftfahrer verpflichtend, sie ist ebenso für Dienstwagennutzer erforderlich, die im Ausland arbeiten und einen deutschen Firmenwagen nutzen. Dies kann die Arbeit in einer Niederlassung oder bei einem Kunden sein, aber auch ein Besuch auf einer Messe oder der kurze Tankausflug ins benachbarte Ausland. Letzteres fällt unter den Punkt der Kurzzeitentsendung.

Wird das Vorliegen einer A1-Bescheinigung im Ausland kontrolliert?

Im benachbarten Ausland, insbesondere in Frankreich und Österreich, wird bereits vermehrt auf das Vorhandensein einer solchen Bescheinigung geachtet.

Dienstwagenüberlassung und private Nutzung im Ausland

Ist ein beruflicher Auslandseinsatz des Dienstfahrzeugs nicht erforderlich, sollte in jedem Fall geregelt werden, ob der Dienstwagen privat im Ausland eingesetzt werden darf. Hierzu bietet sich eine entsprechende Definition im Dienstwagenüberlassungsvertrag an.

Die Nutzung des Dienstfahrzeugs im Ausland kann ausgeschlossen werden oder nur nach Zustimmung des AG erlaubt sein. Diese Regelungen sind individuell in der Car Policy oder der Dienstwagenüberlassungsvereinbarung zu treffen:

Bei Fahrten im Ausland spielt auch die Versicherung eine Rolle. Vorab sollte die grüne Versicherungskarte oder auch Internationale Versicherungskarte für Kraftverkehr (IVK) beantragt und mitgeführt werden. Weitere Informationen zur grünen Versicherungskarte gibt es im nachfolgenden Beitrag:

Grüne Versicherungskarte

Neben dem Versicherungsschutz sind dann auch die Maut- und Verkehrsregelungen im Ausland zu berücksichtigen, die sich von deutschen Regelungen unterscheiden können. Die wichtigsten Punkte sind nachfolgend aufgelistet:

Steuerlich hat die private Nutzung des Firmenwagens im Ausland keinen Einfluss. Die Versteuerung erfolgt auch für diese Fahrten entweder basierend auf der Ein-Prozent- oder der Fahrtenbuchmethode.

Die Auslandsfahrerlaubnis

Die Auslandsfahrerlaubnis sollte bei Fahrten im Ausland stets mitgeführt werden. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, welches durch den AG ausgestellt wird. Sie bescheinigt, dass der Mitarbeiter zur Nutzung des Fahrzeugs im Ausland gestattet ist.

Die Auslandsfahrerlaubnis bestätigt darüber hinaus, dass das Fahrzeug im Besitz des Unternehmens ist. Für eine saubere Zuordnung empfiehlt es sich, dass mindestens folgende Inhalte enthalten sind:

Marke
Fahrzeug-ID-Nummer
Name des Mitarbeiters