Zum Geschäftsabschluss oder zu Weihnachten – Geschenke an Kunden und Mitarbeiter sind gängige Praxis. Aber aus einer Aufmerksamkeit kann schnell eine Straftat werden. Wir verraten, wie Sie und Ihre Mitarbeiter riskante Situationen erkennen und sich schützen können.
Inhaltsverzeichnis:
- Dürfen Mitarbeiter ein Geschenk von einem Kunden annehmen?
- Wie teuer darf ein Geschenk für einen Geschäftspartner oder Kunden sein?
- Compliance-Regeln zur Identifikation und Prävention
- Unterweisungsinhalte: Anti-Korruption
- Unterweisungsinhalte: Geschenke und Einladungen
- Checkliste: Leitfaden für firmeninterne Richtlinien zu Geschenken und Einladungen
“Auf einen Blick”
- Es gibt kein Gesetz, das die Annahme von Geschenken verbietet. Allerdings sollten sich diese immer innerhalb einer Wertgrenze von i. d. R. 35 - 50 € befinden und sozialadäquat sein.
- Compliance-Maßnahmen können helfen, Mitarbeiter zu sensibilisieren und schützen so das Unternehmen vor möglichen Konsequenzen.
- Es gibt Risiko-Abteilungen, die anfälliger für Bestechung sind. Trotzdem ist es wichtig, dass das gesamte Unternehmen sich an die Compliance-Regeln in Bezug auf Geschenke und Einladungen hält. So entstehen keine Vorteile und der Verdacht auf Bestechung oder Korruption kommt gar nicht erst auf.
Dürfen Mitarbeiter ein Geschenk von einem Kunden annehmen?
Grundsätzlich gibt es kein Gesetz, das Geschenke über einen bestimmten Wert verbietet. Ob ein Geschenk sozialadäquat und somit bedenkenlos angenommen werden darf, ist immer situationsabhängig. Daher sollten die Compliance-Regeln für Geschenke und Einladungen in jedem Unternehmen klar definiert sein.
Kommt es vermehrt zu Geschenken oder überschreiten diese den finanziellen Rahmen, gibt dies häufig Anlass für Bestechungs- und Korruptionsversuche. Beides ist weltweit strafbar und wird über die Landesgrenzen hinaus geahndet. Es besteht also ein schmaler Grat zwischen Geschenk und Bestechung. Daher sollten die Mitarbeiter hierfür sensibilisiert werden.
Wie teuer darf ein Geschenk für einen Geschäftspartner oder Kunden sein?
Allgemein gilt eine Wertgrenze für Geschenke oder mögliche Einladungen in Höhe von 35 - 50 Euro als üblich und vertretbar. Trotzdem sollte einem Geschenk keine direkte Handlung vorangegangen sein oder folgen. Dies könnte den Verdacht der Bestechung oder Korruption verstärken.
Geschenke, die als allgemein unbedenklich und somit als sozialadäquat gelten, sind z. B.:
- Schlüsselanhänger oder andere Werbegeschenke
- Stifte
- Geschäftsessen
- Lebensmittel z.B. Präsentkörbe
Doch auch hier sollte Vorsicht geboten sein. Die Höhe der Ausgaben muss sich weiterhin innerhalb der Wertgrenze befinden. Ein luxuriöses Essen oder ein Markenfüller können hier schnell über das angemessene Budget hinaus gehen.
Compliance-Regeln zur Identifikation und Prävention
Damit Ihre Mitarbeiter Korruptionsversuche von Kunden und Geschäftspartnern eindeutig erkennen und diese souverän ablehnen können, müssen sie sensibilisiert werden. Auch wenn Compliance-Maßnahmen weder zur Korruption noch zur Geschenke-Regelung im Unternehmen verpflichtend sind, ist es doch ratsam. Denn die Konsequenzen einer festgestellten Korruption betreffen das gesamte Unternehmen und nicht nur den beschuldigten Mitarbeiter. Daher sollte das Risiko für Verstöße auf jeden Fall minimiert werden.
Die Compliance-Regeln für Geschenke und Einladungen im Unternehmen sollten einheitlich kommuniziert sowie umgesetzt werden. So sind alle auf dem gleichen Stand, auch wenn Bereiche wie z. B.:
- Geschäftsführung,
- Finanzabteilung,
- Vertrieb
- und Abteilungen mit internationalen Verbindungen
stärker gefährdet sind als andere Abteilungen. Um effektive Compliance-Maßnahmen umzusetzen, ist es ratsam, einen Compliance-Beauftragten zu ernennen. Dieser kann nicht nur ein Konzept erstellen, sondern auch Maßnahmen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter einleiten. Für eine einheitliche Kommunikation der Compliance-Vorschriften können Unterweisungen bzw. E-Learnings ein effektives Mittel sein. Sollte ein Verstoß im Unternehmen auffallen, ein Interessenkonflikt vorliegen oder eine Frage bezüglich eines Geschenks auftauchen, ist diese Person außerdem die verantwortliche Ansprechperson.
Unterweisungsinhalte: Anti-Korruption
Korruption ist zwar den meisten Arbeitnehmern ein bekannter Begriff, jedoch ist vielen oft nicht bewusst, dass sowas auch im normalen Arbeitsalltag vorkommen kann. Ein einfaches Geschenk als Korruptionsversuch zu erkennen oder Angebote in gewissen Situationen zu hinterfragen, ist nicht selbstverständlich. Dabei ist eine Differenzierung gerade hier umso wichtiger.
Eine Unterweisung sollte daher nicht nur eine Definition der Begrifflichkeiten beinhalten, sondern darüber hinaus auch weitere Themen berücksichtigen. Mehr zum Thema finden Sie in unserem Beitrag:
Schon gewusst? Bei den LapID Compliance-Unterweisungen können Sie zusätzlich firmeninterne Leitlinien und weitere Unterweisungsinhalte hinzufügen. So können Sie bspw. die eigenen Regelungen zum Umgang mit Geschenken direkt zur Unterweisung hinterlegen. Außerdem werden die Nachweise über die erfolgreiche Unterweisung digital gesichert.
Unterweisungsinhalte: Geschenke und Einladungen
Da es keine eindeutige Regelung für Geschenke am Arbeitsplatz gibt, ist es für Mitarbeiter oft schwierig zu beurteilen, ob ein Geschenk nun angenommen werden darf oder nicht.
Eine Unterweisung zum Thema sollte daher folgende Fragen beantworten:
- Welche Geschenke sind angemessen?
- Welche Wertgrenzen müssen eingehalten werden?
- Ist die Situation, in der ich ein Geschenk oder eine Einladung erhalte, bedenkenlos?
Abhilfe kann hier mit Beispielen geschaffen werden. Das ist wichtig, denn die Annahme von Geschenken komplett zu verbieten, ist nicht ratsam. Geschenke und Einladungen sind Aufmerksamkeiten und drücken in vielen Fällen auch Wertschätzung aus. Geschenke oder Geschäftsessen können so auch verdient sein. Damit es hier nicht zu Missverständnissen oder Verwechslungen kommt, sollten daher diese Themen in einer Unterweisung unbedingt berücksichtigt werden.
Risiken & Chance: Es sollte in der Unterweisung klar und deutlich darauf hingewiesen werden, wo der Unterschied zwischen einem Bestechungsversuch und einem verdienten und angemessenem Geschenk liegt. So können sich Arbeitnehmer über kleine Aufmerksamkeiten freuen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, das Unternehmen zu gefährden
Angemessene Geschenke/ Einladungen: Damit Mitarbeiter Aufmerksamkeiten auch als angemessen bewerten können, bedarf es an verschiedenen Beispielen. Schließlich müssen die Mitarbeiter wissen, welche Geschenk angemessen sind. Gerade bei Einladungen und Geschäftsreisen gibt es hier merkliche Unterschiede zwischen adäquat und Bestechung.
Beispielsituationen: Hier ist es nicht nur wichtig, den Unterschied zu erkennen, sondern auch zu klären, was überhaupt erlaubt ist und wann Rücksprache mit einem Vorgesetzten oder dem Compliance-Beauftragten gehalten werden muss. Das Erkennen und Bewerten der Situation, in der ein Geschenk überreicht wird, ist hier genauso wichtig wie das richtige Handeln. Für den Fall, dass einem Mitarbeiter etwas auffällt, sollte er durch die Unterweisung in der Lage sein, richtig zu reagieren und sich an die entsprechende Stelle zu wenden.
Regeln: Die Regeln sollten klar und deutlich formuliert sein und keine Fragen offenlassen. Dabei handelt es sich vielmehr um eine Zusammenfassung einfacher Verhaltensregeln und Maßnahmen, die die Lösungen für die vorangegangenen Beispielsituationen noch einmal thematisieren. Diese Regeln sind allgemeingültig und können bei Bedarf durch firmeninterne Richtlinien erweitert werden.
Checkliste: Leitfaden für firmeninterne Richtlinien zu Geschenken und Einladungen
Um den Mitarbeitern den Umgang mit Geschenken und Einladungen zu erleichtern, ist es sinnvoll, die firmeninternen Regelungen in einer Richtlinie festzuhalten. Diese kann den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden und ist so jederzeit einsehbar.
Wie eine Richtlinie zu Geschenken und Einladungen aufgebaut werden kann, erfahren Sie in unserer Checkliste:
- Geltungsbereich der Richtlinie (Wozu dient die Richtlinie und wer ist davon betroffen?)
- Grundlegende Begriffsbestimmungen
- Grundsätze des Unternehmens
- Namentliche Nennung der zuständigen Person(en)
- Unternehmensintern definierte Wertgrenzen für Geschenke und Einladungen
- Regelungen zu Mitarbeitergeschenken/ Einladungen innerhalb des Unternehmens
- Leitlinien mit klarer Differenzierung zwischen zulässigen und nicht zulässigen Handlungen
- Konkretes Vorgehen bei Verstößen inkl. der internen Konsequenzen
- Vorgehen und Planung bei Aufmerksamkeiten des eigenen Unternehmens an Kunden
