Formular zur Führerscheinkontrolle - Notwendigkeit und wesentliche Bestandteile

Fahrzeughalter sind gesetzlich dazu verpflichtet, regelmäßig Führerscheinkontrollen bei ihren Dienstwagenfahrern vorzunehmen. Wir informieren Sie über die rechtlichen Grundlagen sowie die Notwendigkeit der Führerscheinkontrolle. Zusätzlich erhalten Sie eine Übersicht, welche Bestandteile ein Formular zur Führerscheinkontrolle beinhalten sollte.

Warum ist die Führerscheinkontrolle notwendig?

Arbeitgeber, die Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellen, sind gesetzlich verpflichtet, die Führerscheine ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren. Bei Missachtung drohen der Verlust des Versicherungsschutzes sowie empfindliche Geld- und sogar Haftstrafen. Bei den rechtlichen Grundlagen für die Kontrollpflicht wird nach strafrechtlichen und zivilrechtlichen Risiken sowie dem Organisationsverschulden unterschieden:

  • Strafrechtliche Grundlage sind §§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG, Abs. 2 Nr.1 und Nr.3 StVG: Wird einem Mitarbeiter ohne Fahrerlaubnis ein Dienstfahrzeug überlassen, haften Geschäftsführung und Fuhrparkmanager persönlich.
  • Zivilrechtliche Grundlage sind § 28 Abs. 2 VVG und § 2b AKB: Fährt ein Mitarbeiter ohne gültige Fahrerlaubnis droht der Verlust oder die Einschränkung des Versicherungsschutzes. Sie haften somit im schlechtesten Fall in voller Höhe für entstandene Schäden.
  • Zu guter Letzt das Organisationsverschulden. Wird ein unsicheres System für die Führerscheinkontrolle eingesetzt, kann die Geschäftsführung hierfür haftbar gemacht werden. Grundlage hierfür ist § 130 OWiG.

Wie oft muss eine Führerscheinkontrolle durchgeführt werden?

Experten empfehlen, mindestens zweimal im Jahr die Führerscheine von Dienstwagenfahrern kontrollieren zu lassen. In einigen Fällen sind auch kürzere Überprüfungsintervalle ratsam. In konkreten Verdachtsmomenten ist eine Führerscheinkontrolle auch außerhalb der Prüfintervalle sinnvoll. Die Kontrollen müssen revisionssicher dokumentiert werden.

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Manuelle Führerscheinkontrolle: Tipps zur Durchführung

Häufig verwenden Fuhrparkverantwortliche für die Führerscheinkontrolle verschiedene Nachweisbögen oder Formulare. Bei der Führerscheinkontrolle wird zwischen der Ersterfassung der Daten und Folgekontrollen unterschieden.

Ersterfassung:

  • Im Rahmen der Ersterfassung der Daten verzeichnet das Fuhrparkmanagement alle relevanten Führerscheindaten des Fahrers (Fahrerdaten, Führerscheindaten wie Ausstellungs- und Ablaufdatum und die gültige Führerscheinklasse etc.) in einem Formular.
  • Zusätzlich kann eine Kopie des Führerscheins erstellt werden, die für einen späteren Abgleich der Daten genutzt werden kann. Bei der Zuordnung der Führerscheinkopien zu den Personalunterlagen ist jedoch auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu achten. Diese dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
  • Die erfassten Daten sollten durch den Fahrer gegengezeichnet und bestätigt werden.
  • Das Fuhrparkmanagement erstellt für jeden Fahrer eine Erinnerung an den nächsten Prüftermin (bspw. im genutzten Office Programm).

Folgekontrollen:

  • Steht eine Folgekontrolle an, wird mit dem Fahrer ein Termin zur Vorlage des Führerscheins vereinbart.
  • Bei dem Termin gleicht das Fuhrparkmanagement den vorgelegten Führerschein des Fahrers mit den in der Erstkontrolle dokumentierten Daten ab. Wichtig hierbei ist, dass der Führerschein des Fahrers immer im Original vorgelegt wird.
  • Anschließend erfolgt die Dokumentation der Kontrolle in einem hierfür vorliegenden Nachweisbogen oder Formular durch Abzeichnen der Fahrer und des Fuhrparkverantwortlichen.
  • Das Fuhrparkmanagement erstellt für jeden Fahrer eine Erinnerung an den nächsten Prüftermin (bspw. im genutzten Office Programm).
  • Die Nachweisbögen oder Formulare sollten so archiviert werden, dass sie zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden können.

Bestandteile eines Formulars zur Führerscheinkontrolle

Ein rechtssicheres Formular zur Führerscheinkontrolle umfasst folgende Bestandteile:

Ersterfassung der Daten: 

  • Erfassung der Fahrerdaten (vollständiger Name, Anschrift, Kontaktdaten)
  • Erfassung der Führerscheindaten (Ausstellungs- und Ablaufdatum, Ausstellungsbehörde, Führerscheinnummer, gültige Führerscheinklassen, Beschränkungen, Gültigkeitsdatum)
  • Unterschriften des Fuhrparkverantwortlichen und Fahrers mit der die Korrektheit der erfassten Daten bestätigt wird

Nachweis über regelmäßige Kontrollen:

  • Datum der Kontrolle
  • Unterschrift des Fahrers und Fuhrparkverantwortlichen
  • Bemerkungszeile

Vorteile einer elektronischen Führerscheinkontrolle

Der Aufwand, der bei einer manuellen Kontrolle der Führerscheine entsteht, kann leicht zu einer Ineffizienz im Fuhrpark führen: die gebundenen Ressourcen können in dieser Zeit nicht mehr für andere Tätigkeiten genutzt werden.

Eine elektronische Lösung zur Führerscheinkontrolle bietet hier Abhilfe:

  • Die Daten der Fahrer werden einmalig bei der Registrierung erfasst.
  • Alle Änderungen und Kontrollen sind rechtssicher im System dokumentiert und können im Streitfall herangezogen werden.
  • Die Prüftermine für jeden Fahrer werden automatisch durch das System ermittelt und die Fahrer werden bei einem anstehenden Termin benachrichtigt. Eine Terminvereinbarung zwischen Fuhrparkmanagement und Fahrer sowie ein physisches Erscheinen des Fahrers sind nicht mehr notwendig.
  • Der größte Vorteil einer elektronischen Lösung ist jedoch die Flexibilität: Ihre Fahrer können die Führerscheinkontrollen jederzeit einfach von unterwegs durchführen. 
Erfahren Sie mehr zur Funktionsweise der elektronischen Führerscheinkontrolle mit LapID.

 

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Die elektronische Führerscheinkontrolle trägt somit langfristig dazu bei, Prozesse im Fuhrpark effizient zu gestalten und Kontrollen rechtssicher und einfach durchzuführen. Die Risiken der Halterhaftung werden dadurch minimiert.

 

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