Checkliste: Einführung einer neuen Software im Unternehmen

Die Einführung einer neuen Software bietet Unternehmen die Chance auf positive Veränderungen und Verbesserungen. Mit den richtigen Schritten und etwas Vorbereitung können Sie diesen Prozess erfolgreich und effizient gestalten. Eine gut durchdachte Checkliste sorgt für Klarheit und Struktur – so behalten Sie den Überblick und der erfolgreichen Systemeinführung steht nichts mehr im Weg.

Inhaltsverzeichnis:

• Zielsetzung & Partner
• Projektteam & Anbieter
• Kommunikation & Vorbereitung
• Lernmaterial & Support
• Die Software erfolgreich Umstellen
• Fazit

Zielsetzung & Partner

Bevor Sie überhaupt an die Umsetzung eines neuen Systems denken, müssen Sie den Weg dahin bereits im Vorfeld ebnen. Daher sollten Sie folgende Fragen vorab klären.

• Welche Prozesse können optimiert werden?
• Planen Sie die Nutzer in die Projektplanung miteinzubeziehen?
• Welches Ziel verfolgen Sie und welche Vorteile sind absehbar?
• Haben Sie genügend Anbieter verglichen und die Produkte ggf. auch schon getestet?
• Welche Stakeholder müssen von dem Projekt überzeugt werden?
• Welche negativen Gründe können die Umsetzung verhindern und welche positiven Argumente können die Stakeholder überzeugen?

So vorbereitet und strukturiert sind Sie in der Lage, das richtige Produkt für Ihr Unternehmen ausfindig zu machen und gleichzeitig die Stakeholder nicht nur zu überzeugen, sondern auch für die Veränderung zu begeistern.

Projektteam & Anbieter

Sobald Sie sich für ein Produkt entschieden haben, ist der nächste Schritt die detaillierte Planung und Umsetzung im Unternehmen. Hier gibt es häufig ein Projektteam, welches sich aus unterschiedlichen Abteilungen und Anbietern zusammensetzt. Um als Einheit die Systemeinführung voranzubringen, sind folgende Punkte besonders wichtig:

• Verfolgen Sie einen Zeitplan und werden die Aufgaben fristgerecht im Projektteam erledigt?
• Sind die Ansprüche an das Produkt deutlich kommuniziert worden und falsche Versprechungen seitens des Anbieters können von Ihnen ausgeschlossen werden?
• Sind Sie im ständigen Austausch und überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie im Zeitplan liegen?
• Welche Vorschläge und Anregungen hat der Anbieter, damit die Umsetzung erfolgreich ist? Haben Sie ihn in den Planungsprozess integriert?

Kommunikation & Vorbereitung

Auch wenn es ein Projektteam gibt, ist es wichtig, über den gesamten Einführungsprozess die Kollegen und Nutzer zu integrieren. Stellen Sie daher diese Punkte sicher:

• Welche Fortschritte gibt es bei der Softwareeinführung und haben Sie die Kollegen über die Fortschritte informiert?
• Holen Sie im Prozess bei jedem Schritt weiterhin alle Stakeholder ab und versuchen Vorurteile frühzeitig auszuräumen?
• Sind alle Schritte bei der Übertragung von persönlichen Daten nicht nur technisch sicher, sondern auch datenschutzkonform?

Wie sehr Sie die Mitarbeiter bzw. Nutzer in das Projekt integrieren, kann entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung sein. In jedem Fall gilt: Eine Systemeinführung mit vorbereiteten Mitarbeitern ist hier von Vorteil!

Lernmaterial & Support

Damit auch nach der Einführung die Arbeit möglichst ohne Probleme weiterlaufen kann, ist es wichtig, die Nutzer frühzeitig vorzubereiten. Mit folgenden Schritten schaffen Sie es, dass die Mitarbeiter sich rechtzeitig mit dem Produkt auseinandersetzen können:

• Haben Sie Materialien vom Anbieter erhalten oder unterstützt Sie der Anbieter bei der Einführung?
• Sind Unterweisungen oder Präsentationen zu dem Produkt und den neuen Anwendungen geplant?
• Haben Sie bereits ein Wiki, FAQ o.ä. angelegt, auf das die Mitarbeiter bei Fragen zugreifen können?
• Haben Sie Multiplikatoren bzw. Super-User ernannt, die sich auch nach der erfolgreichen Umsetzung weiter informieren und ihr Wissen teilen?

Die Software erfolgreich umstellen

Wenn man nun denkt, mit der ganzen Planung und den Anpassungen der Systemumstellung sei die Arbeit getan, dann wurde ein wichtiger Punkt außer Acht gelassen. Die erfolgreiche Umsetzung einer neuen Software ist nicht erreicht, nur weil das System läuft. Die Mitarbeiter müssen mit der neuen Software auch erfolgreich arbeiten. Ob dies zutreffend ist und die Umsetzung der Zielsetzung gerecht wird, zeigt erst die Langzeitnutzung. Erst danach ist die Einführung als erfolgreich einzustufen. Damit Sie nach den ersten Monaten keine böse Überraschung erleben, achten Sie auf diese Punkte:

• Führt der Anbieter ein Onboarding mit Ihnen durch und ist dieses bereits im Projektplan berücksichtigt?
• Wie gut performed die neue Software über längere Zeit und haben die Nutzer irgendwelche Probleme entdeckt?
• Haben Sie Check-in-Termine mit den Mitarbeitern nach der Umstellung bereits eingeplant?
• Wird der Anbieter Sie nach der Einführung weiter unterstützen, sollte es Kritik am System oder Probleme bei der Arbeit geben?
• Wie ist der fortlaufende Support durch den Anbieter geregelt? Gibt es weitere Materialien, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu bestehenden als auch neuen Funktionen zur Verfügung gestellt werden können?

Fazit

Können Sie die Fragen positiv oder begründet beantworten, sind Sie bereits auf einem guten Weg hin zur erfolgreichen Einführung der neuen Software. Wichtig ist hier: Vergessen Sie niemanden. Die Stakeholder sind Personengruppen, die ein besonderes Mitspracherecht haben bzw. wertvolle Erfahrungen teilen können. Fühlt sich in diesen Bereichen eine Abteilung übergangen, kann dies das Projekt nachhaltig gefährden.

Außerdem ist es wichtig, den Anbieter mit in die Planung der Softwareeinführung zu integrieren. Dieser sollte Sie auf dem Weg nicht allein lassen und Ihnen handfeste Materialien zur Verfügung stellen. Dies gilt nicht nur für die Zeit der Einführung, sondern auch darüber hinaus.

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