Veränderungen im Unternehmen sind immer ein heikles Unterfangen, egal ob eine neue Technik oder eine Software eingeführt wird. Damit die Neuerungen nicht auf Gegenwehr bei den Mitarbeitern stoßen, gilt es, diese mit in den Prozess einzubinden. Wie das ganz einfach funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis:
- 1. Schritt: Anforderungen an das System klären
- 2. Schritt: Mit dem Anbieter zusammenarbeiten
- 3. Schritt: Kommunikation als Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung
- 4. Schritt: Auf Ängste und Bedenken der Stakeholder eingehen
- 5. Schritt: Die Einarbeitungsphase
- 6. Schritt: Multiplikatoren in jeder Abteilung
- 7. Schritt: Feedbackkultur fördern
Auf einen Blick
- Die Einführung eines neuen Systems sollte in mehreren Schritten erfolgen. Involvieren Sie nicht nur die Projektverantwortlichen, sondern auch alle beteiligten Stakeholder, auch die Mitarbeiter.
- Transzendente Kommunikation ist für eine gelungene Software-Einführung unabdingbar. Nicht nur im Unternehmen, sondern auch mit dem Anbieter. Das sorgt für realistische Erwartungen und verhindert Unzufriedenheit.
- Binden Sie den Anbieter über den gesamten Prozess ein. Materialien und Schulungen helfen den Mitarbeitern, schon vor der Einführung ein Gefühl für das neue Programm zu bekommen.
1. Schritt: Anforderungen an das System klären
Bevor Sie ein bestehendes System ersetzen, gilt es zu analysieren, welche Prozesse effizienter gestaltet werden können und welche Ziele eine Änderung verfolgt. Hierbei ist es nicht nur wichtig, dass die Projektverantwortlichen zusammenarbeiten und alle Stakeholder ins Boot geholt werden, sondern dass Sie auch die Mitarbeiter einbinden, die mit dem neuen System arbeiten sollen.
Diese gleich zu Beginn des Projekts mit einzubeziehen, kann die Akzeptanz am Ende deutlich erhöhen. Angefangen bei der „Bedarfsanalyse“ können durch Befragungen der Mitarbeiter versteckte Probleme aufgedeckt, aber auch Aspekte, die bereits gut funktionieren, berücksichtigt werden. Diese können die Zielsetzung um weitere wichtige Punkte ergänzen.
Ist der Bedarf geklärt, stellt sich die Frage, welches System die ausgearbeiteten Kriterien erfüllt. Ein Anbietervergleich zeigt sowohl Vor- als auch Nachteile auf und ermöglicht es, das beste Angebot für die Bedürfnisse des Unternehmens auszuwählen.
2. Schritt: Mit dem Anbieter zusammenarbeiten
Die Zusammenarbeit von Ihnen und dem Anbieter der Software sollte bei einer Neueinführung nicht unterschätzt werden. Der Anbieter ist Ihr Partner bei der Einführung und sollte daher über den gesamten Prozess involviert werden.
Mit folgenden Punkten kann der Anbieter Sie bei der Einführung und darüber hinaus unterstützen:
- Transparente Informationen zum Produkt liefern: Damit die Ansprüche beim Kunden realistisch bleiben, ist es wichtig, dass der Anbiete klar kommuniziert und erklärt, was die Anwendung alles kann. So können die Vorteile herausgearbeitet und an die Mitarbeiter weitergegeben werden.
- Rund um Support: Der Anbieter sollte Sie über den gesamten Planungsprozess bis hin zur Einführung begleiten. Aber auch darüber hinaus ist eine Betreuung durch den Systempartner bzgl. weiterer Fragen und Unterstützung ratsam.
- Testzugänge, Trainings und zusätzliches Material: Damit es zu keinen Überraschungen kommt, sollten vor der Einführung alle nötigen Materialien zur Verfügung gestellt und ggf. Testzugänge für Ihre Mitarbeiter angeboten werden. So kann das Produkt von Ihnen ausgiebig getestet werden und die Mitarbeiter wissen bereits im Vorfeld, was sie erwartet.
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Sowohl bei einer Neueinführung als auch bei der Integration in ein bereits bestehendes System sind wir stets an Ihrer Seite. Als Anbieter von automatisierten Compliance-Lösungen kennen wir die Herausforderungen und helfen unseren Kunden dabei, mögliche Vorbehalte im Unternehmen auszuräumen. Daher begleiten wir Sie bei der Einführung der Führerscheinkontrolle oder bei der Umsetzung von E-Learning-Unterweisungen Schritt für Schritt.
3. Schritt: Kommunikation als Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung
Egal ob bei der Koordination der Projektverantwortlichen, im Austausch mit dem Anbieter, beim Überzeugen der Stakeholder oder in der Absprache mit den Mitarbeitern: Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung eines neuen Systems oder einer neuen Technologie.
Transparenz und ein aktiver Austausch auf allen Ebenen sorgen für einen sanften Übergang und beugen Überraschungen vor. Diese Dinge sollten Sie daher dringend ansprechen:
- Kommunizieren Sie Eckdaten wie „Warum erfolgt die Umstellung?“ und „Für wann ist sie geplant?“. So können Zeitvorgaben besser eingehalten oder korrigiert werden.
- Heben Sie die Vorteile der Neuerung hervor.
- Lösen Sie bekannte Probleme und Fragen bereits im Vorfeld.
- Besprechen Sie Einarbeitungsphasen und ob und welche Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden.
4. Schritt: Auf Ängste und Bedenken der Stakeholder eingehen
Für eine gelungene Systemeinführung ist es wichtig, auch auf die Ängste und Bedenken einzugehen, die von den Stakeholdern geäußert werden. Hören Sie genau zu und nehmen Sie alle Äußerungen ernst. Es ist wichtig, dass Sie die Sorgen nicht einfach „unter den Tisch kehren“ und hoffen, dass sie sich von selbst erledigen. Damit sich Vorbehalte nicht in eine negative Einstellung manifestieren, sollten die Themen von Ihnen aufgegriffen und so im Interesse aller geklärt werden.
Damit Ihnen das gelingt, haben wir eine Übersicht zusammen gestellt, wie Sie Ängste und Bedenken bei den Stakeholdern ausräumen und für das Projekt begeisternkönnen. Egal, ob Sie die Stakeholder von E-Learnings überzeugen wollen oder Argumente für die Einführung der automatisierten Führerscheinkontrolle benötigen, mit unseren Beiträgen sind Sie auf jede Situation vorbereitet.
5. Schritt: Mitarbeiter einarbeiten
Damit die Mitarbeiter auch nach der Einführung nicht sofort von der neuen Software abgeschreckt werden, hilft es, den Übergang so leicht wie möglich zu gestalten. Daher kann es hilfreich sein, vor der Einführung eine Pilotphase mit einem Teil der Nutzer durchzuführen. Die hilft dabei, einen positiven ersten Eindruck zu schaffen und zu testen, ob die Software hält, was sie verspricht.
Ist das System ausgiebig getestet worden, hilft eine Einarbeitungsphase den anderen Mitarbeitern dabei, sich mit der neuen Software auseinanderzusetzen. In dieser Zeit sollen sich die Mitarbeiter sich mit den neuen Funktionenvertraut machen. Mithilfe von unterschiedlichen Materialien lässt sich die Einarbeitung leichter gestalten und die Inhalte werden vertieft.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern genug Zeit und Raum, um sich mit der neuen Software auseinanderzusetzen. Durch einen fortwährenden Austausch wird außerdem der Zusammenhalt im Team gestärkt.
6. Schritt: Multiplikatoren in jeder Abteilung
Das System ist eingeführt und die Mitarbeiter nutzen die Funktionen. Damit das Wissen weiter multipliziert werden kann und die Mitarbeiter einen Ansprechpartner im Unternehmen haben, ist es sinnvoll, für jede Abteilung einen Experten zu benennen. Denn trotz Schulungen und anderen Materialien können immer wieder Fragen auftreten. Außerdem sollte diese Person ihr Wissen dokumentieren, damit es bei der Einarbeitung neuer Kollegen oder bei längerer Abwesenheit von anderen abgerufen werden kann.
Zusätzlich sollte diese Person sich über jede Neuerung der Software informieren. So ist sichergestellt, dass die Kollegen sich auch bei Veränderungen und Updates an einen Ansprechpartner wenden können.
7. Schritt: Feedbackkultur fördern
Es ist wichtig, dass Sie, auch nach einer erfolgreichen Einführung nach einiger Zeit Feedback von den Kollegen einholen. Ob eine Umstellung wirklich zielführend war, ergibt sich meist erst, wenn sich das Produkt längere Zeit in der Anwendung befindet. Daher können Sie Rückmeldungen, sollte es nicht von alleine kommen, auch einfordern.
Feedbackgespräche sind eine gute Möglichkeit, um einen allgemeinen Eindruck zu bekommen. Nehmen Sie hier sowohl positive als auch negative Rückmeldungen ernst.
