Workation – Alles was Sie zum Thema „Arbeiten im Urlaub“ wissen müssen

Workation, Homeoffice, mobiles Arbeiten – neue Arbeitsbedingungen, gleiche Verantwortung. Der Arbeitgeber muss trotz flexibler Arbeitsmodelle seinen Pflichten nachkommen. Diese Vorschriften sollten Sie einhalten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Workations ermöglichen wollen:

Inhaltsverzeichnis:

• Workation: Was ist das?
• Worauf müssen Sie bei einer Workation achten?
  • Arbeitsrecht
  • Sozialversicherung und Lohnsteuer
• Workation: Vor- und Nachteile
  • Vorteile
  • Nachteile

Zusammenfasungsbox:

• Workation beschreibt das Arbeiten im Ausland als mobile Arbeit oder im Homeoffice.
  
  
• Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit sowie alle weiteren arbeitsrechtlichen Regelungen müssen vom Arbeitgeber auch im Ausland eingehalten werden. Dies gilt aber nur für Aufenthalte bis max. 4 Wochen.
  
  
• Damit Sozialversicherung und Lohnsteuer weiterhin nach deutschem Recht abgerechnet werden, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gesonderte Regeln beachten.
  
  
• Eine Workation hat Vor- und Nachteile. Jede Firma muss für sich selbst beurteilen, ob diese als Benefit für die Mitarbeiter praktikabel und realistisch ist.

Workation: Was ist das?

Als Wortneuschöpfung setzt sich Workation aus den englischen Begriffen „work“ (dt. Arbeit) und „vacation“ (dt. Urlaub) zusammen. Im Grunde wird damit ein kurzer Zeitraum beschrieben, in dem der Mitarbeiter sich während der Arbeit im Ausland befindet. So kann man auch ohne Urlaub von überall auf der Welt aus arbeiten. Egal, ob unter Palmen oder in den Bergen – alles scheint möglich zu sein. Als neues flexibles Arbeitsmodell klingt das gerade für Arbeitnehmer sehr verlockend, trotzdem muss man einige Dinge im Voraus berücksichtigen.

Worauf müssen Sie bei einer Workation achten?

Arbeitsrecht

Die Workation ist als Benefit noch recht neu in der Arbeitswelt. Die Vorbehalte gegenüber der Arbeit im Ausland sind groß. Dies liegt nicht zuletzt am Arbeitsrecht, welches der Arbeitgeber auch im Ausland einhalten muss. Hierunter fallen auch die Einhaltung von Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit.

Da die Regelungen für das Homeoffice und das mobile Arbeiten auch auf die Workation angewendet werden, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese weiterhin einzuhalten.

Worauf Sie sonst noch achten müssen, um sich rechtlich abzusichern und welche Bestimmungen gelten, haben wir für Sie in einer Übersicht zum Thema Homeoffice und mobiles Arbeiten zusammengefasst:

• Checkliste: Homeoffice & mobiles Arbeiten

Die Regelungen gelten für Aufenthalte von maximal vier Wochen. Danach können sich die Bestimmungen ändern. Verbringt man mehr als die Hälfte des Jahres im Ausland, gilt das Arbeitsrecht vor Ort, da dieser dann als „gewöhnlicher Arbeitsort“ betrachtet wird.

Weiterhin sollten Unternehmen und Arbeitnehmer im Falle einer Workation eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abschließen. So können die Rahmenbedingungen für beide Parteien klar festgelet werden, damit es keine Unklarheiten während des Aufenthalts gibt.

Sozialversicherung und Lohnsteuer

Bevor der Mitarbeiter seine Workation antritt, müssen zunächst die Grundvoraussetzungen wie Sozialversicherung und Lohnsteuer geklärt werden. Damit hier alles unproblematisch abläuft und die Versicherung auch über den Zeitraum im Ausland weiter Bestand hat, müssen folgenden Regelungen berücksichtigt werden:

• Der Arbeitgeber „entsendet“ den Arbeitnehmer ins Ausland. Auch wenn es der Wunsch des Arbeitnehmers ist, eine Workation zu machen, muss die Entsendung durch den Arbeitgeber angegeben werden. Dies wurde 2022 von der EU-Kommision in der Guidance Note on telework
• Zusätzlich zu der Entsendung muss der Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung Dabei handelt es sich um eine Arbeitserlaubnis. Diese gilt für die Europäische Union (EU), den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und die Schweiz. Auf Anfrage der Behörden muss diese vor Ort zur Kontrolle vorgelegt werden.
  
  
• Damit die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer weiterhin nach dem deutschen Recht verarbeitet werden, darf die Grenze von 183-Tagen pro Jahr im Ausland nicht überschritten werden. Hierunter fallen nicht nur die Anzahl der Arbeitstage, sondern auch Wochenende und Feiertage.

Möchte der Mitarbeiter darüber hinaus weiter im Ausland für eine deutsche Firma arbeiten, unterliegt er für diese Zeit den Gesetzmäßigkeiten vor Ort. Hierunter fällt auch das Arbeitsrecht. Für den Arbeitgeber kannn dies ggf. zu erheblichen Nachteilen führen. So ist er in Spanien z. B. zu einer Abfindungszahlung gesetztlich verpflichtet.

Weiterhin sollte der Arbeitgeber eine Betriebsstätten-Analyse durchführen, damit der Arbeitnehmer nicht Gefahr läuft, eine nicht genehmigte Betriebsstätte für den Arbeitgeber zu gründen. Besondere Vorsicht gilt hier bei geschäftsführenden Arbeitgebern.

Workation: Vor- und Nachteile

Vorteile

• Mitarbeiterzufriedenheit: Immer mehr Arbeitnehmer legen einen gesteigerten Wert auf eine Work-Life-Balance. Angebote wie eine Workation tragen dazu bei und ermöglichen Ihren Mitarbeitern ein Maximum an Flexibilität. Dadurch erhöht sich nicht nur die Zufriedenheit der Arbeitnehmer, sondern es wird auch die Mitarbeiterbindung gefördert.
  
  
• Sowohl durch das Homeoffice als auch durch die Workation können nachhaltig Ressourcen gespart werden. Dies senkt
  z. B. die Bürokosten und CO2-Emissionen. Finanzielle Einsparungen können so an anderen Stellen wieder eingesetzt werden.
  
  
• Team-Workations können das Teambuilding innerhalb einer Abteilung fördern oder darüber hinaus die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen verbessern.

Nachteile

• Durch die Abwesenheit des Mitarbeiters findet kein persönlicher Austausch mehr statt. Dadurch kann das Teamwork im Unternehmen in Mitleidenschaft gezogen werden. Durch regelmäßige Video-Konferenzen kann dieses Risiko jedoch verringert werden.
  
  
• Technische Probleme und Datenschutz können eine große Herausforderung sein. Gerade bei letzterem muss sichergestellt sein, dass die Daten der Firma ebenso wie die der Arbeitnehmer geschützt sind. Das setzt aber auch die Mithilfe des Mitarbeiters voraus. Dieser sollte vorab zu den Themen Datenschutz, IT-Sicherheit und anderen relevanten Compliance Themen ausführlich unterwiesen werden.
  
  
• Da der Arbeitgeber auch im Ausland für den Arbeitsschutz und die Gesundheit seines Arbeitnehmers verantwortlich ist, muss gerade durch die Entfernung auf die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Regelungen geachtet werden. Da der Arbeitnehmer nicht regelmäßig ins Büro kommt, kann der Arbeitgeber so auch nicht feststellen, ob der Arbeitsschutz durch den Mitarbeiter eingehalten wird.

Eine Lösung für die Unterweisung im Ausland sind audiovisuelle E-Learnings. So können Sie Ihre Arbeitnehmer überall auf der Welt zu jeder Zeit unterweisen und kommen Ihren rechtlichen Verpflichtungen nach. Gerade bei Themen wie Sicherheit und Gesundheitsschutz können Sie durch E-Learning Unterweisungen Mitarbeiter auch im Ausland nachweislich schulen. Mehr Informationen hierzu finden Sie in unseren anderen Beiträgen zum Thema:

• Unterweisungen für den Arbeitsschutz
• Unterweisungen: Mobiles Arbeiten und Homeoffice
• 11 Gründe, warum Sie bei Unterweisungen auf E-Learning setzen sollten