Mietfahrzeuge im Fuhrpark: Das müssen Sie beachten

Unternehmenseigene vs. Mietfahrzeuge: Gelten beim Einsatz von Mietfahrzeugen für Fuhrparkverantwortliche dieselben Pflichten? Das müssen Sie wissen:

Inhaltsverzeichnis:

• Welche Pflichten hat das Fuhrparkmanagement beim Einsatz von Mietfahrzeugen im Fuhrpark?
  • Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle gilt fahrzeugunabhängig!
    • Die Herausforderung besteht in der Umfangs- und Fristenüberwachung
  • Welche Pflichten bestehen fahrzeugbezogen?
    • Bestehen Unterschiede zwischen unternehmenseigenen und Mietfahrzeugen?
• Gibt es Ausnahmen?

Auf einen Blick

Unternehmer haben sicherzustellen, dass die Fahrzeuge sicher im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung, der DGUV Vorschrift 70 und nicht zuletzt des Straßenverkehrsgesetzes sind.

Was die Mitarbeiter betrifft, sind diese in den Gebrauch des Fahrzeugs einzuweisen und müssen über die erforderlichen Nachweise und Qualifikationen verfügen. Ob das Fahrzeug - d. h. das Arbeitsmittel - angemietet ist oder im Eigentum des Unternehmens bzw. eines Mitarbeiters steht, macht dabei keinen Unterschied.

Welche Pflichten hat das Fuhrparkmanagement beim Einsatz von Mietfahrzeugen im Fuhrpark? 

Fuhrparkmanager haben immer wieder sowohl mit unternehmenseigenen als auch angemieteten Fahrzeugen zu tun. So facettenreich die Fahrzeugwelt ist, so vielfältig sind auch die möglichen Konstellationen im Fuhrpark. Bei näherem Hinsehen wird jedoch schnell klar, so kompliziert ist das eigentlich gar nicht. Denn vom Grundsatz her sind angemietete und unternehmenseigene Fahrzeuge alle Arbeitsmittel im Sinne der DGUV Vorschrift 70 und die Ausnahmen sind überschaubar.

Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle gilt fahrzeugunabhängig!

Die Führerscheinkontrolle ist personenbezogen und ob das Fahrzeug für einen längeren Zeitraum angemietet worden ist oder im Eigentum des Unternehmens steht, spielt dabei keine Rolle.

Bei kurzzeitig (für Stunden oder wenige Tage) angemieteten Fahrzeugen, z. B. auf Geschäftsreisen, braucht sich das Fuhrparkmanagement ohnehin keine Gedanken zu machen. Die Führerscheinkontrolle obliegt hier dem Autovermieter. Während diese Fahrzeuge nicht zum Fuhrpark zählen dürften, kann sich das bei längerer Mietdauer ganz anders verhalten.

Die Kontrolle wird jedoch hinsichtlich der Fahrerlaubnisklasse und ggf. erforderlicher Berechtigungsnachweise durch das Fahrzeug beeinflusst. Gesonderter Aufwand könnte dann erforderlich werden, wenn ein angemietetes Fahrzeug durch ein neues ersetzt wird. In dieser Konstellation ist – im Zweifel auch außerhalb der routinemäßigen Kontrolle – zu prüfen, ob die vorhandenen Berechtigungsnachweise auch für das neu eingesetzte Fahrzeug ausreichen.

Verantwortliche Fuhrparkmanager achten nicht nur auf die erforderliche Fahrerlaubnis, sondern auch auf das Vorliegen der erforderlichen Befähigungs- und Kenntnisnachweise . Exemplarisch seien hier die Berufskraftfahrerqualifikation, der „Kranführerschein“ gemäß DGUV Grundsatz 309-003 Ziffer 3.1, die ADR Bescheinigung oder der Staplerschein genannt.

Wichtig ist, dass diese Überprüfung gemäß Paragraf 35 DGUV 70 bei allen nutzungsberechtigten Personen durchgeführt wird. In der Sache unterscheidet sich das Procedere aber nicht von demjenigen beim Ersatz unternehmenseigener Fahrzeuge.

Personenbezogen lässt sich somit feststellen, dass die Pflichten des Fuhrparkmanagements bei angemieteten und unternehmenseigenen Fahrzeugen identisch sind. Schließlich knüpft die Halterhaftung aus Paragraf 21 StVG nicht an das Eigentum, sondern die Verfügungsgewalt an. Und die hat bei Mietfahrzeugen eben der Mieter.

Die Herausforderung besteht in der Umfangs- und Fristenüberwachung

Die primäre Aufgabe des Fuhrparkmanagements besteht darin, die regelmäßige Durchführung der Führerscheinkontrolle sicherzustellen. Bei großen und diversifizierten Fuhrparks kann das durchaus kompliziert und mit Unsicherheiten verbunden sein. Die Definition der Kontrollintervalle, des Umfangs der Führerscheinkontrolle sowie eine automatisierte Fristenüberwachung entlastet das Fuhrparkmanagement. Gleichzeitig reduziert es das Risiko, wegen einer Pflichtverletzung gemäß Paragraf 21 StVG in Haftung genommen zu werden.

Um die Prozesse einfach und dennoch rechts- und compliancesicher zu gestalten, sollte das Fuhrparkmanagement auf digitale Hilfsmittel zurückgreifen. Diese ermöglichen eine von Geschäftszeiten und dem Aufenthaltsort der fahrzeugberechtigten Person unabhängige Kontrolle. Abgesehen davon stellt eine professionell durchgeführte automatisierte Führerscheinkontrolle die Dokumentation auch datenschutzrechtlich auf sichere Beine. Bei der eingesetzten Kontroll-Lösung sollte stets der Originalführerschein geprüft werden. Kommen danach ggf. Beschränkungen oder Auflagen hinzu, hat der Mitarbeiter diese dem Arbeitgeber zu melden.

Die Fuhrparkverwaltung muss sich aber auch dann von der Befähigung und Eignung zum Fahren überzeugen, wenn ein Mitarbeiter nicht mit einem Firmenwagen sondern mit seinem eigenen Fahrzeug auf eine Reise geschickt wird.

Welche Pflichten bestehen fahrzeugbezogen?

Dies wiederum führt zu der Frage, ob und wenn ja welche Unterschiede in Hinblick auf die fahrzeugbezogenen Prüf- und Untersuchungspflichten bestehen. Denn von der Sache her sind beruflich eingesetzte Fahrzeuge eben auch „nur“ Arbeitsmittel im Sinne der Unfallverhütungsvorschriften nach DGUV Vorschrift 70. Ob es sich um Lkw oder Vorstandsfahrzeuge handelt, macht dabei keinen Unterschied.

Bestehen Unterschiede zwischen unternehmenseigenen und Mietfahrzeugen?

Zuallererst müssen Fahrzeug betriebssicher sein. Paragraf 57 Regel 70 DGUV schreibt vor, dass dies bei Bedarf, jedoch mindestens einmal jährlich zu überprüfen ist. Wann und wie die Überprüfungen stattzufinden haben, regeln die DGUV Grundsätze 314-003 (Prüfung von Fahrzeugen auf Betriebssicherheit) sowie 314-002 (Kontrolle von Fahrzeugen durch Fahrpersonal). Ob ein Fahrzeug für den Straßenverkehr zugelassen ist, spielt dabei übrigens keine Rolle.

Die Untersuchungspflicht bezieht sich nicht nur auf das Fahrzeug im engeren Sinne, sondern auch auf ggf. erforderliche Nachweise und Sicherungsmittel. Bei „leer“ übernommenen Mietfahrzeugen sind diese entsprechend nachzurüsten. Schon in Hinblick auf die DGUV sollten die Nachweise auch für Mietfahrzeuge (längerfristig angemietet) vorgehalten werden. Der Arbeitgeber stellt diese als Arbeitsmittel zur Verfügung. Bei bedarfsbezogenen kurzzeitig angemieteten Fahrzeugen (z.B. Hubsteigern) steht der Vermieter in der Pflicht.

Unabhängig von Paragraf 23 StVO hat der jeweilige Fahrzeugführer das Fahrzeug vor Beginn der Arbeitsschicht auf etwaige Mängel hin zu untersuchen. Damit der Fahrzeugführer seine Aufgaben erfüllen kann, hat ihn der Arbeitgeber im Sinne des Paragraf 35 DGUV Vorschrift 70, gemäß Paragraf 12 BetrSichV sowie Paragraf 4 DGUV Vorschrift 1 in Verbindung mit DGUV Regel 100-001 entsprechend ein- bzw. zu unterweisen.

Die Einweisung ist einmalig, vor dem erstmaligen Gebrauch des Kraftfahrzeugs (Arbeitsmittels) durchzuführen. Die Unterweisung ist dagegen innerhalb festgelegter Fristen oder wenn sich z.B. Gefährdungspotentiale geändert haben zu wiederholen. Bei Mietfahrzeugen kann die Einweisung der Vermieter übernehmen, bei eigenen Fahrzeugen ist dies Aufgabe des Unternehmers oder eine beauftragten Dritten.

Da die Unterweisung gemäß Paragraf 12 Abs. 2 BetrSichV erfolgen muss, bevor „Beschäftigte Arbeitsmittel erstmalig verwenden“ sind Fahrzeugführer eben auch bei jedem Wechsel des eingesetzten Fahrzeugs entsprechend einzuweisen und ggf. zu unterweisen. Ausnahmen bestehen lediglich dann, wenn das neue Arbeitsmittel (Fahrzeug) dem ausgewechselten entspricht oder mit diesem identisch ist.

Da die Ergebnisse der Fahrzeugprüfung, der Ein- und Unterweisung des Fahrers nachzuhalten und Termine zu überwachen sind, empfiehlt sich auch hier eine elektronische Lösung. Bei Selbstfahrervermietfahrzeugen und Lkw mit einem zulässigen Gesamtgewicht von über 3,5 Tonnen ist die Hauptuntersuchung ohnehin jedes Jahr fällig. Für alle anderen empfiehlt sich eine Erinnerungsfunktion.

Gibt es Ausnahmen?

Auf den ersten Blick kann der Eindruck entstehen, dass dienstlich oder geschäftlich genutzte Privatfahrzeuge gemäß Paragraf 1 Ziff. 12 DGUV Vorschrift 70 außen vor sind. Auf den zweiten Blick, Paragraf 5 BetrSichV mitberücksichtigt, sieht das aber anders aus.

Denn auch wenn die Vorschriften der DGUV 70 nicht greifen, hat der Arbeitgeber gem. Paragraf 5 Abs. 4 BetrSichV dafür zu sorgen, dass Beschäftigte nur die Arbeitsmittel verwenden, die er ihnen zur Verfügung gestellt hat oder deren Verwendung er ihnen ausdrücklich gestattet hat. Diese müssen, so schreibt es Paragraf 5 Abs. 1 BetrSichV vor, für die Art der auszuführenden Arbeiten geeignet sein, den gegebenen Einsatzbedingungen und den vorhersehbaren Beanspruchungen angepasst sein und über die erforderlichen sicherheitsrelevanten Ausrüstungen verfügen.

Eng betrachtet, müsste der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung gemäß DGUV 314-003 vornehmen, bevor er einem Mitarbeiter die Nutzung des privaten Fahrzeugs zu dienstlichen Zwecken gestattet. Die Pflichten für den Einsatz von Mietfahrzeugen gelten daher - wenn auch durch die Hintertür - auch für Privatfahrzeuge, wenn diese zu beruflichen Zwecken genutzt werden.

Unabhängig davon ist eine Führerscheinkontrolle aber auch bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für betriebliche Zwecke schon deshalb dringend zu empfehlen, weil das Strafrecht immer noch die Varianten der Anstiftung oder Beihilfe zu einer Fahrt ohne Fahrerlaubnis bereit hält.