Eine Ausschreibung, um einen Anbieter für bestimmte Dienstleistungen zu finden, ist eine übliche Praxis im Fuhrparkmanagement. Gerade wenn der Fuhrpark größer ist oder über Jahre ausgebaut werden soll, brauchen Sie den richtigen Partner mit der richtigen Lösung an Ihrer Seite. Wie Sie den finden und welche Inhalte unbedingt in einer Ausschreibung vorhanden sein sollten – ganz einfach in unserem Beitrag nachlesen.
Auf einen Blick
- Eine Fuhrpark-Ausschreibung ist nur funktional, wenn vorab alle nötigen Vorkehrungen in Form einer Zielsetzung und festgelegten Muss-Kriterien feststehen. Außerdem sollten Sie im Vorfeld einen Projektplan erstellen, um einen zeitlichen Rahmen zu schaffen.
- Für die Ausschreibung sind die aktuellen Fuhrparkinformationen genauso wichtig wie die Ansprüche und Kriterien an den zukünftigen Anbieter. Nur so erhalten Sie ein auf Ihren Fuhrpark angepasstes Angebot.
- Halten Sie sich beim Vergleichen, Analysieren und Festlegen der Kandidaten an Ihre Muss-Kriterien und achten Sie darauf, ob der Anbieter mit seinem Angebot das gleiche Ziel wie Sie verfolgt.
Schritt 1: Definieren Sie Ziele für den Fuhrpark
Lösungen für den Fuhrpark sind in den meisten Fällen Langzeitinvestitionen. Ob Leasingverträge oder eine neue Software für die Verwaltung des Fuhrparks, das Ziel dieser Anschaffung sollte im Vorfeld klar sein. Bei der Anschaffung müssen nicht nur Details sondern auch interne Regeln befolgt werden. Auch größere Ziele wie die Reduzierung der CO2-Emission im Fuhrpark, die Umstellung auf E-Mobilität oder die Einführung einer allgemeinen Fahrzeugverwaltung sind relevante Faktoren, die längerfristig Einfluss auf das ganze Unternehmen haben.
Daher sollten Sie im Vorfeld erarbeiten, wie der Fuhrpark sich entwickeln soll. Gerade bei einem Ausbau oder einer Umstellung des Fuhrparks müssen zusätzliche Stakeholder hinzugezogen werden. Erhöhter Arbeitsaufwand durch zusätzliche Fahrzeuge und mögliche neue Fahrer kann zusätzliche Anschaffungen wie z.B. eine digitale Führerscheinkontrolle zur Folge haben. Dies scheint zunächst sehr detailliert, aber auch Kombinationen mehrerer Lösungen können von manchen Anbietern abgedeckt werden. Solche Kriteriien können für die Auswahl ebenso relevant sein.
Schritt 2: Projektplan
Damit die Ausschreibung in einem zeitlich angemessenen Rahmen stattfindet, sollten Sie einen Projektplan anfertigen. Unterteilen Sie die einzelnen Schritte und planen Sie Zeiträume, in denen diese stattfinden. Eine mögliche Unterteilung der Schritte:
- Vorlauf: Festlegen von Zielen, wenn nötig Einholen der nötigen Zustimmungen, ggf. erste Vorauswahl der Anbieter (max. 8-10), Erstellen der Ausschreibung
- Ausschreibungsbeginn
- Rücklauftermin: Achten Sie darauf, dass alle Angebote fristgerecht eingereicht werden
- Auswahl und Vergleich der Angebote
- Persönliche Gespräche mit Ihren Favoriten (max. 3)
- Abschließende Analyse und Information an die wartenden Favoriten
- Information an den gewählten Anbieter sowie Rahmenvertragsverhandlungen
- Absagen an die anderen Kandidaten versenden
- Beginn des Dienstleistungsvertrag
Schritt 3: Definieren Sie vorab Muss-Kriterien für potenzielle Anbieter
Anbieter für Fuhrparkanwendungen gibt es viele. Daher müssen Sie bereits vor dem Start der Ausschreibung Anforderungen bzw. bestimmte Kriterien festlegen, die Anbieter zwingend erfüllen müssen. Um am Ende aus den besten Kandidaten auswählen zu können, empfiehlt es sich, nicht mehr als 8 bis 10 Unternehmen auszuwählen.
Weiterhin ist es hier besonders wichtig, sich auch im Verlauf der Ausschreibung an die festgelegten Anforderungen zu halten, um diese bestmöglich zu erfüllen. Natürlich sind Kompromisse möglich, aber nicht bei den Grundkriterien. Diese sollten von allen Anbietern erfüllt werden.
Definieren Sie zusätzliche Wunsch-Kriterien. Sollten zwei Anbieter ähnliche Angebote vorlegen, können solche Anforderungen die Entscheidung vereinfachen.
Schritt 4: Erstellen Sie die finale Ausschreibung
Bei einer Fuhrpark-Ausschreibung muss der potenzielle Anbieter alle relevanten Informationen zu Ihrem Fuhrpark erhalten. Erst dann kann er ein passendes Angebot vorlegen.
Bei den Anforderungen an den Anbieter bzw. dessen Leistung sollten Sie einen Fokus setzen – nur die wichtigsten und wirklich vergleichbaren Komponenten sollten hier von Ihnen ausgefüllt werden. So ist das Verhältnis zwischen Arbeitsaufwand und späterer Auswertung gleichmäßig. Denn gerade der Vergleich zu vieler individueller Informationen kann unübersichtlich und daher langwierig sowie fehlerbehaftet sein.
Info-Box Fahrzeugleasing: Damit die Werte im Nachgang vergleichbar sind, sollten Sie gerade bei Fahrzeugpreisen und Ausstattung gleich zu Beginn ein spezifisches Fahrzeug zum Listenpreis als Referenz angeben. So haben Sie einen Ausgangspunkt und können ohne langes lange Berechnung sehen, welche Differenzen bei den Angeboten vorliegen. Wenn Hersteller Ausstattungspakete oder einzelne Ausstattungen anbieten, können Sie diese nun trotzdem leicht vergleichen.
Für eine übersichtliche Fuhrpark-Ausschreibung kann man genormte Vorlagen wie z. B. die des Vereins für Mobilität und Fuhrparkmanagement (VMF) nutzen.
Ein Beispiel für einen Kriterien-Katalog zur Einführung der automatisierten Führerscheinkontrolle im Fuhrpark finden Sie in unserem Beitrag: „Checkliste zum Anbietervergleich: Elektronische Führerscheinkontrolle“.
Ist die Ausschreibung fertig, geht es an die Verteilung bzw. Verbreitung. Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, welche Art des Vergabeverfahrens bzw. der Ausschreibung Sie verfolgen. Davon ist abhängig, ob Sie die Ausschreibung in öffentlichen Portalen einstellen oder diese an eine Vorauswahl an qualifizierten Unternehmen senden.
Schritt 5: Legen Sie fest, welche Kriterien bei der Auswertung Priorität haben
Da die ausgewählten Anbieter bereits die Grundkriterien erfüllen (sichergestellt durch Schritt 2), gilt es nun, einen Bewertungsrahmen zu schaffen. Auch hier sollten Sie Ihre Prioritäten genau festlegen und die Teilnehmer an der Ausschreibung anhand dieser vergleichen. Die Kriterien sind je nach Unternehmen individuell festzulegen und orientieren sich an den gewählten Zielen. Eine Auflistung sollte dennoch folgende Punkte berücksichtigen:
| Kriterien | Anwendung |
| Muss-Kriterien aus Schritt 2 | Prüfen Sie noch einmal, ob es besondere Konditionen gibt und ob Ihre Ansprüche ohne Kompromisse erfüllt werden. |
| Objektive und neutrale Beratung/ Fachliche Qualifikation | Das Angebot und auch die Gespräche sollten seitens der Anbieter neutral durchgeführt werden. Im Fokus sollten Ihre Fuhrparkziele und die optimale Umsetzung im Rahmen des Angebots für Ihr Unternehmen stehen. Von Angeboten mit unnötigen Zusätzen, Kompromissen bei den Muss-Kriterien oder sogar Beratungen mit ganz anderer Zielsetzung sollten Sie Abstand nehmen. |
| Preise-Leistung | Natürlich sind die Preise für einen Anbietervergleich ausschlaggebend. Massive Abweichungen vom Budget oder versteckte Kosten sollten unter allen Umständen ausgeschlossen werden. |
| Kundennutzen und Vorteile | Mit diesen Kriterien stellen Sie fest, wie nützlich die angebotenen Verträge, Tarife und Bedingungen im Vergleich zueinander sind. Gibt es Vorteile oder auch Nachteile, z.B. Funktionen die zwar über den Anbieter gebucht werden können, aber ein zweites zusätzliches System benötigen? |
| Qualität | Achten Sie bei den Angeboten auf die Qualität. Häufig können Sie anhand der Angaben und im Vergleich sehen, ob ein Anbieter Ihnen ein allgemeines Angebot macht oder sich wirklich mit Ihren Kriterien und Ansprüchen auseinandergesetzt hat. |
Wenn Sie sich unsicher sind, vereinbaren Sie ein zusätzliches Gespräch mit dem Anbieter, indem sie konkrete Fragen klären. Hier sehen Sie, ob der Anbieter für Sie passend ist oder nur ausweichend antwortet.
Schritt 6: Finden Sie das beste Angebot
Nach Abschluss einer Ausschreibung stehen Sie vor der wichtigen Aufgabe, die eingegangenen Angebote sorgfältig auszuwerten und den idealen Anbieter zu identifizieren. Dieser Prozess orientiert sich an den vorab festgelegten Kriterien.
Dafür sollten Sie die drei vielversprechendsten Unternehmen zu einem persönlichen Gesprächen oder einer Präsentationen einladen, um ihre Eignung aber auch die Basis für eine weitere Zusammenarbeit zu prüfen. Sind alle Rückfragen gestellt, können die Angebote noch einmal im Gesamten betrachtet werden. So können Sie eine fundierte und faire Entscheidung im Sinne Ihres Unternehmens treffen. Gemeinsam mit dem gewählten Unternehmen beginnt nun die Umsetzung, um Ihre Projektziele zu erreichen.
LapID X Ausschreibung
Durch unsere jahrelange Erfahrung im Bereich Fuhrpark-Ausschreibungen sind wir ein qualifizierter Partner, um Sie bei der Umsetzung Ihre Ziele zu unterstützen.
Dabei werden die Kriterien und Konditionen jeder Ausschreibung ausgiebig geprüft. So kann in Rücksprache mit den einzelnen Bereichen bei LapID ein passendes und individuelles Angebot für die Ausschreibung angefertigt werden. Dabei haben wir die Ziele des potenziellen Kunden immer im Blick.
Für eine individuelle Beratung oder auch Fragen während der Ausschreibung steht das LapID-Team jederzeit bereit. Ergänzend dazu erklären wir grundlegende Prozesse oder einzelne Funktionen persönlich und erstellen mit Ihnen gemeinsam einen Plan für die spätere Umsetzung im Unternehmen.
