Ausschreibungspflicht: Wann, warum und für wen?

Ausschreibungen im Fuhrpark sind aufwändig – aber warum müssen sie überhaupt vorgenommen werden und wer ist zur Ausschreibung verpflichtet? Da Ausnahmen bekanntlich die Regel bestätigen, sollten Sie die Rahmenbedingungen zur Vergabe und Ausschreibung unbedingt kennen. Mehr darüber und was es sonst noch zu beachten gibt, lesen Sie in unserem Beitrag.

Inhaltsverzeichnis:

Was ist der Unterschied zwischen Vergabe und Ausschreibung?
Wann muss eine Ausschreibung stattfinden?
Warum muss eine Ausschreibung stattfinden?
Welche Unternehmen sind zur Ausschreibung verpflichtet?
Welche Ausschreibungen gibt es?
Gibt es Ausnahmen von der Ausschreibungspflicht?

Was ist der Unterschied zwischen Vergabe und Ausschreibung?

Die Vergabe und eine Ausschreibung sind eng miteinander verbunden. Sie beschreiben allerdings unterschiedliche Schritte im Beschaffungsprozess bzw. im allgemeinen Vergabeverfahren für eine Dienstleistung:

Ausschreibung: Die Ausschreibung ist der erste Schritt in einem spezifischen Vergabeverfahren und dient dazu, potenzielle Auftragnehmer zu finden und einen Wettbewerb zu schaffen. Eine Ausschreibung ist der Prozess, bei dem ein Auftraggeber einen geplanten Auftrag öffentlich bekannt macht und Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auffordert.

Vergabe: Eine Vergabe bezeichnet den tatsächlichen Akt der Auftragserteilung, also die Entscheidung, welches Unternehmen den Zuschlag für den ausgeschriebenen Auftrag erhält. Sie ist das Ergebnis der Ausschreibung und somit der letzte Schritt im allgemeinen Vergabeverfahren. Allerdings muss bei der Vergabe das Vergaberecht berücksichtigt werden.

Achtung: Nicht jedes Vergabeverfahren hat eine Ausschreibung zur Folge. Welches Verfahren angewendet wird, richtet sich maßgeblich nach der gesuchten Leistung, dem (EU-)Schwellenwert und besonderen Umstände wie z.B. besondere Dringlichkeit oder der Geheimhaltungspflicht.
Folgende Verfahren sind alternativ möglich, werden aber selten angewendet:

Verhandlungsverfahren/ Verhandlungsvergabe/ Freihändige Vergabe

Innovationspartnerschaft

Wettbewerblicher Dialog

Wann muss eine Ausschreibung stattfinden?

Wann eine Ausschreibung verpflichtend ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Angefangen bei dem Auftrag, den es zu vergeben gibt, den Schwellenwerten, die eingehalten werden müssen und dem Vergabe- bzw. Ausschreibeverfahren, welches sich daraus ergibt. Zu berücksichtigende Faktoren sind u.a.:

Auftragswerte, die die Grenze für eine Direktvergabe überschreiten. Diese sind für unterschiedliche Bereiche festgelegt und belaufen sich z.B. bei Bauleistungen auf 3.000 Euro
Überschreitung von nationalen und EU-Schwellenwerten
Für Personen des Privatrechts, die überwiegend von öffentlichen Einrichtungen gefördert werden und die Aufgaben im allgemeinen Interesse übernehmen
Bauaufträge, die bis zu 50 Prozent durch öffentliche Mittel finanziert werden
Dienstleistungen natürlicher Personen, die zu 50 Prozent finanziert werden
Tätigkeiten im Bereich der Trinkwasser-, Energie- und Verkehrsversorgung, wenn eine Behörde oder eine öffentliche Stelle entscheidenden Einfluss auf das Unternehmen nimmt.

Warum muss eine Ausschreibung stattfinden?

(Öffentliche) Ausschreibungen dienen dazu, einen fairen, effizienten und transparenten Prozess bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sicherzustellen. Sie sollen die bestmögliche Nutzung öffentlicher Ressourcen gewährleisten.

Effiziente Nutzung von (öffentlichen) Mitteln: Durch Ausschreibungen können (öffentliche) Organisationen und Unternehmen die besten Angebote für Produkte und Dienstleistungen erhalten. So werden die finanziellen Mittel im Idealfall optimal eingesetzt.
Transparenz, Fairness und Chancengleichheit: Ausschreibungen gewährleisten, dass Aufträge nicht willkürlich vergeben werden, sondern in einem transparenten und fairen Prozess. So entsteht keine Diskriminierung und alle Bewerber haben die gleichen Chancen.
Wettbewerbsförderung: Ausschreibungen fördern den Wettbewerb unter Anbietern, was zu besseren Preisen, höherer Qualität und innovativeren Lösungen führen kann.
Korruptionsprävention: Der Ausschreibungsprozess hilft, Korruption und Vetternwirtschaft zu verhindern, indem Aufträge auf Basis objektiver Kriterien vergeben werden.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Gerade öffentliche Organisationen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ausschreibungsverfahren durchzuführen, um rechtliche Bestimmungen und Standards einzuhalten.
Maximale Beteiligung: Ausschreibungen ermöglichen die Teilnahme einer großen Zahl an Bewerbern, was zu einem optimalen Ergebnis für die finale Auftragsvergabe führt.

Welche Unternehmen sind zur Ausschreibung verpflichtet?

Von Ausschreibungen und Vergabeverfahren sind in den meisten Fällen öffentliche Einrichtungen betroffen. Grund hierfür sind die vorhandenen Finanzen, die sich aus Steuergeldern oder staatlichen Zuschüssen zusammensetzen. Diese sollen zweckmäßig für Anschaffungen oder Aufträge ausgegeben werden, um einen größeren Nutzen für das Allgemeinwohl zu schaffen. Hierunter fallen allerdings nicht nur Behörden, sondern auch folgende Einrichtungen und Personen:

Öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder, Städte, Kreise und Gemeinden.
Körperschaften, die zu dem Zweck gegründet wurden, Aufgaben der Allgemeininteressen nichtgewerblicher Art zu erfüllen.
Juristische Personen des Privatrechts, die im Allgemeininteresse nicht gewerbliche Aufträge wahrnehmen und von öffentlichen Einrichtungen angestellt oder überwiegend finanziert werden.
Auftraggeber einzelner Sektoren, die auf dem Gebiet der Trinkwasser- und Energieversorgung, des Verkehrs oder der Telekommunikation tätig sind.
Private und natürliche Personen des Privatrechts, die bei Bauvorhaben mehr als 50 Prozent öffentlicher Mittel erhalten.

Welche Ausschreibungen gibt es?

Insgesamt gibt es vier Arten der Ausschreibung, die in Vergabeverfahren angewendet werden. Diese ähneln sich allerdings und unterscheiden sich hauptsächlich in den Vorgaben für das Vergabeverfahren. Die genannten Begriffe beziehen sich auf verschiedene Arten von Vergabeverfahren im öffentlichen Beschaffungswesen:

Das offene Verfahren ist ein einstufiges Vergabeverfahren für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Mithilfe einer Ausschreibung, die alle wichtigen und relevanten Informationen für ein Angebot enthält, fordert der Auftraggeber öffentlich Angebote ein. Jedes Unternehmen kann sich auf die Ausschreibung bewerben, ein Limit an Bewerbern gibt es nicht. Das offene Verfahren gilt als Standardverfahren und kann ohne besondere Begründung genutzt werden.

Die öffentliche Ausschreibung ist das nationale Gegenstück zum offenen Verfahren und wird für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte angewendet. Sie folgt dabei einem ähnlichen Prozedere wie das offene Verfahren. Auch hier können sich auf die Ausschreibung unbegrenzt viele Anbieter bewerben.

Das nicht offene Verfahren ist ein zweistufiges Verfahren für Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Als Folge der Ausschreibung gibt es in der ersten Phase des Verfahrens einen Teilnahmewettbewerb. Hier müssen Unternehmen zunächst ihre Eignung nachweisen. So werden nur geeignete Bewerber anschließend zur Angebotsabgabe aufgefordert. Der Auftraggeber kann die Anzahl der Firmen, die ein Angebot abgeben, begrenzen, wobei mindestens fünf Bieter berücksichtigt werden sollten.

Die beschränkte Ausschreibung ist auch hier wieder das nationale Gegenstück zum nicht offenen Verfahren. Es wird für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte eingesetzt. Auch die beschränkte Ausschreibung ist ein zweistufiges Verfahren, bei dem zunächst geeignete Unternehmen durch eine öffentliche Ausschreibung ermittelt werden. Anschließend darf auch hier nur eine begrenzte Anzahl der Anbieter ein Angebot einreichen. Die Zahl der Angebote soll bei Liefer- und Dienstleistungen sowie bei Bauvergaben nicht unter drei liegen.

Gibt es Ausnahmen von der Ausschreibungspflicht?

Ja, es gibt auch Ausnahmen von der Ausschreibungspflicht. Hier greifen dann andere Verfahren zur Ermittlung eines geeigneten Anbieters. Ausnahmen gelten, wenn u.a. folgende Situationen vorliegen:

Private und gewerbliche Auftraggeber sind grundsätzlich nicht zur Ausschreibung verpflichtet. Es sei denn, sie erhalten Fördermittel, die eine Ausschreibung erfordern.
Inhouse-Vergabe: Wenn der öffentliche Auftraggeber über ein Unternehmen bzw. eine eigene Dienststelle verfügt und dieses im Wesentlichen für den Auftraggeber tätig ist.
Direktkäufe: Bei Leistungen unterhalb bestimmter Wertgrenzen, z.B. bei Bauleistungen unter 3.000 Euro ohne Umsatzsteuer.
Freihändige Vergabe/Verhandlungsvergabe: Möglich bei Bauleistungen bis zu einem Auftragswert von 10.000 Euro ohne Umsatzsteuer.
Besondere Dringlichkeit: Wenn die Leistung aufgrund unvorhersehbarer Umstände besonders dringlich ist und die Gründe nicht bei dem Auftraggeber liegen.
Spezielle Anforderungen: Wenn nur ein bestimmtes Unternehmen die Leistung erbringen kann, z.B. aufgrund von Patentschutz oder besonderer Erfahrung.
Wissenschaftlich-technische Fachaufgaben: Bei Lieferungen oder Dienstleistungen im Bereich Forschung, Entwicklung und Untersuchung, die nicht dem allgemeinen Dienstbetrieb dienen.
Nach erfolgloser Ausschreibung: Wenn eine öffentliche oder beschränkte Ausschreibung kein annehmbares Ergebnis erbracht hat.
Geheimhaltungsgründe: Wenn es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist.