Onboarding bei LapID: Ihre ersten Schritte im System

LapID erleichtert seinen Kunden den Systemstart durch eine umfangreiche und individuelle Betreuung während des Onboardings. Diesen Prozess schauen wir uns im Interview mit unserem Kollegen Lukas Piosczyk – Team Lead Sales & Customer Success, bei LapID genauer an:

Als Anbieter für Fuhrpark-Compliance-Lösungen bietet LapID verschiedene Möglichkeiten, wie

• Die automatisierte Führerscheinkontrolle
• Unterweisungen via E-Learning (für die Bereiche Arbeitsschutz, Compliance und Fuhrparkmanagement)
• Digitale Fahrzeugverwaltung inkl. Aufgaben- und Terminmanagement sowie einer digitalen Fahrzeugakte

Alle Lösungen werden in einem System, dem LapID Kundensystem, vereint. So hat der Fuhrparkverantwortliche jederzeit alle Daten zu seinem Fuhrpark auf einen Blick zur Verfügung.

Im Interview erzählt uns Lukas Piosczyk, Team Lead Sales & Customer Success, mehr über den Implementierungsprozess bei LapID anhand eines Beispiel-Unternehmens.

Das Beispiel-Unternehmen im Überblick:

Der Fuhrpark unsere Beispielunternehmens, der „Meyer Maschinenbau GmbH“ hat 100 Dienstwagenfahrer. Die Führerscheine in unserem Beispiel-Fuhrpark sind bunt gemischt, ein Teil der Fahrer hat noch Papierführerscheine die restlichen Fahrer sind bereits im Besitz des EU-Kartenführerscheins.

Der Fuhrpark verfügt über 70 Verbrennerfahrzeuge und bereits 30 E-Fahrzeuge. Für die Dienstwagenfahrer soll zusätzlich zur Führerscheinkontrolle auch die Fahrerunterweisung nach UVV durchgeführt werden.

Für die Fahrzeuge muss zusätzlich auch die Fahrzeugprüfung nach UVV durchgeführt werden. Außerdem müssen verschiedene andere Aufgaben und Termine für Fahrzeuge verwaltet werden.

Die eingesetzten LapID Lösungen:

• Automatisierte Führerscheinkontrolle im Basic Paket.
• E-Learning-Unterweisungen für die Module „Allgemeine Fahrerunterweisung Pkw“ sowie das Zusatzmodul „E-Mobilität“.
• LapID Fahrzeugverwaltung inkl. UVV-Fahrzeugprüfung

Das LapID Onboarding im Überblick

1. Das LapID Customer Success Management ist für die Betreuung unserer Kunden direkt nach Vertragsabschluss zuständig. Kannst du uns anhand des vorgestellten Beispielfuhrparks erklären, wie die Implementierung bei LapID funktioniert?

Nach dem Vertagsabschluss setzt sich das Customer Success Management in der Regel zeitnah (meist innerhalb von 3 Werktagen) mit unseren neuen Kunden in Verbindung und vereinbaren, je nach Fuhrparkgröße, ein Erstgespräch zum Onboarding. Jeder Neukunde erhält einen eigenen Customer Success Manager der mit dem Projekt vertraut ist und dieses bis zum Ende der Implementierung betreut.

Bis zur ersten Kontaktaufnahme legen wir im Hintergrund dann bereits die Unternehmensdaten im LapID System an, senden den Kunden die Zugangsdaten zu und aktivieren die gewünschten Produkte (in diesem Fall die Führerscheinkontrolle mit allen Kontrollmethoden, die Module zur Fahrerunterweisung und die LapID Fahrzeugverwaltung).

Im Rahmen des Erstgesprächs werden die Eckdaten des Onboarding besprochen und die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden für die Systemeinrichtung erfasst. Hier geht es z.B. um die Struktur des Systems, ob z.B. eine Unternehmenshierarchie abgebildet werden muss, die Anzahl der Systembenutzer und deren Rechte oder die Inhalte der Benachrichtigungen.

Darüber hinaus erhält das Fuhrparkmanagement Informationen über weitere individuelle Einstellungsmöglichkeiten im System und die nächsten gemeinsamen Schritte.

Sofern erforderlich übernehmen wir auch den Fahrerimport und unterstützen, bis die ersten Kontrollen im System erfolgreich durchgeführt wurden.

2. Wie kommen die Daten der Fahrer denn idealerweise ins LapID System ohne großen Aufwand und wie unterstützt LapID unser Beispiel-Unternehmen hierbei?

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Wird die LapID Führerscheinkontrolle genutzt, wie in unserem Beispielfuhrpark und kommt das LapID Siegel zum Einsatz, können unsere Kunden auf den DEKRA-Siegel-Service zurückgreifen. Hierbei wird das Siegel durch geschulte DEKRA Mitarbeiter auf dem Führerschein angebracht und die erforderlichen Daten im System erfasst. Eine andere Möglichkeit ist die Datenerfassung über die LapID Driver App. Hierfür ist im ersten Schritt lediglich die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Mitarbeiters erforderlich. Dieser erhält im Anschluss an die Anlage im System eine Aufforderung zur Erstkontrolle mit der LapID Driver App. Bei der Kontrolle werden dann alle relevanten Informationen zum Führerschein und Fahrer über die App erfasst.

Darüber hinaus bieten wir aber auch Importlisten an. Diese bieten sich insbesondere dann an, wenn große Datenmengen verarbeitet werden müssen. Hier können unsere Kunden alle wichtigen Daten zu ihren Fahrzeugen und Mitarbeitern erfassen und wir übernehmen den Import ins LapID System.

Eine weitere Möglichkeit ist die Anbindung unserer API an ein bestehendes System im Unternehmen, in dem die Mitarbeiterdaten verwaltet werden (z.B. ein HR-Managementsystem). Darüber können die Mitarbeiterdaten direkt ins LapID System synchronisiert werden und sind so stets aktuell. Ein Beispiel für eine API Integration finden Sie hier - MAX BÖGL und Link2LapID.

3. In unserem Beispielunternehmen sind für die einzelnen Produkte verschiedene Verantwortlichkeiten definiert. Wie lässt sich das am besten mit unserem System abbilden und welche Möglichkeiten haben Kunden hierfür?

Diesen Fall besprechen wir mit unseren Kunden im Rahmen des Erstgesprächs. Wir versuchen zuerst die Bedingungen vor Ort zu verstehen. Also gibt es direkte Vorgesetzte die eine Rolle übernehmen sollen oder läuft alles zentral über den Fuhrpark? Sind unterschiedliche Personen für die einzelnen Aufgaben verantwortlich, richten wir diese ein und vergeben die jeweiligen Berechtigungen.

Im LapID System gibt es verschiedene Rollen. Hierzu zählen:

• Systembenutzer
• Personen
• Eskalationsempfänger

Unter Systembenutzern verstehen wir die Nutzer, die das LapID System administativ verwalten. Hier gibt es verschiedene Rechte und Rollen die vergeben werden können. Über unsere Mandatierung können wir auch Unternehmensstrukturen abbilden und so verschiedene Systembenutzer für unterschiedliche Unternehmensbereiche definieren.

Personen sind im LapID System die angelegten Fahrer und Mitarbeiter, die Führerscheinkontrollen oder Unterweisungen durchführen müssen.

Eskalationsempfänger sind die Personen, die über ausgebliebene Kontrollen, Unterweisungen und Fahrzeugprüfungen informiert werden. Hierbei kann es sich um Systembenutzer handeln oder andere Personen im Unternehmen.

4. Nachdem das System jetzt vollständig eingerichtet ist, welche Unterstützung erhält der Kunde noch?

Nach der Systemeinrichtung stehen unseren Kunden verschiedene Möglichkeiten zur Unterstützung zur Verfügung. Der Ansprechpartner im Customer Success Management steht weiterhin für Rückfragen zur Systemnutzung zur Verfügung. Im LapID System selbst integriert sind darüber hinaus beispielsweise interaktive Guides, die einzelne Prozessschritte erklären. Das ist insbesondere für neue Systembenutzer hilfreich, um sich im System zurecht zu finden.

Über neue Features und Funktionen werden unsere Bestandskunden in regelmäßigen „WhatsNew“ Mailings informiert. Je nach Feature und Funktion stellen wir diese zusätzlich in einem Live-Webinar vor. Hier können wir gezielt auf die Fragen unserer Kunden eingehen.

Zudem stehen in unserem Download-Center im Kundensystem jederzeit diverse Anleitungen und Fahrerinformationen herunterladen bereit.

Darüber hinaus ist auch unser Support-Team telefonisch oder per E-Mail zu erreichen, um Fragen unserer Kunden zu beantworten.

Feedback, dass wir zu unseren Produkten erhalten, lassen wir außerdem in unsere Produktentwicklung mit einfließen, um den Bedürfnissen unserer Kunden noch besser gerecht zu werden.

5. Wenn du die Implementierungsphase bei LapID in einem Satz zusammenfassen müsstest, wie würde dieser lauten?

Ziel und Anspruch von uns ist es dem Kunden den maximalen Mehrwert unseres Systems zu liefern und dabei immer ein offenes Ohr für deren Bedürfnisse und Wünsche zu haben.