Onboarding bei LapID: Ihre ersten Schritte im System

Als Anbieter für Fuhrpark-Compliance-Lösungen bietet LapID verschiedene Möglichkeiten, wie

• Die automatisierte Führerscheinkontrolle
• Unterweisungen via E-Learning (für die Bereiche Arbeitsschutz, Compliance und Fuhrparkmanagement)
• Digitale Fahrzeugverwaltung inkl. Aufgaben- und Terminmanagement sowie einer digitalen Fahrzeugakte

Alle Lösungen werden in einem System, dem LapID Kundensystem, vereint. So hat der Fuhrparkverantwortliche jederzeit alle Daten zu seinem Fuhrpark auf einen Blick zur Verfügung.

Im Interview erzählt uns Lukas Piosczyk mehr über den Implementierungsprozess bei LapID anhand eines Beispielunternehmens.

Das Beispielunternehmen im Überblick:

Der Fuhrpark unseres Beispielunternehmens, der „Meyer Maschinenbau GmbH“, hat 120 Dienstwagenfahrer. Die Fahrer sind auf die Standorte A und B verteilt, die 50 km voneinander entfernt sind. Fuhrparkverantwortliche in unserem Beispielunternehmen sind Frau Meyer (Standort A - Hauptansprechpartnerin für die Führerscheinkontrolle) und Frau Peters (Standort B - Hauptansprechpartnerin für die Unterweisungen). Beide betreuen an Ihrem Standort alle Lösungen.

Die Führerscheine in unserem Beispiel sind überwiegend EU-Kartenführerscheins.

Der Fuhrpark verfügt über insgesamt 120 Fahrzeuge aufgeteilt in 95 Verbrennerfahrzeuge und 25 E-Fahrzeuge. Für die Dienstwagenfahrer soll zusätzlich zur Führerscheinkontrolle auch die Fahrerunterweisung nach UVV durchgeführt werden.

Für die Fahrzeuge muss zusätzlich auch die Fahrzeugprüfung nach UVV durchgeführt werden. Außerdem müssen verschiedene andere Aufgaben und Termine für Fahrzeuge verwaltet werden.

Im Beispiel startet das Unternehmen direkt von Anfang an mit allen Lösungen. Eine stufenweise Umsetzung wäre darüber hinaus auch denkbar. 

Die eingesetzten LapID Lösungen:

• Automatisierte Führerscheinkontrolle im Basic Paket.
• E-Learning-Unterweisungen für die Module „Allgemeine Fahrerunterweisung Pkw“ sowie das Zusatzmodul „E-Mobilität“.
• LapID Fahrzeugverwaltung inkl. UVV-Fahrzeugprüfung

Das LapID Onboarding im Überblick

1. Das LapID Customer Success Management ist für die Betreuung unserer Kunden direkt nach Vertragsabschluss zuständig. Kannst du uns anhand des vorgestellten Beispielfuhrparks erklären, wie die Implementierung bei LapID funktioniert?

Nach dem Vertragsabschluss setzt sich das Customer Success Management in der Regel zeitnah (meist innerhalb von 3 Werktagen) mit unseren neuen Kunden in Verbindung und vereinbart, je nach Fuhrparkgröße, ein Erstgespräch zum Onboarding. Jeder Neukunde erhält einen eigenen Customer Success Manager der mit dem Projekt vertraut ist und dieses bis zum Ende der Implementierung betreut.

Bis zur ersten Kontaktaufnahme legen wir im Hintergrund dann bereits die Unternehmensdaten im LapID System an, senden den Kunden die Zugangsdaten zu und aktivieren die gewünschten Produkte (in diesem Fall die Führerscheinkontrolle mit allen Kontrollmethoden (Driver App als Standard und Siegel für Fahrer ohne Diensthandy), die Module zur Fahrerunterweisung und die LapID Fahrzeugverwaltung).

Im Rahmen des Erstgesprächs werden die Eckdaten des Onboarding besprochen und die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden für die Systemeinrichtung erfasst. Hier geht es z.B. um die Struktur des Systems, ob z.B. eine Unternehmenshierarchie abgebildet werden muss, die Anzahl der Systembenutzer und deren Rechte oder die Inhalte der Benachrichtigungen.

Darüber hinaus erhält das Fuhrparkmanagement Informationen über weitere individuelle Einstellungsmöglichkeiten im System und die nächsten gemeinsamen Schritte.

Sofern erforderlich übernehmen wir auch den Fahrerimport und unterstützen, bis die ersten Kontrollen im System erfolgreich durchgeführt wurden.

2. Wie kommen die Daten der Fahrer denn idealerweise ins LapID System ohne großen Aufwand und wie unterstützt LapID unser Beispiel-Unternehmen hierbei?

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Wird die LapID Führerscheinkontrolle genutzt, wie in unserem Beispielfuhrpark und kommt das LapID Siegel zum Einsatz, können unsere Kunden auf den DEKRA-Siegel-Service zurückgreifen. Hierbei wird das Siegel durch geschulte DEKRA Mitarbeiter auf dem Führerschein angebracht und die erforderlichen Daten im System erfasst. Eine andere Möglichkeit ist die Datenerfassung über die LapID Driver App. Hierfür ist im ersten Schritt lediglich die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Mitarbeiters erforderlich. Dieser erhält im Anschluss an die Anlage im System eine Aufforderung zur Erstkontrolle mit der LapID Driver App. Bei der Kontrolle werden dann alle relevanten Informationen zum Führerschein und Fahrer über die App erfasst.

Darüber hinaus bieten wir aber auch Importlisten an. Diese bieten sich insbesondere dann an, wenn große Datenmengen verarbeitet werden müssen. Hier können unsere Kunden alle wichtigen Daten zu ihren Fahrzeugen und Mitarbeitern erfassen und wir übernehmen den Import ins LapID System.

Eine weitere Möglichkeit ist die Anbindung unserer API an ein bestehendes System im Unternehmen, in dem die Mitarbeiterdaten verwaltet werden (z.B. ein HR-Managementsystem). Darüber können die Mitarbeiterdaten direkt ins LapID System synchronisiert werden und sind so stets aktuell. Ein Beispiel für eine API Integration finden Sie hier - MAX BÖGL und Link2LapID.

3. In unserem Beispielunternehmen teilen sich zwei Fuhrparkmanagerinnen die Standorte, jede betreut dort alle Lösungen. Wie lässt sich das mit unserem System abbilden und welche Möglichkeiten haben Kunden hierfür?

Diesen Fall besprechen wir mit unseren Kunden im Rahmen des Erstgesprächs. Wir versuchen zuerst die Bedingungen vor Ort zu verstehen. Also gibt es direkte Vorgesetzte die eine Rolle übernehmen sollen oder läuft alles zentral über den Fuhrpark? Sind unterschiedliche Personen für die einzelnen Aufgaben verantwortlich, richten wir diese ein und vergeben die jeweiligen Berechtigungen.

In unserem Beispiel haben wir zwei Fuhrparkverantwortliche an zwei Standorten, die jeweils alle Produkte für den Standort betreuen. 

Im LapID System gibt es verschiedene Rollen. Hierzu zählen:

• Systembenutzer
• Personen
• Eskalationsempfänger

Unter Systembenutzern verstehen wir die Nutzer, die das LapID System administrativ verwalten. Hier gibt es verschiedene Rechte und Rollen die vergeben werden können. Über unsere Mandatierung können wir auch Unternehmensstrukturen abbilden und so verschiedene Systembenutzer für unterschiedliche Unternehmensbereiche definieren.

Personen sind im LapID System die angelegten Fahrer und Mitarbeiter, die Führerscheinkontrollen oder Unterweisungen durchführen müssen.

Eskalationsempfänger sind die Personen, die über ausgebliebene Kontrollen, Unterweisungen und Fahrzeugprüfungen informiert werden. Hierbei kann es sich um Systembenutzer handeln oder andere Personen im Unternehmen.

Für unseren Beispielfuhrpark könnte es z.B. so aussehen, dass die Fuhrparkverantwortliche von Standort A im Eskalationsprozess bei Standort B mit berücksichtigt wird. 

4. Nachdem das System jetzt vollständig eingerichtet ist, welche Unterstützung erhält der Kunde noch?

Nach der Systemeinrichtung stehen unseren Kunden verschiedene Möglichkeiten zur Unterstützung zur Verfügung. Der Ansprechpartner im Customer Success Management steht weiterhin für Rückfragen zur Systemnutzung zur Verfügung. Im LapID System selbst integriert sind darüber hinaus beispielsweise interaktive Guides, die einzelne Prozessschritte erklären. Das ist insbesondere für neue Systembenutzer hilfreich, um sich im System zurechtzufinden.

Über neue Features und Funktionen werden unsere Bestandskunden in regelmäßigen „WhatsNew“ Mailings informiert. Je nach Feature und Funktion stellen wir diese zusätzlich in einem Live-Webinar vor. Hier können wir gezielt auf die Fragen unserer Kunden eingehen.

Zudem stehen in unserem Download-Center jederzeit diverse Anleitungen und Fahrerinformationen zum Herunterladen bereit.

Darüber hinaus ist auch unser Support-Team telefonisch oder per E-Mail zu erreichen, um Fragen unserer Kunden zu beantworten.

Feedback, das wir zu unseren Produkten erhalten, lassen wir außerdem in unsere Produktentwicklung mit einfließen, um den Bedürfnissen unserer Kunden noch besser gerecht zu werden.

5. Wenn du die Implementierungsphase bei LapID in einem Satz zusammenfassen müsstest, wie würde dieser lauten?

Ziel und Anspruch von uns ist es, dem Kunden den maximalen Mehrwert unseres Systems zu liefern. Dabei haben wir immer ein offenes Ohr für deren Bedürfnisse und Wünsche.