Terminmanagement im Fuhrpark in der Corona-Krise

Die Corona-Krise erfordert in Unternehmen eine Anpassung sämtlicher Arbeitsabläufe an die aktuelle Sicherheitslage. Die Pandemie-Schutzvorschriften, d. h. die zum Infektionsschutzgesetz erlassenen Verordnungen und Maßnahmen, bringen weitgehende Grundrechtseingriffe in die Berufsausübungsfreiheit, Eigentums- und Freiheitsrechte mit sich. Hier gilt es, die neuen Sicherheitsaspekte in Einklang zu bringen mit der Wahrnehmung der Halterpflichten im Zusammenhang mit der „Flottenwartung“.

Inhaltsverzeichnis:

Überblick über die aktuell gültigen Corona-Regelungen
Geänderte Rahmenbedingungen, geänderte Anforderungen?
Verkehrssicherheit: Aufgaben der Flottenwartung

Auf einen Blick:

Die Corona-Pandemie und die damit einhergehenden bundesweiten Schutz- und Hygienevorschriften sind auch im Fuhrpark spürbar. Obwohl sich die Rahmenbedingungen geändert haben, bleiben die Anforderungen an das Fuhrparkmanagement sowie die Halter- und Compliance-Pflichten bestehen und müssen erfüllt werden. Die Terminplanung der Wartungsaufgaben, Unterweisungen und Kontrollen muss entsprechend weitergeführt und die Termine eingehalten werden. Dazu zählen u. a. UVV-Prüfungen, Fahrerunterweisungen und Führerscheinkontrollen.

Überblick über die aktuell gültigen Corona-Regelungen

Bund und Länder haben am 15. April 2020 beschlossen, die aktuellen Beschränkungen des öffentlichen Lebens vorerst bis zum 3. Mai zu verlängern. Generell gilt, die aktuellen Rechtsentwicklungen in der Corona-Krise weiterhin im Blick zu behalten, um Arbeitsabläufe an veränderte rechtliche Rahmenbedingungen zeitnah anpassen zu können.

Einen Überblick über die aktuell gültigen Regelungen findet man auf den Webseiten der Bundesregierung sowie auf den Internetseiten der jeweiligen Bundesländer:

Einen recht informativen, allgemeinen Überblick zu den aktuell in Unternehmen relevanten Aspekten bietet z. B. auch die Webseite Lex-Corona.

Geänderte Rahmenbedingungen, geänderte Anforderungen?

Führen auf diese Weise veränderte Rahmenbedingungen und praktische Hemmnisse auch zu veränderten Anforderungen an die Durchführung der Flottenwartung im Fuhrpark? Die Antwort lautet kurz und knapp: „Nein“. Nur weil das Leben und Arbeiten schwieriger geworden ist, ändert das nichts an den Halterpflichten und deren Wahrnehmung durch den Halterverantwortlichen im Fuhrpark. Die Regelungen zur Beschränkung des öffentlichen Lebens verlangen entsprechende Anpassungen der Arbeitsabläufe im Fuhrpark, vor allem beim Terminmanagement. Denn gerade die Halterpflichten zur Flottenwartung lassen sich zwar im Homeoffice planen und von dort steuern, aber eben nicht wirklich vollumfänglich ohne persönlichen Kontakt zum Dienstwagennutzer oder Dienstleistern erledigen. Auch das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 sieht keinerlei Ausnahmen von den gesetzlichen Halteraufgaben und -pflichten vor.

Für das Fuhrparkmanagement ist praktisch wichtig, dass Dienstleister und Handwerker ihrer Tätigkeit weiterhin nachgehen können. Auch Kfz-Händler dürfen nunmehr unter gesteigerten Hygiene-Auflagen sowie durch Einrichtung einer Zutrittssteuerung zur Vermeidung von Warteschlangen wieder öffnen. In allen Betrieben - insbesondere solchen mit Publikumsverkehr - ist es wichtig, die Hygienevorschriften einzuhalten und wirksame Schutzmaßnahmen für Beschäftigte und Kunden umzusetzen. Informativ sind hier das Handbuch Betriebliche Pandemieplanung sowie die 10 Tipps zur betrieblichen Pandemieplanung der DGUV. Nicht nur im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung nach Paragraf 5 ArbSchG ist der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard einzuhalten.

Verkehrssicherheit: Aufgaben der Flottenwartung

Der Halter eines Kraftfahrzeugs ist grundsätzlich dafür verantwortlich, dass das Fahrzeug nur in vorschriftsgemäßem und verkehrssicheren Zustand benutzt wird. Dieser Verantwortung kann sich der Halter nicht schon dadurch entledigen, dass er das Fahrzeug einem anderen – wie z. B. einem Dienstwagennutzer - zum Gebrauch überlässt. Der Halter eines Kraftfahrzeuges genügt seiner sich aus Paragraf 31 Abs. 2 StVZO ergebenden Überwachungspflicht auch nicht bereits dadurch, dass er dem Fahrer aufträgt, jeden auftretenden Fahrzeugmangel ihm zwecks Behebung mitzuteilen. Der Halter muss vielmehr durch Stichproben die Erfüllung dieses Auftrages überwachen. Nur auf erprobte, sachkundige und erwiesenermaßen hinsichtlich der Überwachung des Fahrzeugs zuverlässige Fahrer darf sich der Halter verlassen. Diese Pflichten des Kfz-Halters für den vorschriftsmäßigen und verkehrssicheren Zustand des Fahrzeugs treffen auch den Halterverantwortlichen im Fuhrpark.

An dieser Verantwortlichkeit für den verkehrssicheren Zustand der Fahrzeuge in der Flotte ändert eine Krise wie eine Pandemie letztlich nichts. Das ist bei der Umsetzung der Terminplanung für Wartungsaufgaben zu berücksichtigen.

UVV-Prüfungen

Der Fuhrparkleiter muss für die Einhaltung der berufsgenossenschaftlichen Unfallverhütungsvorschriften sorgen, wie die Unfallverhütungsvorschrift „Fahrzeuge“ (DGUV Vorschrift 70) für den betrieblichen Einsatz von Pkw und Lkw. Daran hat sich auch unter dem Blickwinkel einer Pandemie nichts geändert. Nach Paragraf 57 DGUV Vorschrift 70 sind Fahrzeuge bei Bedarf, jedoch mindestens einmal jährlich, durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand zu überprüfen. Da die UVV-Prüfung meist mit Inspektionen und Wartungen verbunden werden und Werkstätten auch in der Corona-Krise weiterhin geöffnet haben, ergibt es Sinn, dies in der Praxis zu verbinden. Die flexible Verschiebung von UVV-Prüfterminen ist jedoch auf einen Zeitraum nach Ablauf von Kontaktverboten möglich, sofern die Jahresfrist dabei noch eingehalten wird.

Siehe hierzu:

Hauptuntersuchung

Nach Paragraf 29 StVZO ist die Hauptuntersuchung (HU) eine gesetzliche Verpflichtung zur Erhaltung der Verkehrssicherheit der Fahrzeuge. Alle HU-Prüfstellen, d. h. die hauptamtlichen Prüfingenieure von TÜV und Dekra sowie die freiberuflich tätigen Kfz-Sachverständigen bei GTÜ und KÜS, die die Fahrzeuguntersuchungen durchführen, tun dies auch weiterhin. Da die HU (seit 01.01.2010 mit integrierter Abgasuntersuchung (AU)) eine Funktions-, Wirkungs- und Sichtprüfung ist, bei welcher die Fahrzeuge nicht zerlegt werden müssen, ist dies ohne Weiteres auch in einer Pandemielage möglich. Die Vorschriftsmäßigkeit des Fahrzeugs nach der StVZO ist nämlich Grundvoraussetzung für die Anbringung der HU-Plakette.

Die Hauptuntersuchung ist 24 Monate nach dem jeweils letzten Untersuchungstermin fällig. Für erstmals in den Verkehr kommende Fahrzeuge ist die HU nach 36 Monaten, danach wieder alle 24 Monate durchzuführen. Wird der Termin für die HU um mehr als zwei Monate versäumt, d. h. ist die HU-Plakette bereits mehr als zwei Monate abgelaufen, wird eine vertiefte Prüfung durch die HU-Prüfstelle durchgeführt. Nur in manchen Fällen wird man also tatsächlich flexibel zuwarten können, bis die Pandemielage sich weiter entschärft hat.

„Normalerweise“ muss man mit einem Bußgeld sowie Punkten im Flensburger Fahreignungsregister (FAER) rechnen, wenn man mit abgelaufener HU in eine Verkehrskontrolle gerät. Dies bedeutet, zunächst gibt es noch keine Strafe, wenn man ohne gültige HU-Plakette erstmals von der Polizei angehalten wird. Die HU ist innerhalb einer bestimmten Frist nachzuholen. Wird die Frist aber überzogen, wird es teuer -nicht zuletzt, weil es um die Verkehrssicherheit geht:

Überziehung der HU-Frist

Mehr als zwei Monate: Geldbuße in Höhe von 15 Euro.
Mehr als vier Monate: Geldbuße in Höhe von 25 Euro.
Mehr als acht Monate: Geldbuße in Höhe von 60 Euro sowie ein Punkt im FAER.

Gegenwärtig muss man aber eher wohl nicht mit Sanktionen rechnen, wenn die HU-Plakette angesichts der aktuellen Situation nicht fristgerecht verlängert wird. Das BMVI hat den Ländern bei fehlenden oder eingeschränkten Prüfkapazitäten eine Kulanz bei den Hauptuntersuchungen empfohlen. Das heißt konkret: Sollte die Frist für eine Hauptuntersuchung um bis zu vier Monate überschritten werden, wird empfohlen, dies nicht zu ahnden. Das gilt sowohl für Nutzfahrzeuge als auch für private Fahrzeuge. Damit soll man die Möglichkeit haben, nach dem Ende der Corona-Krise zur HU zu fahren.

Jedoch muss man im Auge behalten, dass es bei einem Unfall mit einem Fahrzeug aus dem Fuhrpark ohne gültige HU-Plakette zu einem Regress des Kfz-Haftpflichtversicherers kommen kann, wenn die Versäumung der HU-Fristen fahrlässig erfolgte. Von daher ist das Terminmanagement ebenfalls in Sachen HU in der Krise uneingeschränkt fortzuführen. Denn die Nicht-Ahndung von Fristüberziehungen ist keine „Verlängerung der Verkehrstauglichkeit“ eines Fahrzeugs.

Fahrzeugübergabe/ -rückgabe

Nachdem die Autohändler nach der aktuellen Beschlusslage ab dem 15. April 2020 unter gesteigerten Hygiene-Auflagen sowie unter Einrichtung einer Zutrittssteuerung zur Vermeidung von Warteschlangen wieder öffnen dürfen, können bestellte Fahrzeuge auch wieder ausgeliefert werden, sofern die Fahrzeugproduktion dies bereits ermöglicht. Dienstwagenberechtigte Mitarbeiter können Dienstwagen also entweder im Autohaus oder beim Sitz des Unternehmens abholen – je nachdem, wo das Fahrzeug bereitgestellt wird. Entsprechendes gilt für Fahrzeugrückgaben an den Arbeitgeber z. B. bei Leasingende.

Auf die Unterzeichnung einer Dienstwagenüberlassungsvereinbarung vor der Fahrzeugübergabe kann auch in Zeiten von Corona ebenso wenig verzichtet werden wie auf Übergabe- und/oder Rückgabeprotokolle.

Für die Durchführung der Fahrzeugübergabe/ -rückgabe gelten Vorsichtsmaßnahmen unter Gesichtspunkten des Infektionsschutzes vor allem für den nicht zu vermeidenden Kontakt. Vorsichtsmaßnahmen sind das Tragen von Mundschutz und gründliches Händewaschen sowie der regelmäßige Einsatz von Desinfektionsmitteln auf Arbeitsflächen, um das Ansteckungsrisiko zu minimieren. Der Nutzen einer Dauernutzung von medizinischen Gummihandschuhen für nicht-medizinisches Personal ist hingegen durchaus umstritten. Selbstverständlich gilt es auch hier, den Kreis der an der Fahrzeugübergabe oder -rückgabe beteiligten Personen einzugrenzen und den nötigen Sicherheitsabstand zueinander (mindestens 1,5 Meter) einzuhalten, und zwar auch beim Austausch von Übergabe- und/ oder Rückgabeprotokollen sowie Vertragsunterlagen zur Fahrzeugüberlassung. Die zusätzliche Installation eines transparenten Spuckschutzes ist z. B. in Bereichen sinnvoll, in denen Personen den Sicherheitsabstand von 1,5 Meter unterschreiten (müssen).

Ersteinweisung

Unter dem Gesichtspunkt des betrieblichen Arbeitsschutzes und der Sicherheit sind die Fahrzeugeinweisung sowie die Fahrerunterweisung besonders wichtig (zu den Unterschieden siehe hier). Zu betrieblichen Zwecken eingesetzte Dienstfahrzeuge müssen als „Arbeitsmittel“ des Unternehmens sowohl verkehrssicher als auch arbeitssicher bzw. betriebssicher sein. Daher kann insbesondere auf die Ersteinweisung bei der Fahrzeugübergabe auch in einer Krisensituation nicht verzichtet werden. Die erstmalige Einweisung in die Handhabung eines für den Nutzer neuen Kraftfahrzeugs hat einmalig zu erfolgen. Sie kann seit dem 15. April 2020 auch wieder in Autohäusern durchgeführt werden, nachdem die Kfz-Händler unter gesteigerten Hygiene-Auflagen wieder geöffnet haben dürfen. Die Ersteinweisung kann in der Praxis mit der Übergabe des Fahrzeugs an den Dienstwagennutzer verbunden werden. Dabei sollte zurzeit die Einzeleinweisung vorgezogen werden. Denn draußen darf man sich wegen bestehender Kontaktverbote nur noch alleine oder höchstens zu zweit aufhalten; mit anderen Worten dürfen mehr als zwei Personen – Einweisender und Fahrzeugnutzer – draußen nicht zusammen sein. Auch eine Probefahrt auf der öffentlichen Straße kann mit zwei Personen aus Gründen der Einweisung, mithin zwingend notwendigen beruflichen Gründen, durchgeführt werden. Fahrten mit mehr als zwei Personen jedoch sind untersagt – es sei denn, das Fahrzeug muss vorschriftsmäßig mit mehr als zwei Personen besetzt sein. Die Ausnahme für Fahrten mit mehr als zwei Personen aus der Familie oder mit dem Lebensgefährten und Kindern gelten im geschäftlichen Bereich ersichtlich nicht. Die Devise lautet: Wer keine Ersteinweisung erhalten hat, der sollte auch nicht mit dem Fahrzeug fahren, für das er keine entsprechende Einweisung erhalten hat.

Fahrerunterweisung

Die Fahrerunterweisung hat als regelmäßige Schulung/ Unterrichtung des Fahrzeugnutzers im Umgang mit dem Arbeitsmittel Fahrzeug mindestens einmal jährlich zu erfolgen. Die gesetzlichen Bestimmungen dazu sind in erster Linie Paragraf 12 ArbSchG, Paragraf 12 BetrSichV und Paragraf 4 DGUV Vorschrift 1, die durch das Infektionsschutzgesetz (IfSG) nicht eingeschränkt werden.

Da die Sicherheit bei der Fahrzeugnutzung vorgeht, sind festgestellte Defizite bei Fahrzeugnutzern abzustellen. Dies kann jedenfalls unter Beachtung der Hygienemaßnahmen auch durch eine Einzel-Unterweisung erfolgen.

Was aber ist mit größeren Gruppen? Beschränkungen können für die Art und Weise der Durchführung bestehen. Denn in Zeiten von Corona-bedingten Kontaktverboten sind Veranstaltungen und Versammlungen untersagt. Diese zeichnen sich – ebenso wie die Fahrerunterweisung als Schulungsmaßnahme – durch eine gewisse Struktur und Organisation aus. Typischerweise gibt es hier einen Leiter als Verantwortlichen und einen festlegten Rahmen. Veranstaltungen und Versammlungen, die diese Kriterien erfüllen, sind generell, sprich sowohl im öffentlichen als auch im privaten Raum ebenso wie im geschäftlichen Bereich unzulässig. Dazu zählen ebenfalls nicht allgemein zugängliche Gebäude und Wohnungen.

Allerdings besteht bei Fahrerunterweisungen in manchen, jedoch nicht unbedingt in allen Fällen, ein dringender, dienstlicher Anlass für die Durchführung. Hier besteht bei der Umsetzung vor allem die Schwierigkeit, bei einer Gruppe von Dienstwagennutzern die „richtige“ Gruppengröße zu bestimmen und dabei hinreichenden Abstand von mindestens 1,5 Metern unter den Teilnehmern zu wahren, beispielsweise durch entsprechende Positionierung von Tischen mit entsprechendem Abstand und nur einer Person pro Tisch. Nicht jedes Unternehmen verfügt über entsprechend dimensionierte Räumlichkeiten. Es dürfte jedoch keine Schwierigkeiten bereiten, die Gruppengröße (bis maximal neun Personen) entsprechend zu verringern und die Unterweisung kleingruppig, dafür häufiger durchzuführen.

Was hier „richtig“ und angemessen ist, kann letztlich den Empfehlungen der Kultusministerkonferenz (KMK) für den Lehrbetrieb an Schulen und Hochschulen als Orientierungshilfe entnommen werden. Die Kultusministerkonferenz der Länder (KMK) soll hier bis zum 29. April 2020 ein Konzept vorlegen, „wie der Unterricht unter besonderen Hygiene- und Schutzmaßnahmen, insbesondere unter Berücksichtigung des Abstandsgebots durch reduzierte Lerngruppengrößen, insgesamt wieder aufgenommen werden kann“. Diese Maßstäbe bieten auch Ansätze für unternehmensinterne Schulungsmaßnahmen.

Eine pragmatische und gute Lösungsmöglichkeit, die schon jetzt von der KMK empfohlen wird, besteht insbesondere in der Bereitstellung digitaler Lehr- und Lernformate. Daher ist eine digitale Online-Unterweisung eine Möglichkeit, dem Gesundheitsschutz der Mitarbeiter sowie Kontaktverboten angemessen Rechnung zu tragen.

Auch die Verschiebung von Unterweisungsterminen auf einen Zeitraum nach Ablauf von Kontaktverboten bietet eine flexible Lösungsmöglichkeit, sofern die Jahresfrist eingehalten wird.

Wissenswertes im Überblick:

Sicherstellung der Verkehrssicherheit: An der Verantwortlichkeit für den verkehrssicheren Zustand der Fahrzeuge in der Flotte ändert die aktuelle Situation nichts. Der Fuhrparkverantwortliche ist dazu verpflichtet sich stichprobenartig einen Überblick über den verkehrssicheren Zustand seiner Fahrzeuge zu verschaffen.

UVV-Prüfung: Die flexible Verschiebung von UVV-Prüfterminen ist auf einen Zeitraum nach Ablauf von Kontaktverboten möglich, sofern die Jahresfrist dabei noch eingehalten wird. Sie kann aber auch derzeit z.B. im Rahmen von Wartungen und Inspektionen durchgeführt werden.

Hauptuntersuchung: Alle HU-Prüfstellen, die die Fahrzeuguntersuchungen durchführen, tun dies auch weiterhin. Da die HU eine Funktions-, Wirkungs- und Sichtprüfung ist, bei welcher die Fahrzeuge nicht zerlegt werden müssen, ist dies ohne Weiteres auch in einer Pandemielage möglich. Das BMVI hat den Ländern bei fehlenden oder eingeschränkten Prüfkapazitäten eine Kulanz bei den Hauptuntersuchungen empfohlen.

Fahrzeugübergabe: Dienstwagenberechtigte Mitarbeiter können Dienstwagen entweder im Autohaus oder beim Sitz des Unternehmens abholen. Entsprechendes gilt für Fahrzeugrückgaben an den Arbeitgeber z. B. bei Leasingende. Wichtig hierbei ist die Einhaltung der Hygiene-Vorschriften. Die Unterzeichnung der Überlassungsvereinbarung und des Rückgabeprotokolls ist auch in Zeiten von Corona zwingend erforderlich.

Ersteinweisung: Die Ersteinweisung im Rahmen der Fahrzeugübergabe kann unter Einhaltung der Hygiene-Auflagen durch Autohäuser und Verkaufsstellen durchgeführt werden. Auf die Ersteinweisung kann insbesondere in einer Krisensituation wie einer Pandemie nicht verzichtet werden. Die erstmalige Einweisung in die Handhabung eines für den Nutzer neuen Kraftfahrzeugs hat einmalig zu erfolgen. Dabei sollte zurzeit die Einzeleinweisung vorgezogen werden.

Fahrerunterweisung: Auch bei der Fahrerunterweisung gilt, dass diese in Zeiten von Corona weiter fortzuführen ist. Bei Präsenzunterweisungen sollte auf Einzelunterweisungen zur Einhaltung der Hygienevorschriften zurückgegriffen werden. Alternativen sind digitale Unterweisungen. Eine Verschiebung des Unterweisungstermins ist möglich, sofern dieser innerhalb der Jahresfrist liegt.
Führerscheinkontrolle: Auch die Führerscheinkontrolle ist weiterhin durchzuführen. Eine flexible Terminverschiebung auf Zeiten nach Kontaktverboten ist möglich, sofern die Kontrolle unter Einhaltung der Hygiene-Auflagen nicht vorher durchgeführt werden kann.

Auf Aktualität geprüft am 23.04.2021.