Was heißt „revisionssichere“ Dokumentation bei Fahrtenbüchern?

Im Fuhrparkmanagement beinhalten zahlreiche Tätigkeiten das Erfordernis, Unterlagen aufzubewahren und Nachweise zu dokumentieren. Dabei werden z. B. aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Fahrtenbücher oder die Dokumentation von Führerscheinkontrollen und Unterweisungen in elektronischer Form als digitale Dokumente aufbewahrt. Die Dokumentation generell kann sowohl in Papierform als auch digital geschehen. Häufig werden sogar die nach den außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Büchern und sonstige Aufzeichnungen zunehmend in elektronischer Form geführt. Welche Anforderungen bei Fahrtenbüchern erfüllt sein müssen, damit die Dokumentation revisionssicher ist, wird im Folgenden erklärt.

Inhaltsverzeichnis

• Revisionssichere Dokumentation bedeutet, …
• Generelle Anforderungen an Bücher und Aufzeichnungen
  • Generelle Anforderungen an Fahrtenbücher
  • Besondere Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher
  • Dokumentationsmängel
  • Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher
• Revisionssichere Dokumentation im Fuhrparkmanagement

Revisionssichere Dokumentation bedeutet, …

… vereinfacht ausgedrückt, dass eine technische Lösung (z. B. Software, App, Webtool usw.) unter steuerlichen und buchhalterischen Gesichtspunkten so aufgebaut sein muss, dass sie den Anforderungen einer Steuerprüfung standhält. Beispielsweise müssen bei elektronischen Fahrtenbuchaufzeichnungen sämtliche nachträglichen Änderungen systemseitig dokumentiert werden. Die Daten dürfen nach der erstmaligen Eingabe nicht mehr nachträglich verändert werden können, jedenfalls nicht ohne die Änderung kenntlich zu machen. Das bedeutet, dass eine nachträgliche Korrektur oder Ergänzung – ebenso wie bei einem herkömmlichen Fahrtenbuch aus Papier – systemseitig nachvollziehbar dokumentiert werden muss. Letztlich muss also auch die Software des elektronischen Fahrtenbuchs insoweit revisionssicher erstellt sein. Besteht die Möglichkeit der Datenänderung, ohne dass insoweit eine Dokumentation der Veränderung erfolgt, führt dies zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen die Daten außerdem von der Finanzverwaltung elektronisch geprüft werden können.

Wesentliche Aspekte der Revisionssicherheit sind daher u. a.:

• Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der relevanten Dokumente;
• Dokumentation nachträglicher Eingaben (= Protokollierung (Logfiles));
• Schutz/Sicherheit gegen Manipulationen;
• Nachvollziehbare Aufbewahrungsrichtlinien;
• Exportmöglichkeit in Standard-Datenformate;
• Zugriffsmöglichkeiten für externe Auditoren (wie z. B. Betriebsprüfer des Finanzamts).

Es versteht sich von selbst, dass dabei auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO sowie der Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses nach Paragraf 26 BDSG einzuhalten sind. Zur revisionssicheren Dokumentation siehe im Übrigen auch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450, sowie das BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001).

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• Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark (nach DSGVO)

Generelle Anforderungen an Bücher und Aufzeichnungen

Die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen ergeben sich aus:

• außersteuerlichen handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften (§§ 238, 239, 257, 261 HGB), die nach Paragraf 140 Abgabenordnung (AO) für das Steuerrecht nutzbar gemacht werden können, sowie aus
• steuerlichen Ordnungsvorschriften (u. a. § 145 bis 147 AO).

Dabei gelten für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonstiger elektronischer Aufzeichnungen die gleichen Anforderungen wie für manuell erstellte Bücher oder Aufzeichnungen. Hierzu gehört auch die Dokumentation der im Zusammenhang mit elektronischen Büchern und Aufzeichnungen stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems.

Aus steuerlicher Sicht sind dabei auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten (vgl. dazu BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, S. 1450, sowie BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001). Die technischen Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik wurden zuletzt mit BMF-Schreiben v. 16.12.2019, IV A 4 – S 0316-a/19/10012:001, bekanntgegeben.

Generelle Anforderungen an Fahrtenbücher

Die Anforderungen an die Führung steuerlicher Fahrtenbücher richten sich nach Paragraf 8 Abs. 2 Satz 4 Einkommensteuergesetz (EStG). Im Rahmen der sog. Gesamtkostenmethode (= Fahrtenbuchmethode) soll hierbei der Umfang der Privatnutzung an den gesamten Kosten der Fahrzeugnutzung für den Lohnsteuerabzug ermittelt werden. Werden aufgrund eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs die außerdienstlichen und die dienstlichen Fahrten nachgewiesen, kann der auf die Privatnutzung entfallende Anteil an den gesamten Fahrzeugkosten konkret ermittelt werden. Allerdings ist im Gesetz nicht genau geregelt, was unter einem „ordnungsgemäßen“ Fahrtenbuch zu verstehen ist.

Deshalb schreibt die Finanzverwaltung vor, wie ein solches Fahrtenbuch zu führen ist: Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist erforderlich, dass insbesondere die Dienstfahrten hinreichend belegt werden. So sind Kilometerangaben mit einem kurzen Vermerk lediglich ausreichend für Privatfahrten („Privatfahrt“) und für Wegefahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte („Wegefahrt“).

Für Dienstfahrten reicht ein solcher kurzer Vermerk („Geschäftsfahrt“ / „Dienstfahrt“) hingegen regelmäßig nicht aus. Vielmehr sind weitere Angaben erforderlich, um den geschäftlichen und betrieblichen Anlass der Fahrt zweifelsfrei zu dokumentieren. Erforderlich sind Angaben zu:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel und Reiseroute,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Aufzeichnungserleichterungen bestehen für Kundendienstmonteure und Handelsvertreter mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit, für die es ausreicht, anzugeben, welche Kunden an welchem Ort aufgesucht worden sind. Weitere Erleichterungen gibt es für Taxifahrer und Fahrlehrer.

Besondere Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher

Für die Führung elektronischer Fahrtenbücher gelten im Grundsatz dieselben Regeln wie für handschriftlich geführte Fahrtenbücher. Es ist daher zulässig, die Nachweise durch ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen, das sämtliche Fahrten automatisiert mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst, wobei der Fahrzeugnutzer jedoch den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner „händisch“ durch Dateneingabe (z. B. über eine App, am PC oder über ein Webportal) ergänzen muss.

Auch für elektronische Fahrtenbücher gilt, dass diese zeitnah und in geschlossener Form zu führen sind. Es genügt also nicht, dass die Fahrten lediglich mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah (und unveränderbar) aufgezeichnet wurden. Vielmehr sind insbesondere für die vom Fahrzeugnutzer persönlich zu ergänzenden Aufzeichnungen zum geschäftlichen Anlass der Dienstfahrt sowie zu den Angaben der aufgesuchten Geschäftspartner bzw. Kunden „zeitnah“, d. h. direkt im Anschluss an das Fahrtende, vorzunehmen und nicht erst zum Ende der Arbeitswoche. Der Dienstwagennutzer muss daher die o. g. wesentlichen Angaben entweder noch im Fahrzeug oder spätestens nach Abschluss der Fahrt bzw. Dienstreise im direkten Anschluss am Computer eingeben. Denn bei elektronischen Fahrtenbüchern ist eine nachträgliche elektronische Ergänzung der Angaben zum Dienstgeschäft ausnahmsweise zulässig. Die Fahrtenbuchsoftware muss dabei allerdings die Eingabe der Daten in der Software zeitlich in chronologischer Reihenfolge dokumentieren. Zulässig ist es daher, nachträgliche Angaben zum privaten bzw. zum dienstlichen Anlass der Fahrt (mit Angaben zum aufgesuchten Geschäftspartner s. o.) über ein Webportal zu ergänzen, wenn das elektronische Fahrtenbuch insoweit alle Fahrten automatisch über GPS bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel unveränderbar aufzeichnet. Werden die Angaben zum dienstlichen Fahrtanlass vom Firmenwagennutzer innerhalb von sieben Tagen nach Abschluss der Fahrt in einem Webportal eingetragen und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet, dann ist das elektronische Fahrtenbuch insoweit als zeitnah und damit ordnungsgemäß geführt anzusehen.

Dokumentationsmängel und ihre Folgen

Regelmäßig bereitet in der Praxis gerade der Nachweis der dienstlichen Fahrten in Abgrenzung zu den Privatfahrten und Wegefahrten mit dem Firmenfahrzeug Schwierigkeiten. Nicht selten fördert eine Prüfung von Fahrtenbüchern im Rahmen einer Lohnsteuernachschau Mängel der Fahrtenbuchaufzeichnungen zutage. Denn in diesem Bereich gibt es zahlreiche Stolperfallen: So erfordern Fahrtenbücher eine in sich geschlossene Form, die nachträgliche Änderungen ausschließt; deshalb reicht bei einem in Papierform geführten Fahrtenbuch eine „Loseblattsammlung“ nicht aus (vgl. BFH, Beschluss v. 12.10.2012, Az. IX B 87/12).

Mängel eines Fahrtenbuchs können nicht durch eine Schätzung geheilt werden. Vielmehr führen Mängel am Fahrtenbuch dazu, dass es nicht „ordnungsgemäß“ geführt ist. Die Folge ist dann zwangsläufig die Nachversteuerung nach der gesetzlichen 1-Prozent-Methode (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 und 3 EStG i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG), und zwar rückwirkend für das gesamte Kalenderjahr.

Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher

Da es für die Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher und der zugehörigen Software keine Zertifizierungsverfahren gibt, ist die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher stets einer Einzelfallprüfung – meist im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung – vorbehalten. Es ist daher zu empfehlen, auf solche elektronischen Fahrtenbücher zurückzugreifen, die sich insoweit in der Praxis erfolgreich bewährt haben und die von der Finanzverwaltung systemseitig als „ordnungsgemäß“ anerkannt werden bzw. nicht beanstandet werden.

Hinweis
Achten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf, dass die Daten unveränderlich erfasst und gespeichert werden. Testen Sie Systeme selbst und prüfen Sie, ob die Revisionssicherheit gewährleistet wird.

Weitere Dokumentationsanforderungen im Fuhrparkmanagement

Eine Dokumentation ist nicht nur beim steuerlichen Fahrtenbuch erforderlich. Im Fuhrparkmanagement gibt es darüber hinaus weitere Anwendungsfälle, bei denen Nachweise zu Dokumentationszwecken erfasst werden müssen. Die Rechtsgrundlagen dafür liegen außerhalb des Steuerrechts und der handelsrechtlichen Buchhaltungsvorschriften. Hierzu zählt zum Beispiel die Dokumentation zur Führerscheinkontrolle. Allerdings muss der halterverantwortliche Fuhrparkmitarbeiter schon im eigenen Interesse die durchgeführte Führerscheinkontrolle dokumentieren, um eine strafrechtliche Haftung wegen Zulassen des Fahrens ohne Fahrerlaubnis zu vermeiden. Gleiches gilt auch für den Nachweis über die Durchführung von Fahrerunterweisungen (vgl. § 12 ArbSchG, § 12 BetrSichV). Im Rahmen der Dienstwagenüberlassung sind Dienstwagenfahrer regelmäßig im sicheren Umgang mit dem Dienstfahrzeug zu unterweisen. Die jährlich stattfindenden Unterweisungen sollten manuell oder elektronisch dokumentiert (vgl. DGUV Vorschrift 1 Paragraf 4 Nr. 1) und zwei Jahre aufbewahrt werden. Auch bei der Durchführung der UVV-Fahrzeugprüfung nach Paragraf § 57 DGUV Vorschrift 70 (UVV Fahrzeuge) müssen Prüfberichte und Nachweise über die durchgeführte UVV-Prüfung aufbewahrt werden. Während die Prüfplakette im Fahrzeug angebracht wird, ist eine Kopie des UVV-Prüfungsnachweises bei den Fahrzeugunterlagen im Fahrzeug (= Betriebsmittel) aufzubewahren. Da es sich – mit Ausnahme der Rechnungen für externe Fahrerunterweisungen oder UVV-Prüfungen – insoweit nicht um steuerlich oder handelsrechtlich relevante Unterlagen handelt, müssen diese weiteren Dokumente lediglich authentisch und plausibel sein und darüber hinaus rechtssicher, d. h. vor allem datenschutzkonform, aufbewahrt werden.