Eine regelmäßige Führerscheinkontrolle ist in Fuhrparks aus rechtlicher Sicht unerlässlich, um den Pflichten als Fahrzeughalter gerecht zu werden. Diese kann manuell oder mit Hilfe von digitalen Lösungen erfolgen. Wir stellen Ihnen die digitale und manuelle Führerscheinkontrolle vor und zeigen, warum Letztere effizienter ist.
Manuelle Führerscheinkontrollen
Bei manuellen Kontrollen müssen alle Dienstwagennutzer ihre Führerscheine im Original beim Fuhrparkmanager oder einer autorisierten Person vorzeigen. Diese prüft die Echtheit und die Gültigkeit des Führerscheins (s. Abb.). Beide Beteiligten müssen einen Kontrollnachweis sowie die Verpflichtung unterzeichnen, den Fuhrparkleiter bei Verlust oder Einzug des Führerscheines in Kenntnis zu setzen. Diese Dokumentation wird daraufhin archiviert.
- Manuelle Führerscheinkontrollen im Fuhrpark (inkl. kostenlosem Download)
- LapID Free: die digitale Dokumentation manueller Führerscheinkontrollen
Ablauf der manuellen Führerscheinkontrolle
In der Praxis entpuppt sich die Durchführung der manuellen Führerscheinkontrolle als sehr aufwendiges und zeitraubendes Verfahren für den Fahrer und das Fuhrparkmanagement. Das gilt insbesondere bei großen und bei dezentralen Fuhrparks. So müssen bspw. Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind, häufig eine Extrafahrt zum Fuhrparkverantwortlichen einplanen. Hinzu kommt, dass die Termine für die manuelle Kontrolle oftmals umständlich koordiniert werden müssen. Im Ergebnis frisst die manuelle Kontrolle von Führerscheinen Arbeitszeit, die das Fuhrparkmanagement für andere Aufgaben nutzen könnte.
Beitragstipp: Prozesskostenrechnung im Fuhrparkmanagement am Beispiel der Führerscheinkontrolle
Zur Organisation manueller Führerscheinkontrollen werden in der Praxis häufig Formulare, Excel-Tabellen und Outlook-Termine genutzt. In Outlook setzt der Fuhrparkverantwortliche die Kontrolltermine und versendet diese an seine Fahrer. In der Excel-Tabelle oder im Formular wird die Führerscheinkontrolle manuell eingetragen. Die Führerscheinkontrolle wird danach meist in Aktenordner abgelegt. Die Durchführung und Dokumentation der manuellen Führerscheinkontrolle weisen allerdings Lücken auf und der Datenschutz ist unzureichend gewährleistet. Ausgedruckte Unterlagen in Aktenordner sind nicht sicher vor unbefugten Dritten und verschwenden Platz und Papier.
Vor- und Nachteile der manuellen Führerscheinkontrolle
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Elektronische Führerscheinkontrollen
Eine kostengünstige Alternative zur manuellen Kontrolle stellt die elektronische Kontrolle aller Führerscheine dar. Sie ermöglicht das automatisierte Erfassen und Abgleichen von Daten.
Das Fuhrparkmanagement profitiert vielfach. Es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche und gleichzeitig sinken die Prozesskosten. So ist z.B auch die Koordination von Kontrollterminen nicht mehr nötig, da die meisten Anbieter elektronischer Systeme Erinnerungsfunktionen anbieten. Zudem erfolgt die Dokumentation der Kontrolle automatisch und rechtssicher. Auch die Fahrer profitieren von elektronischen Lösungen zur Kontrolle des Führerscheins. Anstatt einen Termin mit dem Fuhrparkmanagement abzustimmen und für die Kontrolle vor Ort sein zu müssen, kann der Fahrer die Kontrolle zu jeder Zeit bequem mit dem Smartphone initiieren oder in seine Route, z. B. beim Tanken, einplanen.
Ablauf der elektronischen Führerscheinkontrolle
Elektronische Führerscheinkontrollen sind kostengünstiger als manuelle Kontrollen. Die Anschaffungskosten schrecken allerdings auf den ersten Blick ab. Basierend auf den Prozesskosten der Führerscheinkontrolle haben wir uns die Kosten der manuellen und elektronischen Führerscheinkontrolle einmal genauer angeschaut und beide gegenübergestellt:
Eine allgemeine Übersicht zur elektronischen Führerscheinkontrolle finden Sie hier: Überblick: Elektronische Führerscheinkontrolle im Fuhrpark
Vor- und Nachteile der elektronischen Führerscheinkontrolle
| Vorteile | Nachteile |
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Mehr zu den positiven Aspekten der elektronischen Führerscheinkontrolle lesen Sie in diesem Beitrag:
Fazit: Manuell war gestern!
Eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark kann manuell oder elektronisch erfolgen. Elektronische Lösungen erleichtern die regelmäßige, datenschutzkonforme Überprüfung und rechtssichere Dokumentation der Daten im Vergleich zu einer manuellen Kontrolle enorm: Im Fuhrparkmanagement wird der Aufwand reduziert und auch für Fahrer erleichtert sich der Vorgang.
(Abb.: Vergleich manueller und elektronischer Führerscheinkontrolle, eigene Darstellung) 
