Führerscheinkontrolle - manuell oder elektronisch?

Eine regelmäßige Führerscheinkontrolle ist in Fuhrparks aus rechtlicher Sicht unerlässlich, um den Pflichten als Fahrzeughalter gerecht zu werden. Diese kann manuell oder mit Hilfe von elektronischen Lösungen erfolgen. Wir stellen Ihnen beide Methoden vor und zeigen, warum Systeme zur elektronischen Kontrolle effiziente Alternativen sind.

Manuelle Kontrollen

Bei manuellen Kontrollen müssen alle Dienstwagennutzer ihre Führerscheine im Original beim Fuhrparkmanager oder einer autorisierten Person vorzeigen. Diese prüft die Echtheit und die Gültigkeit des Führerscheins (Abb. 1). Beide Beteiligten müssen einen Kontrollnachweis sowie die Verpflichtung unterzeichnen, den Fuhrparkleiter bei Verlust oder Einzug des Führerscheines in Kenntnis zu setzen. Diese Dokumentation wird daraufhin archiviert.

Manuelle-Fuehrerscheinkontrolle

Bild: Prozess der manuellen Führerscheinkontrolle, Eigene Darstellung

In der Praxis entpuppt sich dies als sehr aufwendiges und zeitraubendes Verfahren für die Fahrer und für das Fuhrparkmanagement. Das gilt insbesondere bei großen und bei dezentralen Fuhrparks. So müssen beispielsweise Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind, häufig eine Extrafahrt zum Fuhrparkverantwortlichen einplanen. Hinzu kommt, dass die Termine für die manuelle Kontrolle oftmals umständlich koordiniert werden müssen. Im Ergebnis frisst die manuelle Kontrolle von Führerscheinen Arbeitszeit, die das Fuhrparkmanagement für andere Aufgaben nutzen könnte.

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Elektronische Führerscheinkontrollen

Eine kostengünstige Alternative zur manuellen Kontrolle stellt die elektronische Kontrolle aller Führerscheine dar. Sie ermöglicht das automatisierte Erfassen und Abgleichen von Daten.

Das Fuhrparkmanagement profitiert vielfach. Es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche und gleichzeitig sinken die Prozesskosten. So ist zum Beispiel auch die Koordination von Kontrollterminen nicht mehr nötig, da die meisten Anbieter elektronischer Systeme Erinnerungsfunktionen anbieten. Zudem erfolgt die Dokumentation der Kontrolle automatisch. Auch die Fahrer profitieren von elektronischen Lösungen zur Kontrolle des Führerscheins, da diese weniger aufwendig sind, als die manuelle Kontrolle. Anstatt einen Termin mit dem Fuhrparkmanagement abzustimmen und für die Kontrolle vor Ort sein zu müssen, kann der Fahrer die Kontrolle zu jeder Zeit bequem mit dem Smartphone initiieren oder in seine Route, z.B. beim Tanken, einplanen.

Elektronische-Fuehrerscheinkontrolle

Bild: Prozess der elektronischen Führerscheinkontrolle, Eigene Darstellung

Worauf sollte bei der Auswahl einer elektronischen Lösung geachtet werden?

Zu den verbreitetsten Lösungen gehören Verfahren mit RFID-Technologie. Die Palette reicht darüber hinaus von Post-Ident-Verfahren, über QR- oder Barcodes, die auf den Führerscheinen angebracht werden, bis hin zu Führerscheinscannern, die ohne Aufkleber oder Barcode auskommen. Neben diesen Verfahren erfreuen sich mobile, appbasierte Lösungen immer größerer Beliebtheit.

Achtung!
RFID-Technologie ist nicht gleich RFID-Technologie. Diese unterscheiden sich unter anderem hinsichtlich Sicherheitsstandards, wie z.B. funktionierenden Sollbruchstellen oder rückstandsfrei entfernbaren Klebern.

 

Wichtig ist, dass die gewählte Lösung genauso sicher und wenig manipulierbar ist, wie eine Kontrolle durch eine Person. Wenn Apps eingesetzt werden, sollte außerdem gewährleistet sein, dass sensible Daten nachweislich sicher übertragen und gespeichert werden. Nur dann bietet das System Revisions- und Rechtssicherheit. Denn es gilt: Wenn Prüfungen durch einen Fahrer manipulierbar sind, greift im Zweifel immer die Sorgfaltspflicht des Unternehmens oder des Fuhrparkverantwortlichen. Sollte es zum Rechtsstreit kommen, kann sich nicht auf den Vorsatz eines Fahrers berufen werden.

Manuell war gestern!

Eine Führerscheinkontrolle im Fuhrpark kann manuell oder elektronisch erfolgen. Elektronische Lösungen erleichtern die regelmäßige, datenschutzkonforme Überprüfung und rechtssichere Dokumentation der Daten im Vergleich zu einer manuellen Kontrolle enorm: Im Fuhrparkmanagement wird der Aufwand reduziert und auch für Fahrer erleichtert sich der Vorgang.

 

Über Führerscheinkontrolle informieren

 

Tipps: Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

 

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