Compliance ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema, nicht nur für große. Doch was ist Compliance eigentlich, welche Pflichten ergeben sich daraus und wie kann LapID bei der Einhaltung unterstützen? Mehr dazu in unserem Überblick:
Inhaltsverzeichnis:
- Was versteht man unter Compliance?
- Wie ist Compliance entstanden?
- Wen betreffen Compliance-Anforderungen im Unternehmen?
- Was ist das Ziel von Compliance im Unternehmen?
- Welchen Einfluss hat Compliance auf das Unternehmen?
- Welche Themen müssen im Rahmen des Compliance-Managements im Unternehmen berücksichtigt werden?
- Unterweisungen zur Einhaltung von Compliance-Pflichten im Unternehmen
Was versteht man unter Compliance?
Compliance ist weit mehr als die Vermeidung von Gesetzesverstößen. Übersetzt bedeutet Compliance: Verhalten im Einklang mit geltendem Recht.
Es umfasst gesetzliche und freiwillige Regelungen sowie Strukturen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien soll Risiken minimieren, die Effizienz steigern und das gesellschaftliche Interessen wahren. Hierbei sind auch die Leitlinien und das Wertesystem des Unternehmens wichtig.
Gesetzlich trifft man auf Compliance vor allem im Zusammenhang mit den Organisationspflichten im Finanz- und Versicherungsrecht:
- Einführung eines internen Kontrollsystems für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (§ 25a Abs. 1 KWG), für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (§ 80 Abs. 1 WpHG) und Versicherungsunternehmen (§ 29 Abs. 1 VAG)
- EU-Geldwäscherichtlinien
- Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz GwG) (Mehr Infos im LapID Beitrag „Geldwäschegesetz: Was steht drin?“)
Doch nicht nur in börsennotierten Unternehmen werden Compliance-Systeme und -Strukturen geschaffen und gelebt. Die meisten Unternehmen haben mittlerweile Compliance-Regeln definiert, die bspw. Korruption eindämmen und Gleichbehandlung, Arbeits-, Daten- oder Umweltschutz fördern sollen.
Relevante internationale Richtlinien:
Das sog. Compliance Management ist der strukturierte Aufbau von Regelungen und Richtlinien, die vom Unternehmen und Mitarbeitern einzuhalten sind. Compliance ist die Grundlage für langfristigen und nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Wie ist Compliance entstanden?
Seinen Ursprung hat der Begriff im Bankensektor. Dort sollten Insidergeschäfte und Geschäfte mit hohem Risiko besser reguliert werden. Unternehmen in einem demokratischen Rechtsstaat müssen sicherstellen, dass alle nationalen und internationalen Gesetze eingehalten werden.
Für börsennotierte Unternehmen definiert der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) Compliance als eine der Hauptaufgaben des Vorstands. Dieser hat dafür Sorge zu tragen, dass gesetzliche Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien eingehalten werden. Für Familienunternehmen existiert als Pendant dazu der Governance Kodex.
Wen betreffen Compliance-Anforderungen im Unternehmen?
Compliance-Anforderungen treffen alle Personen im Unternehmen, von der Geschäftsführung bis hin zum Mitarbeiter. Je nach Bereich und Hierarchieebene können die Anforderungen unterschiedlich ausfallen und sind je Unternehmen individuell zu bewerten.
Was ist das Ziel von Compliance im Unternehmen?
Das oberste Ziel des Compliance-Managements ist die Reduzierung von straf- und zivilrechtlicher Risiken. Verstöße sollen aufgedeckt und verhindert werden.
Durch die Ausgestaltung von Compliance-Regelungen kann auch das Zusammenleben im Unternehmen angenehmer gestaltet werden, denn jeder Mitarbeiter weiß, an welche Regelungen er sich halten muss.
Gleichzeitig sollen durch Compliance-Management Wettbewerbsvorteile gesichert werden. Wirksam kann ein Compliance-Management-System nur sein, wenn es von der obersten Führungsebene mit gutem Beispiel vorgelebt wird.
Welchen Einfluss hat Compliance auf Unternehmen?
Im Rahmen einer Compliance-Risikoanalyse werden potenzielle Risiken identifiziert. Anschließend folgt die Sensibilisierung der Mitarbeiter sowie begleitende Kommunikationsmaßnahmen.
Compliance-Management hat dabei eine starke Signalwirkung nach außen. Halten sich Unternehmen öffentlich sichtbar an gesetzliche Regelungen und Vorgaben, zeigt das potenziellen Geschäftspartnern, dass sie mit einem integren Unternehmen zusammenarbeiten. Gleichzeitig können Unternehmen sich dadurch von Mitbewerbern abgrenzen. Hierdurch entstehen Marktvorteile.
Compliance-Regelungen beinhalten neben verpflichtenden Regelungen auch solche Regeln, die sich ein Unternehmen freiwillig selbst auferlegt, wie z. B. bestimmte Standards oder ein Verhaltenskodex. Der gängigste und bekannteste Kodex ist dabei der Code of Conduct. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von Richtlinien und Regelungen, denen sich Unternehmen freiwillig unterstellen. Diese dienen beispielsweise als Handlungsorientierung für Mitarbeiter und sollen unerwünschte Handlungen vermeiden.
„LapID Code of Conduct“: LapID verfolgt eine Nachhaltigkeitsstrategie und legt bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten Wert auf die Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze sowie auf ethische Standards. Für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit hat LapID einen eigenen Code of Conduct erstellt und erwartet von seinen Lieferanten, dass die Inhalte und Prinzipien weltweit umgesetzt und eingehalten werden.
Verhalten sich Unternehmen nicht „compliant“, kann dies zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Diese können einzelne Personen der Organisation, aber auch das gesamte Unternehmen betreffen.
Welche Themen müssen im Rahmen des Compliance-Managements in Unternehmen berücksichtigt werden?
Eine Compliance-Richtlinie im Unternehmen kann folgende Inhalte enthalten:
- Umgang mit Einladungen, Geschenken und anderen persönlichen Vorteilen
- Verhalten gegenüber Wettbewerbern
- Gleichbehandlung
- Konsequenzen bei Compliance-Verstößen
- Allgemeine Verhaltensanforderungen
Darüber hinaus sollen durch die Einhaltung und Umsetzung von Compliance-Regelungen Risiken für das Unternehmen vermieden werden. Eine Übersicht möglicher Compliance-Risiken:
- Verstoß gegen Regelungen des Arbeitschutzgesetzes
- Unlauterer Wettbewerb
- Verletzungen des Antidiskriminierungsgesetzes
- Korruption
- Steuerhinterziehung
- Verletzung des Datenschutzes
- IT-Sicherheitsrisiken und Informationssicherheit
- Geldwäsche
- Terrorismusfinanzierung
- Kartellrechtliche Anforderungen
- Außenwirtschaftsregelungen
- Vergabevorschriften
- Meldepflichten bei börsennotierten Unternehmen
- Verstöße gegen Umweltstandards und Menschenrechte
- Verstöße gegen rechtliche Regelungen im Fuhrparkmanagement
Unterweisungen zur Einhaltung von Compliance-Pflichten
Ein effektives Mittel, um straf- und zivilrechtliche Risiken im Unternehmen zu vermeiden, ist der Einsatz von Schulungen und Unterweisungen im Compliance-Management.
Zur rechtssicheren und komfortablen Durchführung von Unterweisungen im Unternehmen bietet LapID eine Vielzahl von Modulen aus dem Compliance-Bereich an. Über das LapID System verwalten Sie die Unterweisungen Ihrer Beschäftigten und können nach ihren Bedürfnissen Unterweisungen zusammenstellen.
Die Durchführung erfolgt über das webbasierte LapID-Portal. Ihren Mitarbeitern werden die Unterweisungsinhalte in informativen und interaktiven Lernkapiteln zur Verfügung gestellt, die jederzeit pausiert werden können. Eine Verständnisprüfung mit kurzen Fragen zum Unterweisungsinhalt rundet das Paket ab. Der Unterweisungsnachweis wird rechtssicher im LapID System dokumentiert und kann jederzeit eingesehen werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Unterweisung um eigene Inhalte, bspw.in Form von PDF-Dateien, zu ergänzen und so unternehmensspezifische Sachverhalte wie z. B. Passwortrichtlinien abzubilden.
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