Interessenkonflikte im Unternehmen entstehen häufig dann, wenn berufliche und persönliche Interessen aufeinanderprallen. Wichtig ist, dass Sie diese frühzeitig erkenen oder – besser noch – vermeiden können. 7 Maßnahmen, mit denen Sie das Risiko für Interessenkonflikte minimieren können.
7 Maßnahmen zur Prävention von Interessenkonflikten
1. Richtlinien festlegen: Identifizieren Sie mögliche Merkmale von Interessenkonflikten, die Ihr Unternehmen gefährden könnte. Definieren Sie Grenzen, ab wann es sich um Interessenkonflikte handelt. Bei einem Interessenkonflikt aufgrund finanzieller Vorteile z. B ist es wichtig, festzuschreiben, ob und bis zu welchem Geldwert Geschenke angenommen werden dürfen. Verankern Sie diese Vorgaben in Ihren internen Unternehmensrichtlinien.Welcher Geldwert bei der Annahme von Geschenken im Unternehmen empfohlen wird und wie Compliance-Regeln konkret in Bezug auf Geschenke aussehen können, können Sie in diesem Beitrag nachlesen:2. Mögliche Interessenkonflikte berücksichtigen: Bei Einstellungen oder Beförderungen von Mitarbeitern sollten Sie schon im Vorhinein überprüfen, ob Risiken für Interessenkonflikte vorhanden sind. Ist das der Fall, sollten Sie den entsprechenden Mitarbeiter nicht einstellen oder ihm eine andere Position im Unternehmen anbieten. So können Sie Interessenkonflikte aufgrund von Anschluss- oder Nebenbeschäftigungen konsequent verhindern.
3. Sensibilisierung und Unterweisungen: Sorgen Sie für mehr Wachsamkeit unter den Mitarbeitern, damit sie mögliche Interessenkonflikte im Ernstfall schnell identifizieren können. Dafür sollten Sie sie regelmäßig zu diesem Thema unterweisen. Dazu bieten sich z. B. kurze Lerneinheiten per E-Learning an.
4. Vorbildfunktion Führungskräfte: Speziell bei Führungskräften und Geschäftsführen besteht eine Gefahr für einen Interessenkonflikt aufgrund von Zusammenarbeit mit Wettbewerbern, da sie häufig Zugang zu sensiblen Informationen haben. Dabei ist es für Sie als Führungskraft besonders wichtig, mit gutem Beispiel voranzugehen und keine Änfälligkeit für Interessenkonflikte aufzuweisen. Ihre Mitarbeiter verlieren anderenfalls das Vertrauen in Sie als Autoritätsperson und könnten eher dazu tendieren, selbst ihr Eigeninteresse über das Interesse des Unternehmens zu stellen.
5. Transparenz: Einerseits sollten Ihre Mitarbeiter verpflichtet sein, potenzielle Interessenkonflikte offenzulegen, insbesondere bei Geschäften mit Kunden oder Lieferanten. Wenn es sich um einen Interessenkonflikt aufgrund persönlicher Beziehungen handelt, kann der Mitarbeiter bspw. selbständig von dem entsprechenden Projekt oder der Auftragsvergabe zurücktreten. Andererseits sollten Sie selbst auch offen und transparent mit Entscheidungsprozessen und Geschäftspraktiken umgehen. Dieses Vorgehen stärkt langfristig das Vertrauen der Mitarbeiter ins Unternehmen und trägt dazu bei, Interessenkonflikte zu minimieren.
6. Konfliktlösungsmechanismen einführen: Legen Sie eine klare Verfahrensweise zur Konfliktlösung fest, damit Mitarbeiter Bedenken oder Interessenkonflikte sicher melden können, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen (z. B. anonyme Reportings).
7. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie Ihre Richtlinien und Maßnahmen zur Prävention von Interessenkonflikten und passen Sie sie ggf. an. So stellen sie sicher, dass sie wirksam sind und den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Inhalte einer Interessenkonflikt-Unterweisung
Eine Unterweisung zu Interessenkonflikten ist prinzipiell für jeden Mitarbeiter geeignet. Natürlich gibt es Personen, die häufiger damit in Kontakt kommen wie bspw. Beschäftigte im Vertrieb oder im Einkauf.
Diese Inhalte sollten in einer Unterweisung zu Interessenkonflikten thematisiert werden:
- Risiken im Unternehmenskontext
- Mögliche Situationen aus dem Arbeitsalltag
- Beispiele aus verschiedenen Abteilungen
- Grundregeln für Mitarbeiter
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