Welche Kosten verursacht ein Arbeitunfähigkeitstag?

Schulungen und Unterweisungen zur Arbeitssicherheit schützen nicht nur die Mitarbeiter eines Unternehmens, sie können langfristig sogar dazu beitragen, die Kosten zu senken. Denn wenn jemand aus dem Team ausfällt, wirkt sich das auch finanziell aus. Richtig teuer wird es, wenn Mitarbeiter sich krank zur Arbeit schleppen. Was Sie zu den Folgekosten von Arbeitsunfähigkeit wissen müssen.

Inhaltsverzeichnis:

• Was sind die Gründe für Arbeitsunfähigkeit?
• Kosten für Arbeitsunfähigkeit und Arbeitsunfälle
  • Ausfälle und Verluste durch Arbeitsunfähigkeit
    • Praxis-Beispiel
  • Menge der Arbeitsunfälle
• Folgen von Fehlzeiten
• Maßnahmen für Unternehmen
  • Für wen kommt die Umlage U1 in Frage?
  • Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)
• Fazit

Was sind die Gründe für Arbeitsunfähigkeit?

Arbeitsunfähigkeit kann aus verschiedenen Gründen resultieren. Der klassische Fall sind Krankheiten. Diese können z.B. auch bedingt durch Betriebsunfälle entstehen. Es kann sich aber auch um Sonder-, Zusatzurlaub oder um Absentismus handeln. Unter Absentismus versteht man das Wegbleiben vom Arbeitsplatz aufgrund der psychischen Gesundheit oder der Motivation. Dies kann mit dem Betrieb zusammenhängen, es können aber auch personen- und umweltbedingte Einflüsse eine Rolle spielen.

Kosten für Arbeitsunfähigkeit und Arbeitsunfälle

Die Statistiken sprechen eine eindeutige Sprache: Fehlzeiten verursachen jährlich einen immensen wirtschaftlichen Schaden. Die genauen Zahlen in Bezug auf die Arbeitsunfähigkeit (AU) und Arbeitsunfälle haben wir in den folgenden beiden Absätzen, inklusive Praxis-Beispiel, zusammengefasst.

Ausfälle und Verluste durch Arbeitsunfähigkeit

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) schätzt seit 1994 die jährlichen volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle durch Arbeitsunfähigkeit. Diese basiert auf Daten des statistischen Bundesamts sowie von Mitgliedern einiger gesetzlicher Krankenkassen. Im Jahr 2021 hatten Arbeitnehmer im Schnitt 17 Fehltage.

Pro Arbeitnehmer und AU-Tag kommt die BAuA auf folgende Zahlen differenziert nach Produktionsausfall und Verlust an Arbeitsproduktivität:

Kosten durch Produktionsausfall:

• je Arbeitnehmer - 2.174 EUR
• je AU-Tag - 128 EUR

Verluste an Arbeitsproduktivität/Ausfall Bruttowertschöpfung:

• je Arbeitnehmer - 3.732 EUR
• je AU-Tag – 219 EUR

Praxis-Beispiel

Die Personalkosten pro Mitarbeiter können mit einer einfachen Formel ermittelt werden. Da sich die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall immer anhand der Kalendertage berechnet, gehen wir auch hierbei von 365 Tagen aus:

Personalkosten: 365 Kalendertage x Fehltage pro Jahr = Personalkosten für Krankheit pro Jahr

Personalkosten für Krankheit pro Jahr: Fehltage pro Jahr = Personalkosten pro Krankheitstag

Hierbei sind noch keine Folgekosten und Kosten für Produktionsausfälle berücksichtigt. Um den prozentualen Anteil der Fehlzeiten in einem Unternehmen zu ermitteln, kann folgende Formel genutzt werden:

Durchschnittliche Krankheitstage pro Jahr x 100 : 365 Kalendertage = X%

Menge der Arbeitsunfälle

Folgen von Fehlzeiten

Die Kosten für einen Unfall bzw. von Fehlzeiten bestehen aus den direkten Kosten, also den Personalkosten während der Arbeitsunfähigkeit und den indirekten Kosten. Letztere setzen sich u.a. aus den folgenden zusätzlichen Kosten zusammen:

• Kosten für die Entgeltfortzahlung: Unternehmen sind verpflichtet, das Gehalt im Krankheitsfall für maximal sechs Wochen im Jahr in voller Höhe weiterzuzahlen. Erst danach springt die Krankenkasse ein und zahlt 70 Prozent des Bruttoverdienstes.
• Zusätzliche Personalkosten: Die Kollegen müssen Überstunden machen und die Krankheitsausfälle abfangen, dabei steigt das Risiko für eine Überlastung und weiterer Ausfälle.
• Verwaltungskosten (Kosten für Reorganisation): Für jeden längeren Ausfall muss Ersatz gefunden werden, was gerade bei Führungskräften für einen erheblichen Aufwand bei der Umplanung und Reorganisation sorgt und zu Zeitverlust führt.
• Kosten durch Produktivitätsausfälle: Kurzfristige Fehlzeiten können in der Regel nicht vollständig von den Kollegen ausgeglichen werden. Daher kommt es zu Produktionsausfällen und Wertschöpfungsverlusten.
• Opportunitätskosten: Aufträge bleiben liegen und können nicht bearbeitet werden. Durch Fehlzeiten entgeht dem Unternehmen Gewinn und der unternehmerische Erfolg verringert sich.

Man könnte meinen, dass es für das Unternehmen besser ist, wenn Mitarbeiter trotz Krankheit auf der Arbeit erscheinen. Stattdessen ist es aber so, dass die Kosten für Präsentismus, also Anwesenheit trotz Krankheit, noch höher sind. Grund dafür sind u.a. ein erhöhtes Ansteckungsrisiko für die anwesenden Kollegen, höhere Fehlerquoten, geringere Produktivität und Verschleppung der Krankheit mit anschließend längerer Ausfalldauer.

Maßnahmen für Unternehmen

Unternehmen müssen nicht hilflos dabei zusehen, wie die Ausgaben für Fehlzeiten weiter steigen. Maßnahmen wie die Umlage U1 für kleinere Unternehmen und das betriebliche Eingliederungsmanagement können dafür sorgen, dass langfristig Kosten eingespart werden können.

Für wen kommt die Umlage U1 in Frage?

Unternehmen, die weniger als 30 Vollzeit-Mitarbeiter haben, müssen die Umlage U1 an die Krankenkasse zahlen. Die Beiträge liegen je nach Krankenkasse und gewähltem Tarif zwischen ein bis drei Prozent des Bruttogehalts der Arbeitnehmer. Bei Krankheit übernimmt dann die Krankenkasse zwischen 40 und 80 Prozent der Entgeltfortzahlung.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Wenn ein Mitarbeiter länger als sechs Wochen oder 42 Tage krankheitsbedingt ausfällt, sind Unternehmen seit 2004 dazu verpflichtet, ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Damit soll dem Fall vorgebeugt werden, dass der Mitarbeiter durch eine Behinderung oder eine chronische Erkrankung vollständig ausfällt. So erspart sich der Arbeitgeber einen Ersatz für den entsprechenden Mitarbeiter finden zu müssen sowie die damit einhergehende Einarbeitungszeit.

Viele gerade kleinere und mittlere Unternehmen verzichten auf die BEM, da es für sie zunächst mit Aufwand verbunden und ein Kostenfaktor ist. Dabei können Unternehmen steuerliche Vorteile für betriebliche Gesundheitsförderung erlangen. Arbeitgeberleistungen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und der betrieblichen Gesundheitsförderung sind seit 2008 bis zu 5.000 Euro im Jahr je Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei. Außerdem zahlen Sozialversicherungsträger ggf. einen Bonus, wenn ein Unternehmen BEM zur Verfügung stellt.

Wird dem BEM von Seiten des Mitarbeiters zugestimmt, findet zunächst ein persönliches Gespräch statt. Im Anschluss daran werden Vorkehrungen getroffen, wie z.B. den Arbeitsplatz an die speziellen Bedürfnisse des Mitarbeiters anzupassen. Besonders häufig treten Rücken- und psychische Leiden auf.

Fazit

Obwohl die Krankenstände seit 2018 sogar leicht gesunken sind, erhöhen sich für Unternehmen die Entgeltfortzahlungen immer weiter. Zurückführen lässt sich dieser Befund auf die Zunahme der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten und die höheren Löhne. Zudem wird die zunehmende Alterung der Mitarbeiter diesen Trend noch weiter verstärken, da bei älteren Menschen ein höheres Risiko für Langzeiterkrankungen besteht.

Arbeitsunfälle können verhindert werden, indem der Arbeitgeber Maßnahmen durchführt, die die Beschäftigten vor arbeitsbedingten Sicherheits- und Gesundheitsgefährdungen schützt. Dazu müssen Arbeitgeber Gefährdungsbeurteilungen durchführen. Auf deren Basis werden Unterweisungen durchgeführt , damit die Mitarbeiter auf Gesundheitsgefährdungen vorbereitet sind und entsprechend reagieren können.

Weitere Informationen zum Thema Arbeitsschutz und den LapID Unterweisungen finden Sie hier:

• Unterweisungen für den Arbeitsschutz
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