Unterweisungen für Mitarbeiter aus Fremdfirmen inkl. Checkliste

Um den Fachkräftemangel oder kurzfristige Kapazitätsengpässe auszugleichen, können unter anderem Mitarbeiter aus Fremdfirmen für die Erledigung von verschiedenen Tätigkeiten eingesetzt werden. Nun stellt sich die Frage, wie es beim Einsatz von Mitarbeitern aus Fremdfirmen mit der Erfüllung der arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen aussieht.

Inhaltsverzeichnis:

• Begriffsdefinitionen
• Rechtlicher Rahmen für den Einsatz von Fremdfirmen
• Wie kann man das Arbeitsschutz-Niveau eines Unternehmens feststellen?
• Was ist beim Einsatz von Mitarbeitern aus Fremdfirmen zu beachten?
• Wie wird der Schutz der Mitarbeiter sichergestellt?
• Unterweisungpflicht beim Einsatz von Fremdfirmen
• Checkliste für den Einsatz von Fremdfirmen: Das sollten Sie beachten
• Typische Beispiele für den Einsatz von Fremdfirmen im Unternehmen

Begriffsdefinitionen

Bei einer Fremdfirma handelt es sich um ein Unternehmen, das Arbeiten für ein anderes Unternehmen übernimmt, die dieses sonst selbstständig erfüllen müsste.

Abbildung: Übersicht der Beteiligten bei Unterweisungen (eigene Darstellung)

Rechtlicher Rahmen für den Einsatz von Fremdfirmen

Rechtlich basiert der Einsatz von Fremdfirmen auf den Regelungen des Werk- oder Dienstvertrags. Geregelt wird der Werkvertrag in Paragraf 631 ff. Bürgerliches Gesetzbuch.

(1) Durch den Werkvertrag wird der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.

(2) Gegenstand des Werkvertrags kann sowohl die Herstellung oder Veränderung einer Sache als auch ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein. (§ 631 BGB)

Der Dienstvertrag wird geregelt in den Paragrafen 611 BGB ff.

(1) Durch den Dienstvertrag wird derjenige, welcher Dienste zusagt, zur Leistung der versprochenen Dienste, der andere Teil zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.

(2) Gegenstand des Dienstvertrags können Dienste jeder Art sein. (§ 611 BGB)

Die Erfüllung der vereinbarten Leistung erfolgt bei einem Werk- oder Dienstvertrag durch die Fremdfirma in eigener Verantwortung. Sie plant dabei den Einsatz , die Anzahl , sowie die Qualifikationen der Mitarbeiter. Die Fremdfirma ist weisungsbefugt gegenüber den Mitarbeitern hinsichtlich der auszuführenden Tätigkeiten.

Zusätzlich zu den Vorschriften des BGB greift bei der Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen in Bezug auf den Arbeitsschutz auch Paragraf 8 des Arbeitsschutzgesetzes:

(1) Werden Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig, sind die Arbeitgeber verpflichtet, bei der Durchführung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzbestimmungen zusammenzuarbeiten. Soweit dies für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit erforderlich ist, haben die Arbeitgeber je nach Art der Tätigkeiten insbesondere sich gegenseitig und ihre Beschäftigten über die mit den Arbeiten verbundenen Gefahren für Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu unterrichten und Maßnahmen zur Verhütung dieser Gefahren abzustimmen.

(2) Der Arbeitgeber muß sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, daß die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben. (§ 8 ArbSchG)

Durch diese Regelungen werden beide Unternehmen zur Zusammenarbeit verpflichtet. Die Kooperation soll die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter sicherstellen und dazu beitragen, Unfälle zu vermeiden.

Auch die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung hat Regelungen zur Zusammenarbeit von mehreren Unternehmen definiert. Die grundlegende Regelung hierzu findet sich in Paragraf 6 der DGUV Vorschrift 1 „Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen“. Die Regelungen entsprechen dabei denen des Paragraf 8 ArbSchG. Weitere Informationen sind in der DGUV Information 215-830 zusammengefasst.

Wie kann man das Arbeitsschutz-Niveau eines Unternehmens feststellen?

Eine Möglichkeit, um herauszufinden, wie es um die Einhaltung des Arbeitsschutzes beim auftragnehmenden Unternehmen aussieht, sind Zertifizierungen nach gängigen Arbeitsschutzmanagementsystemen. Sind diese nicht vorhanden, lohnt sich auch ein Blick in die Unfallstatistiken des Unternehmens. Ist es in der Vergangenheit selten zu Unfällen gekommen, kann davon ausgegangen werden, dass die arbeitschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.

Was ist beim Einsatz von Mitarbeitern aus Fremdfirmen zu beachten?

Um den Einsatz zu definieren, wird ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geschlossen. Im Rahmen dieses Vertrages sollten bereits die arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen definiert werden. Hierzu zählen bspw. Zugangsnachweise zum Betriebsgelände, Hinweise über besondere Gefahrenquellen im Betrieb, Durchführung von relevanten Unterweisungen, Informationen über das Verhalten im Notfall sowie die betrieblichen Zuständigkeiten und jeweiligen Weisungsbefugnisse gegenüber den Mitarbeitern aus der Fremdfirma.

Wie wird der Schutz der Mitarbeiter sichergestellt?

Zunächst werden auf beiden Seiten Verantwortliche definiert. Auf Seiten des auftraggebenden Unternehmens wird der Auftragsverantwortliche definiert. Dieser ist zuständig für die Koordination und Überwachung der Tätigkeiten der Fremdfirma, nimmt die Vertragsleistungen ab und unterweist den Verantwortlichen der Fremdfirma. Wichtig ist, dass der Auftragsverantwortliche über eine entsprechende fachliche Eignung verfügt. In der Regel gehen auch die Unternehmerpflichten in Bezug auf den Arbeitsschutz auf diese Person über.

Auf Seiten der Fremdfirma wird ebenfalls ein Ansprechpartner definiert. Dieser wird vom Auftragsverantwortlichen eingewiesen. Die Einweisung beinhaltet dabei die jeweils identifizierten Gefahren, die den Arbeitsbereich der Fremdfirmenmitarbeiter betreffen sowie mögliche Risiken, die mit der Arbeit einhergehen.

Die Einhaltung der definierten Sicherheitsmaßnahmen und Vorschriften ist durch den Auftragsverantwortlichen regelmäßig zu kontrollieren. Werden diese durch die Fremdfirma nicht eingehalten, sind entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dies kann auch die Beendigung der Auftragsarbeit nach sich ziehen.

Um alle Gefahren zu identifizieren, wird beim Einsatz von Fremdfirmen von zwei Seiten aus eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt. Der Auftragnehmer (die Fremdfirma) führt eine Gefährdungsbeurteilung für den Einsatz der Mitarbeiter im Unternehmen des Auftraggebers durch. Der Auftraggeber führt wiederum eine Gefährdungsbeurteilung für seine eigenen Mitarbeiter durch, die in dem Bereich, in dem die Fremdfirma eingesetzt werden soll, beschäftigt sind. Zu berücksichtigen sind dabei unter anderem folgende Bereiche:

• Gemeinsam genutzte Arbeitsmittel
• Verkehrsregelungen und Nutzung von Verkehrswegen auf dem Betriebsgelände
• Gemeinsame Nutzung von betrieblichen Einrichtungen wie bspw. der Kantine
• Mögliche Überschneidungen der Arbeitsbereiche
• Zugangsbeschränkungen zum Unternehmensgelände
• Flucht- und Rettungswege sowie das betriebliche Notfallsystem
• Regelungen zu Erste-Hilfe Maßnahmen

Im Anschluss werden beide Gefährdungsbeurteilungen miteinander verglichen. Basierend auf der daraus resultierenden gemeinsamen Gefährdungsbeurteilung werden Maßnahmen zum Schutz der Arbeitnehmer vor möglichen Gefahren und Risiken definiert.

Ist für den Einsatz der Mitarbeiter persönliche Schutzausrüstung erforderlich, ist diese durch die Fremdfirma zu stellen. Der Auftragsverantwortliche muss den Ansprechpartner der Fremdfirma vor Aufnahme der Arbeit darüber in Kenntnis setzen.

Unterweisungspflicht beim Einsatz von Fremdfirmen

Die Unterweisung beim Einsatz von Fremdfirmen erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt wird, wie bereits erwähnt, der Ansprechpartner der Fremdfirma durch den Auftragsverantwortlichen des Auftraggebers unterwiesen. Diese Unterweisung sollte möglichst detailliert ausfallen. Wichtig ist an dieser Stelle auch, dass beide Personen fachlich qualifiziert und geeignet sind. Im Anschluss ist der Verantwortliche der Fremdfirma für die Unterweisung der Mitarbeiter zuständig. Werden durch die Fremdfirma wiederum Subunternehmer beschäftigt, sind die Mitarbeiter des Subunternehmens durch einen Verantwortlichen im Subunternehmen zu unterweisen. Die Durchführung der Unterweisungen muss schriftlich dokumentiert werden.

Abbildung: Übersicht der Unterweisungsebenen und Pflichten bei Fremdfirmen und Subunternehmern (eigene Darstellung)

Im Rahmen der auftragsspezifischen Regelungen sind die Arbeitnehmer der Fremdfirma darüber zu unterrichten, wer die verantwortlichen Personen bei beiden Vertragsparteien sind.

Beschäftigte des auftraggebenden Unternehmens sind zusätzlich zu unterweisen, wenn sich durch den Fremdfirmeneinsatz weitere Gefahren ergeben. Die Gefährdungsbeurteilung ist dann entsprechend anzupassen.

Wie oft die Unterweisung wiederholt werden muss, richtet sich nach den Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes und den Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. Die Erstunterweisung muss dabei vor dem ersten Arbeitseinsatz durchgeführt werden. Anschließend sind die Unterweisungen regelmäßig, meist jährlich, zu wiederholen.

Hinweis: Handelt es sich hingegen um Zeitarbeiter / Leiharbeiter, die im Unternehmen eingesetzt werden, sind diese wie eigene Mitarbeiter zu behandeln. Die Unterweisungspflicht liegt hier bei der Entleihfirma.

Checkliste für den Einsatz von Fremdfirmen: Das sollten Sie beachten

1. Bereitstellung einer Übersicht möglicher Gefährdungen im Unternehmen für die Beschäftigten der Fremdfirma.
2. Einrichtung eines Kontrollmechanismus zur Überwachung und Kontrolle der Pflichten der Fremdfirma.
3. Definition von Koordinatoren und verantwortlichen Personen bei Auftraggeber und Auftragnehmer.
4. Abgrenzung der Gefahrenbereiche durch die Fremdfirma.
5. Information der Fremdfirma über besondere Arbeitsschutzbestimmungen, wie z.B. der Einsatz persönlicher Schutzausrüstung.
6. Sicherstellung der Unterweisung des Ansprechpartners der Fremdfirma.
7. Definition weiterer vertraglicher Regelungen, zum Beispiel zum Einsatz von Subunternehmern.

Typische Beispiele für den Einsatz von Fremdfirmen im Unternehmen

Typische Beispiele für den Einsatz von Fremdfirmen im Unternehmen können sein:

• Reinigungsdienstleistungen
• Catering
• Handwerkerleistungen (Facility Management)
• Landschafts- und Gartenbau / Grünpflege