So viel Zeit sparen Sie mit der automatisierten Führerscheinkontrolle

Im Fuhrparkmanagement gibt es verschiedene Abläufe, bei denen sich ein genauerer Blick auf die Prozesskosten lohnt. Ein Bereich ist die Durchführung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark. Hier erfahren Sie, wie LapID Sie bei der Optimierung der Prozesskosten unterstützen kann und wie viel Zeit Sie mit automatisierten Lösungen einsparen können.

Inhaltsverzeichnis:

• Prozesskosten der Führerscheinkontrolle
• So viel Zeit sparen Sie im Fuhrparkmanagement mit automatisierten Führerscheinkontrollen
• Kostenvergleich: automatisierte Führerscheinkontrolle vs. manuelle Kontrolle
• Die Vorteile von automatisierten Führerscheinkontrollen
• Die wichtigsten Argumente für den Einsatz von automatisierten Führerscheinkontrollen

Prozesskosten der Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark kann sowohl manuell als auch elektronisch durchgeführt werden. Gerade zu Beginn setzen viele Unternehmen noch auf die manuelle Umsetzung, weshalb diese auch im Mittelpunkt der Prozesskostenbetrachtung stehen.

Manuelle Prozesse nehmen Zeit in Anspruch, binden Ressourcen, verursachen Kosten und führen mitunter zu einer lückenhaften Dokumentation.

Diese Prozessschritte fallen bei der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark an: 

Bei der Führerscheinkontrolle sind sowohl die Aufwände und Tätigkeiten des Fuhrparkmanagements als auch der Fahrer zu berücksichtigen. Folgende Punkte sind bei der manuellen Führerscheinkontrolle zu berücksichtigen:

• Aufgaben: Fuhrparkmanagement
• Terminfindung und -vereinbarung
• Sichtkontrolle & Kopie des Führerscheins
• Schriftliche Dokumentation und Ablage
• Nachbearbeitung und neue Terminvergabe bei Terminausfällen
•  An- und Abfahrt
  
  
• Aufgaben: Fahrer
• Terminfindung und -vereinbarung
• Sichtkontrolle & Kopie
• Ggf. An- und Abfahrt

Als Kostentreiber ist bei der Führerscheinkontrolle die Anzahl der zu kontrollierenden Führerscheine anzusehen. Mit steigender Anzahl der Fahrer steigt auch der Aufwand für die Durchführung der Führerscheinkontrolle.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Fuhrparkkunden ergeben sich für die manuelle Führerscheinkontrolle pro Prüfung im Durchschnitt folgende Zeiten:

Abbildung: Prozesskosten manuelle Führerscheinkontrolle (eigene Darstellung)

Dies ergibt in Summe einen Aufwand von 17 Minuten pro Führerscheinkontrolle für das Fuhrparkmanagement und zehn Minuten für den Fahrer. Die Führerscheinkontrolle kann aber auch deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere die Terminvereinbarung ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt hierbei.

Hinzu kommt, dass auch nicht immer alle Fahrer verfügbar sind. Urlaube, Krankheiten oder sonstige Abwesenheiten müssen durch das Fuhrparkmanagement bei der Planung von Führerscheinkontrollen berücksichtigt werden.

Nicht berücksichtigt sind Anfahrtswege zum Fuhrparkmanagement, wenn bspw. der Fahrer nicht regelmäßig am Standort ist. Mögliche Umsatzeinbußen (Opportunitätskosten) durch gebundene Ressourcen auf Seiten der Fahrer sind ebenfalls nicht berücksichtigt.

Automatisierte Lösungen hingegen sind deutlich effizienter - im Fuhrparkmanagement entfallen die Aufwände vollständig und auch für den Fahrer wird die Kontrolle durch digitale Kontrollmöglichkeiten um ein Vielfaches schneller und einfacher. 

So viel Zeit sparen Sie im Fuhrparkmanagement mit automatisierten Führerscheinkontrollen

Im Fuhrparkmanagement können mit automatisierten Lösungen bis zu 100% der Aufwände reduziert werden. Aber auch auf Fahrerseite kann der Aufwand für die Führerscheinkontrolle um bis zu 90% reduziert werden:

Kostenvergleich: Automatisierte Führerscheinkontrolle vs. manuelle Kontrolle

Wie sieht es nun aus, wenn man die Prozesskosten der manuellen Führerscheinkontrolle mit denen einer automatisierten Lösung vergleicht?

Am Beispiel der „Meyer Maschinenbau GmbH“ (ein fiktives Unternehmen mit 120 Fahrern) haben wir beide Lösungen miteinander vergleichen und werfen einen genaueren Blick auf die entsprechenden Kosten: Kosten der Führerscheinkontrolle: manuell vs. elektronisch

Setzt die Meyer Maschinenbau GmbH weiterhin auf manuelle Prozesse, liegen die Opportunitätskosten, also die Kosten für entgangenen Nutzen, bei 120 Fahrern bei rund 4.000 Euro pro Jahr.

Die Vorteile von automatisierten Führerscheinkontrollen

Automatisierte Lösungen zur Führerscheinkontrolle sparen nicht nur Zeit und Geld, wie wir bereits gesehen haben. Sie sind zudem auch noch deutlich flexibler als die starre, manuelle Führerscheinkontrolle. Welche weiteren Vorteile sich durch automatisierte Führerscheinkontrollen ergeben, haben wir in unserem Beitrag „12 Vorteile der automatisierten Führerscheinkontrolle“ zusammengefasst.

Die wichtigsten Argumente für den Einsatz von automatisierten Führerscheinkontrollen im Unternehmen

Automatisiert, effizient, rechtssicher: Das sind nur drei der Argumente, die für eine automatisierte Führerscheinkontrolle sprechen. Geht es um die Entscheidung, ob eine digitale Lösung zur Führerscheinkontrolle im Fuhrpark eingesetzt werden soll, sind allerdings viele verschiedene Stakeholder in den Prozess zu beteiligen. Jede Partei hat hierbei unterschiedliche Sichtweisen und Einstellungen, die zu berücksichtigen sind.

In unserem Beitrag: „6 Stakeholder, 6 Argumente: So überzeugen Sie jeden von der automatisierten Führerscheinkontrolle im Fuhrpark“ finden Sie passenden Argumente für den Einsatz von automatisierten Führerscheinkontrollen im Fuhrpark.

Sind alle Fragen zur Einführung der Führerscheinkontrolle im Fuhrpark geklärt, geht es konkret um die Umsetzung. Wir geben Ihnen 5 praktische Tipps, wie Ihnen die Einführung der Führerscheinkontrolle gelingt.