Auf einen Blick: Mehr- und Minderkilometer im Leasingvertrag

Mehr- oder Minderkilometer: Wer die Verantwortung für einen Fuhrpark trägt, hat sicher schon vom Kilometerleasing gehört. Sie bezahlen nur die Kilometer, die Sie auch fahren. Was im ersten Moment gut klingt, kann sich schnell zu einer versteckten Kostenfalle entwickeln. Damit das nicht passiert und ob dieses Leasingmodell für Sie überhaupt infrage kommt, jetzt nachlesen.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Kilometerleasing?
• Was sind Mehrkilometer?
  • Wie berechnet man Mehrkilometer bei einem Leasingvertrag?
• Was sind Minderkilometer?
  • Wie berechnet man Minderkilometer bei einem Leasingvertrag?
• Mehr- und Minderkilometer vermeiden

Auf einen Blick

• Mehr und Minderkilometer entstehen beim Kilometerleasing.
• Mehrkilometer sind die Kilometer, die über die Leasing-Kilometer hinaus gehen.
• Minderkilometer beschreiben die Kilometer, die unterhalb der vereinbarten Kilometergrenze liegen.
• Beide Varianten sollten durch eine gute Kilometer-Kalkulation bereits im Vorfeld vermieden werden.
• Durch beide Varianten entstehen für das Unternehmen versteckte Mehrkosten.

Was ist Kilometerleasing?

Für Unternehmen gibt es unterschiedliche Leasing-Modelle. Eins davon ist das Kilometerleasing. Wie bei allen anderen Leasing-Varianten gibt es hier auch eine festgelegte Laufzeit und Leasing-Raten. Die Besonderheit: Wie viele Kilometer genutzt werden (dürfen), wird bereits im Vorfeld festgelegt. Dies kann ein Risiko sein. Nähert man sich der Vorgabe nicht an oder überschreitet sie, wirds teuer.

Diese Variante des Leasings eignet sich daher tendenziell für Fuhrparks, die:

• Langjährige Erfahrung haben und wissen, wie viele Kilometer sie z. B. in drei Jahren verbrauchen.
• Ein festes und überschaubares Einzugsgebiet haben.
• Die Fahrzeuge Ihren Mitarbeitern nur zu beruflichen Zwecken zur Verfügung stellen.

Was sind Mehrkilometer?

Einfach gesagt: Mehrkilometer sind der Anteil der gefahrenen Kilometer, die zusätzlich zu den vertraglich geregelten Kilometern gefahren wurden. Wann Sie bzw. Ihre Fahrer wirklich die festgelegten Kilometer überschritten haben, steht im Leasingvertrag.

Hier kommt es darauf an, wie viel Spielraum Sie haben. Für gewöhnlich können Sie aber mit 2.500 km +/- rechnen. Die 2.500 km sind in den meisten Fällen eine Freigrenze und kein Freibetrag. Merken Sie im Laufe des Leasings, dass Sie die vereinbarten Kilometer deutlich überschreiten werden, lohnt sich ein Anruf beim Leasing-Anbieter. Hier können Sie die Kilometer ggf. noch einmal nach oben korrigieren. Aber Achtung: Dadurch steigt auch die monatliche Leasingrate. Das Fahrzeug wird so pro Monat teurer. Jedoch erspart man sich ggf. eine nicht kalkulierbare Nachzahlung.

Achtung: Es gibt einen merklichen Unterschied zwischen Freigrenze und Freibetrag. Bei der Freigrenze wird „Alles oder Nichts“ berechnet. Die 2.500 km werden somit immer berücksichtigt und bei Überschreitung voll eingerechnet. Handelt es sich allerdings um einen Freibetrag, werden die 2.500 km aus Kulanz toleriert. Es werden daher nur alle Kilometer berechnet, die die zusätzlichen 2.500 km überschreiten. Wie Sie das in Ihrer Rechnung berücksichtigen lesen Sie in Szenario 2 und 3.

Wie berechnet man Mehrkilometer bei einem Leasingvertrag?

Trotz der besten Kalkulation, kann es mal passieren, dass die Leasing-Kilometer überschritten werden. Das heißt aber nicht, dass Sie sofort eine Nachzahlung tätigen müssen. Hier hilft häufig ein Blick in den Leasing-Vertrag. Dort finden Sie neben den Preisen pro Mehrkilometer auch die Freigrenze bzw. den Freibetrag.

Danach lassen sich die Kosten für die Mehrkilometer wie folgt berechnen:

Ausgangssituation: Angenommen Sie haben einen Leasingvertrag über 36 Monate abgeschlossen und können mit dem Fahrzeug insgesamt 30.000 km fahren. Mehrkilometer werden laut Leasing-Vertrag mit 0,09 Euro berechnet.

Was sind Minderkilometer?

Einfach erklärt: Bei Minderkilometern handelt es sich um die nicht genutzten Kilometer innerhalb eines Kilometerleasings. Hat man also einen Leasingvertrag über 30.000 Gesamtkilometer abgeschlossen und bleibt unter dieser Grenze, sind die Minderkilometer die Differenz zwischen den gefahrenen und maximalen Kilometern. Diese ist ausschlaggebend für die Rückerstattung.

Auch hier gibt es in den meisten Fällen eine 2.500 km Freigrenze oder in seltenen Fällen auch einen Freibetrag. Was vorliegt, zeigt ein Blick in den Leasingvertrag. Anders als bei den Mehrkilometern, wo es keine Grenze nach oben gibt, können Minderkilometer jedoch begrenzt werden. Demnach kann vertraglich geregelt sein, dass man die vereinbarten Kilometer um z. B. maximal 5.000 km unterschreiten darf. Sollte man diese Grenze überschreiten und noch weniger Kilometer nutzen, werden diese nicht zurückerstattet.

Wie berechnet man Minderkilometer bei einem Leasingvertrag?

Eine Erstattung klingt zunächst einmal gut. Trotzdem ist hier Vorsicht geboten: Einfach mehr Kilometer im Vertrag angeben als tatsächlich benötigt werden, kann am Ende teuer werden. Durch die Leasingraten bezahlen Sie die vereinbarten Kilometer. Die Rückzahlung erfolgt pro Minderkilometer und wird weitaus geringer angesetzt als z. B. die Mehrkilomter oder die Kilometer die in der Leasingrate berechnet wurden. So bekommen Sie häufig nur um die 0,06 Euro pro nicht genutzten Kilometer zurück. Dies kann ein Bruchteil des bereits bezahlten Kilometer-Preises sein.

Trotz Rückzahlung können auch Minderkilometer Ihr Unternehmen daher mehr Geld kosten als ursprünglich veranschlagt.

Minderkilometer lassen sich wie folgt berechnen:

Ausgangssituation: Angenommen Sie haben einen Leasingvertrag über 36 Monate abgeschlossen und können mit dem Fahrzeug insgesamt 30.000 km fahren. Die Freigrenze beträgt 2.500 km und jeder Minderkilometer wird mit 0,06 Cent erstattet.

Mehr- und Minderkilometer vermeiden

Betrachtet man abschließend die Kosten der Mehr- und Minderkilometer, können diese gerade auf eine Laufzeit von 36 Monaten zunächst gering erscheinen. Haben Sie jedoch einen größeren Fuhrpark und jedes Fahrzeug über- oder unterschreitet die kalkulierten Kilometer, können die Kosten hier schnell explodieren. Daher sollten Sie sowohl Mehr- als auch Minderkilometer vermeiden.

Damit Sie hier nicht in eine unnötige Kostenfalle tappen, sollten Sie zusätzlich folgende Punkte berücksichtigen:

• Kalkulieren Sie vorab die Kilometer, wenn möglich anhand von Erfahrungswerten. Halten Sie hierfür auch Rücksprache mit Ihren Fahrern und ggf. den Kollegen, die für die Routenplanung verantwortlich sind.
• Checken Sie regelmäßig die bereits verfahrenen Kilometer, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen.
• Reden Sie mit Ihren Fahrern und teilen Sie ihnen die maximal zu fahrenden Kilometer mit. Nur wenn sie wissen, wie viel ein Fahrzeug fahren darf, können sie auch darauf achten. Außerdem können sie Ihnen frühzeitig kommunizieren, wenn die vereinbarten Kilometer nicht ausreichen.
• Auch bei der Fahrtenplanung sollten die Kilometer berücksichtigt werden. Durch eine durchdachte Planung kann sowohl das Über- als auch das Unterschreiten der Kilometer verhindert werden.