Die Anforderungen steigen, die Angebotsvielfalt ebenso: Wer ein neues Fahrzeug für die Firmenflotte anschaffen muss, sollte sich schon im Vorfeld einige Gedanken machen. In unserem zweiten Teil zum Thema Einkaufsmanagement im Fuhrpark betrachtet bfp, welche Einflussfaktoren bei der Beschaffung von Fahrzeugen entscheidend sind.
Die wichtigsten Kriterien zur Fahrzeugbeschaffung im Überblick:
- Voraussetzung festlegen: Im Rahmen der Car Policy kann bereits festgelegt werden, wie hoch das Budget ist und welches Modell sowie welche Ausstattung gewählt werden können. Auch die Antriebsart kann bereits in der Car Policy festgeschrieben werden.
- Den Einsatzzweck bestimmen: Nach Festlegung des Budgets und der Ausstattung muss geklärt werden, für welche Transporte das Fahrzeug eingesetzt werden soll.
- Festsetzung der Nutzungsdauer: Je nach Einsatzdauer lohnt es sich, das Fahrzeug zu leasen oder zu kaufen.
- Streckennutzung mit einbeziehen: Bei der Einkaufsbeschaffung spielt auch die Streckennutzung eine Rolle. Soll das Fahrzeug vornehmlich im Stadtverkehr eingesetzt werden oder wird es viele Kilometer auf Autobahnen unterwegs sein?
- Unternehmens-Image berücksichtigen: Im Rahmen der Fahrzeugbeschaffung sollte überlegt werden, welche Außenwirkung die anzuschaffende Flotte ausstrahlt.
Die richtige Wahl beim Autokauf
Alle Jahre wieder... Nein, auch wenn jetzt, Anfang September, schon wieder die ersten Schoko-Weihnachtsmänner in den Supermarktregalen liegen: um Heiligabend und Co. soll es hier noch nicht gehen. Wir wollen uns heute vielmehr dem Autokauf widmen, der ja auch regelmäßig auf der Agenda steht. Bei regelmäßigen Haltedauern von 36 oder 48 Monaten kommt da je nach Fuhrparkgröße über das Jahr verteilt so einiges an Kaufentscheidungen zusammen.
Autokauf: Viele Fragen, viele Antworten
Zunächst stellt sich die Frage der Beschaffungsgrundlage. Sprich: Existiert in einem Unternehmen eine Car Policy oder nicht? Falls ja, regelt sie sicherlich schon viele Fragen rund um die Fahrzeugbeschaffung. Zum Beispiel, welche Marken auf der Beschaffungsliste stehen, aber auch welche Motorisierungen oder Ausstattungsumfänge berücksichtigt werden können oder sollen. Und natürlich kann in der Car Policy bereits festgelegt werden, welche Hierarchiestufe welche Fahrzeugklasse auswählen darf . Damit kann bereits der maximale Anschaffungspreis festgelegt werden. Und das sind nur einige Beispiele von vielen Möglichkeiten, fahrzeugrelevante Faktoren in einer Car Policy zu regeln.
Egal, ob mit oder ohne Car Policy – Fuhrparks, die ein oder mehrere neue Autos anschaffen wollen, müssen sich im Vorfeld viele Aspekten auseinandersetzen. Für Unternehmen ohne Car Policy gilt das bei jedem Beschaffungsvorgang immer wieder neu. Unternehmen mit Car Policy haben viele Fragen schon bei der Konzeption der Car Policy beantwortet. Das heißt aber nicht, dass Car Policies einem automatisierten Bestellknopf gleichen. Oft bieten sie im Rahmen der Vorgaben zahlreiche Wahlmöglichkeiten, so dass auch hier immer wieder Entscheidungen gefragt sind.
Was ist der Einsatzzweck?
Kommen wir zur Sache. Nach der Festlegung des Budgets lauten die nächsten Fragen: Für welchen Einsatzzweck beschaffen wir das Auto überhaupt? Soll es Transportaufgaben übernehmen, Techniker oder Vertriebsmitarbeiter zum Einsatzort bringen oder als User-Chooser-Fahrzeug eine Rolle bei der Mitarbeitermotivation spielen? Davon hängt im ersten Schritt ab, ob der Fuhrpark zum Beispiel um neue Transporter oder zweckmäßig ausgestattete Kombis oder aber eben auch emotionalere Fahrzeuge ergänzt wird.
Aus der Frage des Einsatzzwecks ergibt sich oft auch direkt die Nutzungsdauer. Ist das Fahrzeug für einen langgedienten Mitarbeiter gedacht, der voraussichtlich noch viele weitere Jahre im Unternehmen verbringen wird? Oder geht es darum, Mitarbeiter nur für bestimmte Projektlaufzeiten oder zunächst in der Probezeit mobil zu halten? Je nachdem ergeben sich verschiedene Beschaffungsoptionen: Für den Langzeiteinsatz eignen sich Kauf oder Leasing, bei kurzfristigen Bedarfen ist die Langzeitmiete eine Alternative. Neue Beschaffungsformen sind zudem Modelle wie Auto-Abos.
Bevor es zu den Ausstattungsdetails geht, fordert eine weitere Frage ihr Recht auf Beantwortung. Sie lautet: Wo oder auf welchen Strecken setzen wir das Fahrzeug hauptsächlich ein? Wer seine Kunden vornehmlich in engen Großstadt-Straßen findet, sollte sich überlegen, ob es der ganz große Transporter sein muss oder ob die kürzere und schmalere City-Variante nicht die bessere Wahl wäre. Und Firmen, die ihre Service- oder Vertriebsmitarbeiter jährlich auf zigtausende Autobahnkilometer schicken, sollten sich die Frage stellen, ob ein Mittelklasse-Kombi anstelle der kompakten Alternative die Mitarbeiter nicht entspannter ankommen lässt.
Benziner, Diesel oder alternativer Antrieb?
Wer sich über all diese Faktoren im Klaren ist, stellt die Antriebsfrage. Allen Diskussionen zum Trotz sind Diesel für regelmäßige Langstreckeneinsätze auch heute noch die erste Wahl. Für Autos, die vornehmlich auf kürzeren Strecken im Einsatz sind, bieten sich heute mehrere Alternativen an. Eine Möglichkeit ist der altbewährte Benziner, zusätzlich sollten Fuhrparks aber auch ein Auge auf Erdgasfahrzeuge, Hybride, Plug-in-Hybride mit einigen Kilometern rein elektrischer Reichweite oder vollelektrische Autos werfen.
Welcher Antrieb es letztlich wird, bestimmen vordergründig die Einsatzeffizienz, das eigene Umweltbewusstsein, im Falle alternativer Antriebe die benötigte Infrastruktur sowie nicht zuletzt Imagefaktoren. Und natürlich spielen - wenn vorhanden - auch individuelle CO2-Vorgaben in den Car Policies eine Rolle bei der Antriebswahl.
Image und richtige Ausstattung nicht unterschätzen
Generell ist das Thema Image ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Fahrzeugbeschaffung. Das gilt im gewissen Maße für Serviceflotten, die ihre Unternehmen auf der Straße repräsentieren, noch mehr aber für User-Chooser-Fahrzeuge. Bei User-Choosern handelt es sich um Dienstwagenfahrer, die bei der Auswahl der Ausstattung und Marke im Rahmen der Vorgaben mitentscheiden dürfen. In Zeiten grassierenden Fachkräftemangels gehören Dienstwagen zu den Hygiene-Faktoren des Recruitings. Firmen, die in diesem Punkt auf falsche Marken oder Konfigurationen setzen, schießen sich als attraktiver Arbeitgeber mittlerweile schnell ins Abseits.
Marke, Modell, Karosserie und Antrieb stehen fest? Dann kommt schnell das Thema Ausstattung auf den Tisch. Auch hier bestimmt der Einsatzzweck die Mittel. Während ein Transporter mit Radio, Bluetooth, Navi und Klimaanlage schon sehr gut dasteht, ist das beim User-Chooser-Fahrzeug mal gerade die Mindestausstattung. Je nach Budget, Fahrzeugklasse und Hierarchieebene des Fahrers gehören hier auch Automatik, Sitzheizung, Leichtmetallfelgen oder Lederausstattung zum guten Ton, um nur einige Beispiele zu nennen. Sicherheitsfeatures, wie ausgewählte Assistenzsysteme, sollten, sofern erhältlich, aber klassenübergreifend zum Einsatz kommen.
Aber Achtung: Bei User-Chooser-Fahrzeugen achte man - niedrige Leasingrate hin oder her - immer auch auf den Bruttolistenpreis des Wunschfahrzeuge. Und zwar inklusive aller Sonderausstattungen. Denn für Dienstwagenfahrer, die den geldwerten Vorteil der Privatnutzung via 1-Prozent-Regel versteuern, ist er die Grundlage aller Rechenexempel. Abhilfe schaffen hier Business-Pakete, die gefragte Flotten-Ausstattungsdetails zu einem vergünstigten Preis bündeln. Manche Hersteller gehen sogar einen Schritt weiter und bieten speziell auf Großkunden zugeschnittene Ausstattungslinien deutlich unter dem Tarif des jeweiligen Basismodells an - und schütten über diesen Varianten gleichzeitig das Ausstattungsfüllhorn aus.
Womit wir dann doch schon fast beim Thema Weihnachten wären. Nur dass die Geschenke in diesem Fall nicht mit dem Schlitten ankommen, sondern auf vier Rädern vorfahren.
