Was muss bei der Firmenwagenüberlassung geregelt werden?

Bereits im Vorfeld der Überlassung von Dienstwagen bietet es sich an, grundlegende Überlegungen zu den regelungsbedürftigen Fragen anzustellen. Dabei stellt sich stets die Frage, welche Punkte für die Dienstwagenüberlassung unabdingbar sind und für welche anderen Aspekte sinnvollerweise eine vertragliche Klärung durch Überlassungsregelungen vorgenommen werden sollte. Die Überlassung von Firmenwagen an Arbeitnehmer kann nämlich auch ohne gesonderte vertragliche Regelung im Rahmen des Arbeitsvertrags erfolgen. Dies ist allerdings nicht immer die beste Lösung. Denn wer als Arbeitgeber und Fahrzeughalter bei der Firmenwagenüberlassung gar nichts regelt, hat im Streitfall vielfach das Nachsehen – insbesondere dann, wenn nicht nur Poolfahrzeuge zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung gestellt werden, sondern auch die private Nutzung von Dienstwagen erlaubt ist.

Auf einen Blick:

Ein Dienstwagenüberlassungsvertrag ist nicht zwingend erforderlich, jedoch empfehlenswert. Werden keine weiteren Regelungen getroffen, haben Unternehmen im Schadenfall meist das Nachsehen. Individuelle Dienstwagenüberlassungsverträge sowie die allgemeine Car Policy bilden die Grundlage für die Überlassung von Firmenwagen. Diese unterliegen der AGB-Kontrolle. Dabei sind im Dienstwagenüberlassungsvertrag in der Regel folgende übergeordneten Punkte enthalten:

• Allgemeine Regelungen
• Nutzungsregelungen
• Kostenregelungen zur Fahrzeugüberlassung
• Haftungsregelungen

Dienstwagenüberlassungsverträge und AGB-Recht

Die Erstellung, Überprüfung, Anpassung und Verwaltung von Dienstwagenüberlassungsregelungen gehört regelmäßig zum Kerngeschäft des Fuhrparkmanagements. Hier gilt es, die unternehmensinternen Besonderheiten und Unternehmensstrukturen abzubilden und die Nutzung von Dienstwagen sinnvoll an die Abläufe und Besonderheiten im Fuhrpark anzupassen. In vielen Fällen sind entsprechende Regelwerke in Unternehmen vorhanden, die im Laufe der Zeit immer wieder in Teilen vom Fuhrparkmanagement überarbeitet und aktualisiert worden sind. Dabei gilt es, auch vorhandene anderweitige Vertragswerke wie Leasing-(Rahmen-)verträge und Versicherungsverträge ebenso zu berücksichtigen wie den individuellen Arbeitsvertrag des dienstwagenberechtigten Mitarbeiters sowie firmenwagenrelevante Betriebsvereinbarungen und tarifvertragliche Regelungen.

Wichtige regelungsbedürftige Punkte bei der Dienstwagenüberlassung

In der Regel sind folgende Punkte in vertraglichen Regelungen zur Dienstwagenüberlassung zu berücksichtigen:

Allgemeine Regelungen:

• Anspruch auf den Dienstwagen
• Verhältnis zum Individual-Arbeitsvertrag
• Geltungsbereich einer evtl. Car Policy
• Geltung von Betriebsvereinbarungen
• Tarifvertragliche Regelungen
• Datenverarbeitung und Datenschutz

• Fahrzeugbezeichnung /-beschreibung (Überlassungsgegenstand)
• Fahrzeugausstattung (insbes. Pflichtausstattung)
• Sonderausstattung / Zuzahlung
• Überlassungsdauer /-zeitraum
• Nutzungsumfang und Kilometergrenzen (Leasingvertrag!)
• Dienstliche Nutzung
• Erlaubnis und Regelung der Privatnutzung
• Überlassung von Firmenwagen an andere Dritte
• Dienstwagenersatz / Dienstwagenausfall / Fahrzeugwechsel
• Widerrufsgründe zur Dienstwagenüberlassung
• Widerrufsgründe bei Sonderfällen (Mutterschutz/ Elternzeit, Krankheit, ruhendes Arbeitsverhältnis, [Alters-]Teilzeit)
• Regelung der Fahrzeugrückgabe; insbesondere Herausgabepflicht vor Ende des Arbeitsverhältnisses

• Umfang der Kostentragung durch Arbeitgeber
• Nicht erstattungsfähige Kosten
• Zuzahlungen
• Versicherung
• Versteuerung der Privatnutzung (geldwerter Vorteil)
  • Besteuerung: Pauschalbesteuerung/Fahrtenbuch
  • Lohnsteuer

• Haftung und Verantwortung
• Fahrerlaubnis
• Verhalten bei Unfällen
• Selbstbehalte und Regress bei Schäden
• Mitteilungspflichten des Mitarbeiters
• Arbeitsrechtliche Folgen bei Pflichtverstößen 

Vertragsgestaltung und Verantwortung

Die Regelung der Dienstwagenüberlassung und ihre vertragliche Ausgestaltung ist ein weites Feld. Die Einhaltung der pragmatischen KISS-Regel („keep it simple and stupid“) reicht bei der Ausarbeitung und Änderung von Vertragsregelugen in keinem Falle. Denn vielfach wird schlicht übersehen, dass das Erstellen von formularmäßigen Dienstwagenüberlassungsverträgen bis hin zu einer vorformulierten Car Policy rechtlich gesehen nichts anderes ist, als das Erarbeiten von Allgemeinen Vertrags- und Geschäftsbedingungen im Sinne der §§ 305ff. BGB. Diese unterliegen regelmäßig der Inhaltskontrolle durch die Gerichte. Insbesondere müssen individuelle Dienstwagenüberlassungsverträge und die Car Policy mit den allgemeinen Regelungen für jede Fahrzeugüberlassung inhaltlich aufeinander abgestimmt sein. Widersprechen sich Regelungen, können diese im schlimmsten Falle ganz unwirksam sein. Außerdem sind auch anderweitige Verträge wie Leasing-(Rahmen-)verträge und Versicherungsverträge mit in die Betrachtung einzubeziehen. Um kostenträchtigen Fehlern vorzubeugen, bedarf es hier detaillierter Rechtskenntnisse aus dem Arbeits- und Steuerrecht sowie aus einer Vielzahl von anderen Rechtsgebieten, deren Gegenstand die Überlassung von Dienstwagen – und sei es auch nur am Rande – berührt. Die Hinzuziehung von Juristen aus der unternehmensinternen Rechtsabteilung und/oder der Personalabteilung sowie die Beratung durch Rechtsanwälte/-innen mit entsprechender fachlicher Expertise ist daher in den allermeisten Fällen unabdingbar.

Auf Aktualität geprüft am 27.01.2021