Elektronischer Rechnungsversand: Vorteile im Fuhrparkmanagement

In den letzten Jahren hat die Digitalisierung immer mehr Einfluss auf unser Leben genommen. Auch im Fuhrparkmanagement und allgemein im Unternehmen haben sich die Kommunikationsmedien (E-Mail, Video-Konferenzen usw.) und Arbeitsprozesse (u. a. Archivierungen in der Cloud) verändert. Vor diesem Hintergrund bietet es sich an, den Rechnungsversand zu digitalisieren. Das bringt erhebliche Vorteile für das Unternehmen und die Rechnungsempfänger. Welche das sind und die rechtlichen Grundlagen zum elektronischen Rechnungsversand betrachten wir im Folgenden.

Rechtliche Grundlagen des elektronischen Rechnungsversandes

Seit der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011, können Rechnungen auch in digitaler Form versendet werden. Vor der Einführung dieser gesetzlichen Änderung mussten alle Rechnungen eine elektronische Signatur aufweisen. Andernfalls waren die Rechnungen nicht vorsteuerabzugsfähig. Die elektronischen Rechnungen werden seitdem umsatzsteuerrechtlich genauso behandelt, wie die Rechnung in Papierform (EU Richtlinie 2010/45/EU, § 14 UStG). Dies vereinfacht die Arbeitsabläufe erheblich und rationalisiertdie Prozesse im Rechnungswesen.

Die Rechnungsstellung wird in Paragraf 14 UStG Abs. 1 wie folgt definiert:

14 Ausstellung von Rechnungen

(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Bei der Archivierung muss gewährleistet sein, dass elektronische Rechnungen zehn Jahre als leserliche Dateien revisionssicher archiviert werden. Als Grundlage für die Nutzung des elektronischen Rechnungsversands muss entweder eine Zustimmung des Geschäftspartners vorliegen oder der Ausgleich einer elektronisch versendeten Rechnung erfolgen. Die elektronische Rechnung wird in einem elektronischen Format
(z. B. PDF, XML, IDoc oder Edifact) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet. Sie muss außerdem lesbar sein, darf aber nach dem Versand nicht mehr verändert werden können. Ferner muss die Echtheit der Rechnungsherkunft nachgewiesen werden und das Rechnungsoriginal unversehrt bleiben.

Übermittlungsformen

Übermittelt werden elektronische Rechnungen als Anhang per E-Mail, per Computer-Telefax, per Web-Download oder per Geschäftsdatenaustausch-Standard EDI. In Deutschland wurde durch die Zusammenarbeit von Unternehmen, Verbänden und Ministerien der elektronische Rechnungsversand mittels „ZUGFeRD“ als Standard für elektronische Rechnungen entwickelt. Rechnungen, die nach diesem Standard erstellt werden, bestehen aus einem PDF-Dokument, das eingebettet alphanumerische Daten im XML-Format enthält. Die darin enthaltenen Informationen wie Absender, Rechnungsnummer, Datum, Betrag usw. können bei der Weiterverarbeitung automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.

Vorteile elektronischer Rechnungsverarbeitung

Die Verarbeitung der Rechnungen in Papierform erzeugt sowohl auf der Seite des Rechnungsstellers als auch bei dem Rechnungsempfänger Kosten. Durch den elektronischen Rechnungsversand können Zeit, Material und Geld gespart werden, da die Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt, mit Porto versehen und zum nächsten Briefkasten gebracht werden müssen.

Elektronische Rechnungen bieten jedoch weitere Vorteile, da immer weniger Papier und Toner benötigt und entsprechend weniger CO2 ausgestoßen wird. Dadurch werden die Nachhaltigkeit und somit der ökologische Fußabdruck des Unternehmens verbessert.

Beim Versand der Rechnungen auf elektronischem Weg bietet sich für den Rechnungsempfänger darüber hinaus die Möglichkeit, die Verarbeitung der Rechnung zu automatisieren und zu optimieren. Die Rechnungen können automatisch und zeitgleich an die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen übergeben und dort bearbeitet werden. Durch die digitale Rechnungen kann im Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren entwickelt werden, bei dem die Rechnung und die Leistung geprüft werden. Die Rechnungen können digital archiviert werden, sodass das Abheften in Ordnern sowie die Lagerung in Archiven nicht mehr notwendig sind. Des Weiteren lassen sich elektronische Rechnungen in einem digitalen Archiv per Suchbefehl schneller finden als eine Rechnung, die in einem Ordner abgeheftet ist.

Durch die Nutzung des elektronischen Rechnungsversandes können die Kosten laut Experten um bis zu 20 % reduziert werden. Dies sind neben den eingesparten direkten Kosten (Portogebühren, Papier und Druck) auch die Kosteneinsparungen für die bereits beschriebene Verarbeitung und Archivierung.

Quelle: Vgl. Statista.de 2018

Fazit

Die Übermittlung der elektronischen Rechnungen kann in verschiedenen Formen erfolgen. In Deutschland werden die Rechnungen im Vergleich zu anderen europäischen Ländern noch vermehrt in Papierform versendet. Es lässt sich feststellen, dass durch die Nutzung des elektronischen Rechnungsversandes Kosten eingespart werden können und sich die Prozesse im Unternehmen vereinfachen lassen. Es sind jedoch bestimmte Auflagen zu beachten. Die Einführung des elektronischen Rechnungsversandes ist meist einfacher als gedacht und die Vorteile überwiegen den Aufwand. Auch im Fuhrparkmanagement kann dies Zeit und Kosten sparen, sofern Rechnungssteller und Rechnungsempfänger einen elektronischen Versand vereinbaren. Neben der Unterstützung durch den LapID Kundensupport umfasst unser Servicepaket - den elektronischen Versand von Rechnungen. Sie haben bei Vertragsabschluss bereits die Wahl, ob Sie die Rechnungen klassisch per Papierpost oder auf elektronischem Wege erhalten möchten. Sollten Sie sich im Nachgang für den elektronischen Rechnungsversand entscheiden, wenden Sie sich gerne jederzeit an accounting@lapid.de und übermitteln Sie uns die E-Mail-Adresse, die für den elektronischen Rechnungsversand hinterlegt werden soll.