Unterweisungsnachweis und Dokumentationspflicht im Fuhrparkmanagement

Überlässt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen, steht zwangsläufig auch die Unterweisungspflicht auf der Aufgabenliste des Fuhrparkmanagements. Dann stellt sich die Frage, ob und wie die Unterweisungen dokumentiert werden müssen. An den Unterweisungsnachweis werden hierbei besondere Anforderungen gestellt. Wir betrachten die allgemeine Dokumentationspflicht und den Unterweisungsnachweis sowie die Methoden des manuellen und elektronischen Unterweisungsnachweises.

Dokumentationspflicht & Unterweisungsnachweis

Eine regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter ist nach § 12 ArbSchG notwendig. Dies betrifft nicht nur den Fuhrpark, sondern alle Unterweisungen, die im Unternehmen stattzufinden haben. In Paragraf 12 Arbeitsschutzgesetz heißt es:

„(1) Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen. Die Unterweisung umfaßt [sic] Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. Die Unterweisung muß [sic] bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit der Beschäftigten erfolgen. Die Unterweisung muß [sic] an die Gefährdungsentwicklung angepaßt [sic] sein und erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden.“

Ergänzt wird diese Regelung durch Paragraf 4 DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“. Die deutsche gesetzliche Unfallversicherung definiert hier:

„(1) Der Unternehmer hat die Versicherten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit, insbesondere über die mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen und die Maßnahmen zu ihrer Verhütung, entsprechend § 12 Absatz 1 Arbeitsschutzgesetz sowie bei einer Arbeitnehmerüberlassung entsprechend § 12 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz zu unterweisen; die Unterweisung muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden.

(2) Der Unternehmer hat den Versicherten die für ihren Arbeitsbereich oder für ihre Tätigkeit relevanten Inhalte der geltenden Unfallverhütungsvorschriften und Regeln der Unfallversicherungsträger sowie des einschlägigen staatlichen Vorschriften- und Regelwerks in verständlicher Weise zu vermitteln.“

Im Fuhrpark muss beispielsweise die Fahrerunterweisung nach UVV durchgeführt werden, wenn dem Mitarbeiter ein Dienstwagen zur Nutzung überlassen wird. Zusätzlich müssen aber auch Besonderheiten wie der Umgang mit E-Fahrzeugen oder die Ladungssicherung unterwiesen werden, wenn dies basierend auf der durchgeführten Gefährdungsbeurteilung erforderlich ist.

Dokumentationspflicht

Die Pflicht zur Dokumentation der durchgeführten Unterweisung ergibt sich aus DGUV Vorschrift 1 Paragraf 4 Nr. 1. Wie genau die Dokumentation der Unterweisung erfolgen muss, wird nicht definiert. Unterschieden werden kann jedoch grundsätzlich zwischen zwei Dokumentationsarten: der manuellen und der elektronischen Dokumentation.

Die Dokumentation ist aufzubewahren, um im Falle einer Rechtsstreitigkeit einen Nachweis über die Durchführung der Unterweisung tätigen zu können. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die DGUV Information 211-005 „Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes“ / BGI 527 empfiehlt eine Aufbewahrung der Unterweisungsnachweise von mindestens zwei Jahren.

Unterweisungsnachweis

Ein Unterweisungsnachweis stellt die schriftliche Dokumentation der durchgeführten Schulung/ Unterweisung dar. Eine Unterweisungspflicht und damit auch eine Pflicht zum Nachweis der Unterweisung besteht in folgenden Fällen:

• für alle Arbeitnehmer nach dem ArbSchG § 12 und der DGUV Vorschrift 1 (Prävention) § 4
• bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen nach GefStoffV § 14
• bei Tätigkeiten mit Biostoffen nach BioStoffV § 14
• nach der Strahlenschutzverordnung StrlSchV § 38
• bei Tätigkeiten auf der Baustelle nach BaustellV § 5
• bei Jugendlichen nach JArbSchG § 29
• vor Benutzung von PSA

Die Dokumentation der Unterweisung ist nicht nur in manchen Fällen verpflichtend. Aus zwei Gründen ist ein Unterweisungsnachweis auch bei nicht verpflichtender Dokumentation sinnvoll:

1. Das Fehlen oder nicht Vorhandensein eines Unterweisungsnachweises kann bei der juristischen Bewertung von Arbeitsunfällen ausschlaggebend sein, auch wenn keine Nachweispflicht besteht.
2. Die Unterzeichnung des Unterweisungsnachweises durch die zu unterweisende Person verstärkt die Verpflichtung zur Einhaltung der unterwiesenen Inhalte.

Der Unterweisungsnachweis enthält in der Regel folgende Angaben:

• Ort und Zeitpunkt der durchgeführten Unterweisung
• Inhalte der Unterweisung
• Arbeitsbereich
• Name und Unterschrift der unterwiesenen Person/en
• Name und Unterschrift des Unterweisenden
• Bestätigung der/des Teilnehmer/s über das Verständnis der Unterweisungsinhalte

Hinweis:

Die Verweigerung der Unterschrift kann bei verpflichtenden Nachweisen arbeitsrechtliche Konsequenzen für den Mitarbeiter haben. In jedem Fall sollte ein Gespräch mit dem Mitarbeiter geführt werden, um die Gründe für die Verweigerung der Unterschrift zu erfahren. 

Manueller Unterweisungsnachweis

Den manuellen Unterweisungsnachweis trifft man meist bei persönlichen Fahrerunterweisungen oder sogenannten Präsenzveranstaltungen an. Hierbei legt der unterweisende Mitarbeiter eine Liste aus, in die sich alle Teilnehmereintragen müssen. Die Liste mit den dazugehörigen Unterschriften wird anschließend archiviert und dient als Dokumentationsnachweis.

Am Beispiel „Fuhrparkmanagement“ lässt sich der Aufwand eines manuellen Unterweisungsnachweises gut veranschaulichen: Als Fuhrparkleiter sind Sie dazu verpflichtet die Dienstwagenfahrer regelmäßig im richtigen Umgang mit ihrem Dienstfahrzeug zu unterweisen. Bei zentral organisierten Fuhrparks stellt dies vielleicht noch kein Problem dar, da alle Fahrer zentral an einem Ort sind. Ist der Fuhrpark allerdings dezentral organisiert, kommt man mit einem manuellen Nachweis schnell an seine Grenzen. Die Dokumentation erfolgt dann selten zentral an einem Ort und muss gegebenenfalls erst per Hauspost oder über andere Wege an den Standort des Fuhrparkmanagements übermittelt werden.

Bei steigender Fuhrparkgröße wird dieser Prozess zunehmend komplexer und sorgt für erhöhte Arbeitsaufwände im Unternehmen.

Elektronischer Unterweisungsnachweis

In einigen Unternehmen werden bereits erfolgreich elektronische Lösungen für die Fahrerunterweisung eingesetzt. Der Unterweisungsnachweis ist dann in der Regel ebenfalls elektronisch dokumentiert. Der Nachweis verzichtet auf die Unterschrift des Mitarbeiters, stellt per Erfassung der Unterweisungsinhalte und des Unterweisungszeitraums dennoch einen rechtsgültigen Nachweis dar. Die rechtssichere Dokumentation ist gegeben, da die Unterweisung einem Mitarbeiter explizit zugeordnet wird und nur dieser Mitarbeiter die Zugangsdaten zur jeweiligen Unterweisung kennt.

Vorteilhaft ist die elektronische Unterweisung und damit auch der elektronische Nachweis der Unterweisung insbesondere bei dezentralen Fuhrparks, da hier alle Daten zentral in einem System gespeichert werden, auch wenn sich die Dienstwagenfahrer an unterschiedlichen Orten befinden. Bei einer steigenden Anzahl von Dienstwagenfahrern sind elektronische Systeme ebenfalls von Vorteil, denn sie vereinfachen die Prozesse und ermöglichen die flexible Durchführung einer Unterweisung. So kann unabhängig von geplanten Terminen eine Erstunterweisung zu Beginn der Tätigkeit stattfinden.

Weitere Dokumentationspflichten im Fuhrparkmanagement

Neben der Dokumentation der durchgeführten Fahrerunterweisung müssen im Fuhrparkmanagement weitere Themen regelmäßig dokumentiert werden. Hierzu zählen:

• Regelmäßige Führerscheinkontrolle
• UVV-Prüfbericht

Bei der Führerscheinkontrolle ist eine Dokumentation verpflichtend. Damit soll nachgewiesen werden, dass die Führerscheinkontrolle regelmäßig durchgeführt wurde. So ist das Fuhrparkmanagement bei Rechtsstreitigkeiten abgesichert. Die anwaltliche Empfehlung zur Durchführung einer Kontrolle lautet: mindestens zweimal im Jahr. Eine Regelmäßigkeit der Dokumentation liegt in der Regel dann vor, wenn ein Kontrollzyklus von mindestens drei Kontrollen nachgewiesen werden kann - also die Kontrollen der letzten eineinhalb Jahre.
Auch der Prüfbericht zur UVV-Prüfung muss aufbewahrt werden. Die Pflicht zur Dokumentation der Prüfergebnisse ergibt sich aus den Vorgaben des Paragrafen 57 Abs. 2 der Unfallverhütungsvorschrift „Fahrzeuge“. Demnach sind die Prüfungsberichte schriftlich niederzulegen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Die Prüfung muss dabei jährlich wiederholt werden. Der Umfang des Prüfberichts ist ebenfalls in dieser Vorschrift definiert. Hier empfiehlt es sich ebenfalls den Dokumentationszeitraum auszuweiten, im Idealfall auf die Dauer, die das Fahrzeug im Betrieb ist.
Wie bei der Fahrerunterweisung, empfehlen sich für die Führerscheinkontrolle und Fahrzeugprüfung auch elektronische Systeme zur Dokumentation an.