Praktische Tipps zur UVV-Fahrzeugprüfung

Mehrere Hundert Fahrzeuge, darunter viele Dienstwagen mit Privatnutzung – einmal jährlich soll jedes Fahrzeug von einem Sachkundigen auf den betriebssicheren Zustand geprüft werden. Der Outlook-Kalender erinnert die Fahrer an die anstehende Prüfung. Ob sie jedoch gemacht wurde oder nicht – das wird nicht kontrolliert. Dieses Vorgehen birgt viele Risiken – von der Sicherheit der Arbeitnehmer bis hin zum Regress durch die Versicherung. Wie nun sicherstellen, dass die Fahrzeuge alle sachgemäß geprüft und die Prüfungen ordentlich dokumentiert wurden?

Wie stellen Fuhrparks die regelmäßige Durchführung der UVV-Fahrzeugprüfung sicher?

Tipp Nr. 1: Es beginnt mit Terminverwaltung

Welche Fahrzeuge müssen wann zur UVV-Prüfung? Gibt es neben der Sachkundigenprüfung weitere Termine, die anstehen? Beispielsweise Inspektionen, die HU? Wenn möglich, vereinbaren Sie einen gemeinsamen Termin und geben Sie diesen rechtzeitig an die Dienstwagenfahrer weiter. Am besten per schriftlicher Arbeitsanweisung mit dem Hinweis, den UVV-Termin fristgerecht wahrzunehmen.

Sollte der Dienstwagenfahrer jedoch nicht mit dem Fahrzeug zum Termin erscheinen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie darüber in Kenntnis gesetzt werden – in der Regel, indem Sie nachfragen, weil Sie noch keinen Prüfbericht und keine Rechnung vom Fahrer erhalten haben. An dieser Stelle ist ein gut aufgestelltes Eskalationsmanagement wichtig: Müssen Sie beim Fahrer nachfragen, delegieren Sie diese Aufgabe, bis wann bekommt der säumige Fahrer Zeit, die UVV-Prüfung nachzuholen?

Darauf ist bei der UVV-Prüfung zu achten

Die Pflicht, dass die Prüfung durchgeführt wird, liegt beim Arbeitgeber beziehungsweise beim Fuhrparkmanager, wenn er die Pflicht delegiert hat. Falls der Fuhrparkmanager die nötige Sachkunde hat, kann er die Prüfung selbst vornehmen. Ansonsten führen autorisierte Werkstätten und Prüfeinrichtungen ebenfalls die Fahrzeugprüfung nach UVV durch.

Weiterführendes zur UVV-Fahrzeugprüfung (BGV D29)

Die UVV-Fahrzeugprüfung (§ 57 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70) ist Pflicht, wenn Fahrzeuge gewerblich genutzt werden. Sie muss bei Bedarf, mindestens einmal im Jahr durch einen Sachkundigen abgenommen werden und dient dazu, die Fahrer vor Unfällen und Gesundheitsgefahren zu schützen. Kommt die Geschäftsführung beziehungsweise das Fuhrparkmanagement der Pflicht nicht nach, drohen Bußgelder oder der Verlust des Versicherungsschutzes.

Weiterführende Links:

Ziel der Prüfung ist die Feststellung des betriebssicheren Zustands des Fahrzeugs. Betriebssicher ist das Fahrzeug dann, wenn es sowohl verkehrs- als auch arbeitssicher ist. Liegt ein Bericht einer Prüforganisation, z. B. des TÜV, vor, reicht diese nicht – darin ist lediglich der verkehrssichere Zustand dokumentiert.

Weiterführende Links:

 

Die Fahrzeugprüfung ist eine weitere Pflicht im Fuhrparkmanagement. Laden Sie  hier unserkostenloses Merkblatt rund um die rechtlichen Grundlagen der  Fahrzeugprüfung herunter.

Tipp Nr. 2: Revisionssichere Dokumentation der UVV-Fahrzeugprüfung

Jede UVV-Prüfung muss revisionssicher dokumentiert werden. Zur Aufbewahrung der Dokumente eignet sich ein Prüfbuch, eine Kartei oder ein Prüfbericht. Die Werkstatt beziehungsweise der sachkundige Prüfer muss die durchgeführte Prüfung (BGV D12) auf der Rechnung vermerken. Sobald diese vorliegt, sollte sie entsprechend erfasst (Prüfbuch etc.) und die nächste Frist zur Durchführung der UVV-Prüfung festgelegt werden. Falls Mängel festgestellt worden sind, die noch behoben werden müssen: das gehört zur Dokumentation dazu.

Durch eine ordentliche Erfassung der Rechnung/ des Prüf- und gegebenenfalls des Mängelberichts stellen Sie sicher, dass die Unterlagen bei Bedarf schnell gefunden werden. Verwalten Sie die Fahrzeugunterlagen digital, hat dies den Vorteil, dass Sie alles auf einen Blick und keine lose Zettelwirtschaft haben. Um die Revisionssicherheit eines digitalen Systems zu gewährleisten, achten Sie darauf, dass ein Bericht nur einem Fahrzeug zugeordnet werden und nicht gelöscht werden kann, um eine nachträgliche Manipulation auszuschließen. Kann ein Fahrer mehrere Fahrzeuge verwalten? Je nach Fuhrparkgröße kann das eine gute Option sein: Sie legen einen Poolfahrzeugnutzer im Verwaltungssystem an, ordnen ihm die entsprechenden Fahrzeuge zu und er oder sie wird benachrichtigt, sobald der nächste Prüftermin ins Haus steht.

Buchen Sie die Kosten auf eine danach benannte Kostenart, z. B. UVV-Prüfung. So kann eingesehen werden, wie hoch die Prüfkosten sind. Falls ein Fahrzeug noch keine Kosten verursacht hat, ist dies ein Indiz dafür, dass noch keine Prüfung erfolgt ist.

Ob die Unterlagen analog oder digital verwaltet werden, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Liegen sie digital vor, sind sie jedoch um einiges schneller wiederzufinden und anzuordnen. Zudem ist ein umfangreiches und dennoch übersichtliches Reporting – je nach Art der Digitalisierung – möglich. Natürlich sollte der Anbieter, der für das Fristen- und Datenmanagement beauftragt wird, datenschutzkonform arbeiten, damit Sie rechtlich abgesichert sind.

Fristsetzung und Dokumentation digital und komfortabel mit LapID

Wie auch die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung lässt sich die jährliche UVV-Fahrzeugprüfung ebenfalls ohne viel Umstand und Aufwand organisieren und rechts- sowie revisionssicher dokumentieren: Mit LapID können Sie die Fahrzeugunterlagen nach der UVV-Fahrzeugprüfung digital ablegen.

Das sichere Fristen- und Datenmanagement von LapID bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

  • Revisionssichere Archivierung von UVV-Berichten
  • Jährlich geprüfter Datenschutz
  • Erinnerungs- und Eskalationsmanagement für UVV-Fristen
  • Umfangreiche Reportings
  • Hinterlegen weiterer Fahrzeugunterlagen
  • Freie Servicepartnerwahl (keine Werkstattbindung)

 

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