Modernes Fuhrparkmanagement: 7 Tipps für Ihren Einstieg

Nicht jedes Unternehmen, das über einen Fuhrpark verfügt, besitzt auch ein professionelles Fuhrparkmanagement. Meist fehlt dafür das passend ausgebildete Personal oder das Thema wird als nicht so wichtig erachtet. Auch der Arbeitsaufwand im Fuhrparkmanagement wird häufig unterschätzt. Nicht selten kommt es vor, dass Mitarbeiter als Fuhrparkverantwortliche bestimmt werden, die mit ihrer eigentlichen Arbeit voll ausgelastet sind oder dass das Thema sogar an Auszubildende oder studentische Hilfskräfte „abgeschoben“ wird. Die Themenvielfalt im Fuhrpark ist allerdings groß, sodass Neulinge auf dem Gebiet schnell den Überblick verlieren können. Doch auch wer bereits viele Jahre im Fuhrparkmanagement tätig ist, sollte seine Aufgabenabläufe stets auf Aktualität überprüfen. Neue Mobilitätskonzepte und Technologien sorgen dafür, dass sich der Fuhrpark und dessen Management zunehmend verändert. Wir geben Ihnen wertvolle Tipps für den (Wieder-)Einstieg ins moderne Fuhrparkmanagement. 

Tipp 1: Überblick über relevante Fuhrparkthemen schaffen

Bauen Sie in Ihrem Unternehmen einen Fuhrpark  neu auf, sollten Sie sich zunächst Klarheit darüber verschaffen, welche Themen für Sie relevant sind. Hierfür gibt es hilfreiche Aufstellungen, die Ihnen die wichtigsten Aufgaben im Fuhrparkmanagement aufzeigen. Je nach Größe und Umfang des Fuhrparks kann es zudem sinnvoll sein, eine Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager zu absolvieren. Dort werden nicht nur alle Aufgaben und relevante Gesetze im Fuhrpark thematisiert, sondern auch hilfreiche Tipps für eine effizientere Gestaltung des Fuhrparks geboten. Eine Auffrischung kann sich demnach auch für „alte Hasen“ im Fuhrparkmanagement als lohnenswert herausstellen.

Tipp 2: Geeignete Beschaffungsstrategie finden

Wenn es um Kosteneffizienz im Fuhrpark geht, ist es bereits bei der Anschaffung Ihrer Flotte entscheidend, die richtige Strategie zu wählen. Hat man sich für das Fahrzeugleasing entschieden, kann man hier beispielsweise zwischen dem Single-Sourcing- oder Multi-Sourcing-Prinzip wählen.

Beim Single-Sourcing legen Sie nur eine Beschaffungsquelle zugrunde – sprich einen Lieferanten für Ihre Produkte. Ziel ist es, eine langfristige und enge Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten zu schaffen. Die Zeit- und Kosteneinsparungen können hier vor allem in der logistischen und prozessorientierten Abstimmung liegen. Bei dieser Strategie arbeiten Fuhrparkmanager meist mit nur einem einzigen Rahmenvertrag und einem Ansprechpartner für alle Beschaffungsthemen im Fuhrpark. Das ermöglicht gerade beim erstmaligen Verhandeln einen Vorteil durch spezielle Rabatte oder Konditionen zu erzielen. Eine langfristige Beziehung spricht zudem meist für eine hohe und gleichbleibende Qualität. Nachteile ergeben sich vor allem aus den möglicherweise teureren Preisen sowie der hohen Abhängigkeit des einen externen Partners.

Beim Multi-Sourcing wählen Sie – wie der Name schon verrät – mehrere Lieferanten oder Dienstleister und vergleichen diese miteinander. Das ermöglicht Ihnen sicherlich meist die günstigsten Preise für die anzuschaffenden Produkte. Mehr Lieferanten und Dienstleister bedeuten jedoch auch einen höheren Koordinationsaufwand, da Sie mehrere Verträge verwalten müssen und für jedes Thema unterschiedliche Ansprechpartner haben. Außerdem wird es schwieriger, eine gleichbleibende Qualität bei allen Lieferanten zu erzielen. Dritte sind jedoch in der Regel „Experten auf ihrem Gebiet“, sodass Sie die Abgabe bestimmter Themenbereiche an externe Dienstleister entlasten kann, insbesondere wenn Sie bislang wenig oder gar keine Erfahrungen auf dem Gebiet haben.

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Tipp 3: Legen Sie eine Car Policy fest

Die Car Policy regelt allgemeine Handhabungen mit Firmenfahrzeugen, die für alle Mitarbeiter einzuhalten sind. Ziel ist es, alle Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenfahrzeugen zu definieren und Aufgaben der Fuhrparkverantwortlichen und der Mitarbeiter zu bestimmen. Mit der Ausarbeitung einer Car Policy legen Sie gleich zu Beginn klare Regeln und Pflichten für alle Dienstwagenfahrer zur Verwendung des Fuhrparks fest. Damit schaffen Sie nicht nur Übersichtlichkeit, sondern sparen auch Zeit. Anders als der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird die Car Policy nicht mit jedem einzelnen Mitarbeiter abgeschlossen, sondern enthält allgemeine Regelungen, welche Mitarbeiter einen Firmenwagen welcher Kategorie fahren dürfen. Ebenso bestimmt sie die Prozesse rund um die Beschaffung und Rückgabe der Fahrzeuge. Die Car Policy sollte zudem regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Behalten Sie immer neue Gesetze oder Vorschriften im Blick und passen Sie Ihre Car Policy entsprechend an. Ab dem kommenden Monat beispielsweise müssen bei der erstmaligen Zulassung aller Personenkraftwagen zertifizierte WLTP-Messwerte vorliegen. Wenn Sie Ihre Flotte derzeit also neu zusammenstellen, achten Sie darauf, dass die ausgewählten Fahrzeuge oder angebotenen Fahrzeuge einer Leasinggesellschaft die CO2-Grenzwerte nicht überschreiten.   

Tipp 4: Tankkarten einsetzen

Denken Sie beim Aufbau Ihres Fuhrparkmanagements von Anfang an über den Einsatz von Tankkarten nach. Diese sind heutzutage weit mehr als nur ein kleines Stück Plastik, mit dem man bargeldlos an Tankstellen bezahlen kann. Dem Fuhrparkmanagement liefern sie wertvolle Informationen, die vor allem die Verbrauchswerte des Fahrers und des Fahrzeugs betreffen. Zudem haben sie  sich zu einem echten Mobilitätspartner entwickelt. Mit dem Einsatz von Tankkarten erhalten Sie ohne großen Aufwand Kostentransparenz und Preisklarheit. Dies bringt vor allem eine Zeitersparnis mit sich. Häufig sind diese Karten an ein System des Tankkartenanbieters angebunden, in welchem beispielsweise Analysen und Auswertungen vom Kraftstoffverbrauch vorgenommen werden können. Je effizienter die Fahrweise Ihrer Dienstwagenfahrer, umso größer die Ersparnis. Dies spiegelt sich häufig in einem Rabatt von beispielsweise 1 Cent pro Liter bei Zahlung mit der Tankkarte wieder. Viele Tankstellenbetreiber kooperieren zudem mit Anbietern für Tankkarten oder bieten eigene Tankkarten an. Auch die chaotische Zettelwirtschaft hat mit dem Einsatz von Tankkarten ein Ende. Tankbelege oder Quittungen für Ersatzteile/Reparaturen müssen nicht mehr gesammelt und aufbewahrt werden.

Ein weiterer Vorteil ist die Zahlung zusätzlicher Services über die Tankkarte. So lassen sich zum Beispiel auch Werkstattbesuche oder Reifenwechsel mit der Karte bezahlen, sofern die Werkstatt im Netzwerk des Tankkartenanbieters vertreten ist.

Tipp 3: Einsatz flexibler Mobilitätslösungen

Ein eigener umfangreicher PKW-Fuhrpark ist heutzutage nicht mehr zwingend notwendig. Der Begriff „flexible Mobilität“ findet zunehmend Anklang im Fuhrparkmanagement. Neben der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, stellt Carsharing eine echte Alternative zum Dienstfahrzeug dar. Ähnlich sieht es auch mit E-Bikes oder Pedelecs aus. Die elektronischen Fahrräder können ähnlich wie PKW geleast werden und haben sogar noch einen positiven Nebeneffekt auf die Gesundheit. Wer seinen Mitarbeitern noch mehr Flexibilität bieten möchte, kann auch auf Mobilitätsbudgets zurückgreifen: Die Mitarbeiter erhalten beispielsweise eine Art „Prepaid-Karte“ mit einem festen Budget. Sie können selbst darüber verfügen und sich, je nach Strecke und Bedingung, frei für ein Fortbewegungsmittel wie Bus, Bahn, Bike- oder Carsharing entscheiden. Wer dennoch nicht auf einen Firmenwagen verzichten möchte, kann zumindest auf günstigere oder umweltfreundlichere Fortbewegungsmittel zurückgreifen. Auch dafür können Sie Ihren Mitarbeitern Gutschriften gewähren. Dadurch können Sie Ihre Flotte nicht nur langfristig modernisieren und umweltfreundlicher gestalten, sondern auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern. Die zukunftsweisende Ausrichtung und Vorreiterrolle kann sich wiederum positiv auf Ihr Image auswirken.

Tipp 4: Regelmäßige Kommunikation mit Ihren Fahrern

Pflegen Sie die Kommunikation mit Ihren Dienstwagenfahrern. Nicht nur zum Einstieg ins Fuhrparkmanagement sollten Sie darauf achten, dass Ihre Fahrer über allgemeine Regelungen, Rechte und Pflichten informiert sind. Ein regelmäßiger Austausch und die Weitergabe von Neuigkeiten oder Änderungen verhindert Kommunikationsstörungen und langwierige Rückfragen. Themen, die im Fuhrpark kommuniziert werden müssen, sind unter anderem Gesetzesänderungen, neue Bußgelder oder Inhalte der Fahrerunterweisung nach UVV, wie zum Beispiel das richtige Verhalten bei bestimmten Witterungsbedingungen oder die Warnwestenpflicht. Die Kommunikation sollte jedoch nicht einseitig gestaltet sein. Bieten Sie Fahrern die Möglichkeit, Sie bei Problemen, Wünschen oder Anregungen zu kontaktieren. Das schafft ein vertrauensvolles Verhältnis. In unserem Beitrag Kommunikation im Fuhrpark finden Sie nochmal die wichtigsten Vorteile und Erfolgsfaktoren im Überblick.

Informieren Sie sich hier zum eLearning zur Fahrerunterweisung nach UVV und  gestalten Sie die Prozesse in Ihrem Fuhrpark einfach und effizient.

Tipp 5: Stellen Sie eine Verbindung zu Risk- und Schadenmanagement her

Die Aufstellung eines funktionierenden Risk- und Schadenmanagements ist gleich zu Beginn besonders wichtig. Sind die ersten Fahrzeuge ausgegeben, besteht jeder Zeit die Möglichkeit eines Unfalles oder Schadenfalles. Prozesse sollten dann unkompliziert ablaufen, um die Kosten möglichst gering zu halten und die Mobilität der Fahrer zu erhalten. Was im Falle eines Schadens passiert, sollten Sie bereits klar im Dienstwagenüberlassungsvertrag regeln. Dabei könnten Sie auch mit einem Belohnungssystem arbeiten. Mitarbeiter, die (dauerhaft) schadenfrei bleiben, könnten zum Beispiel beim nächsten Dienstwagen eine hochwertigere Ausstattung erhalten. Unabhängig von Ihrer gewählten Strategie ist es empfehlenswert, die Informationen rund um einen Schaden zu sammeln, zu analysieren und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen. Verursachen viele Fahrer die gleichen Schäden, kann es sein, dass Sie die Mitarbeiter nochmal verstärkt unterweisen müssen. Werden Ihre Fahrzeuge geleast, können Sie das Risk- und Schadenmanagement natürlich auch Ihrem Leasinggeber überlassen. Dieser kümmert sich dann um die vollständige Schadenabwicklung und kann Ihnen sein Werkstattnetzwerk zur Verfügung stellen. Regelmäßige Anpassungen des ausgelagerten Risk- und Schadenmanagements ist dann jedoch sinnvoll, um weitere Schäden und hohe Kosten zu vermeiden.

Tipp 6: Nutzen digitaler und automatisierter Lösungen

Auch wenn Ihnen die klassische Excel-Tabelle in den vergangenen Jahren womöglich gute Dienste geleistet hat, sollten Sie bei der Organisation und Strukturierung Ihres Fuhrparkmanagements möglichst die Finger davonlassen. Das Programm lässt sich zwar vielseitig einsetzen, ist aber letztendlich nur ein Tabellenkalkulationsprogramm. Für die immer größer werdende Anzahl an Daten, wie Verbrauchswerte, Angaben zum Fahrzeug oder personenbezogenen Daten, bedeutet dies vor allem Unübersichtlichkeit, zweifelhafte Transparenz, Fehleranfälligkeit und großer Aufwand. Daraus können wiederum kostenintensive Fehlentscheidungen resultieren. Empfehlenswerter sind daher automatisierte Datenbanksysteme. Fahrerdaten müssen nur einmalig angelegt werden und Themen wie Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung können so in einem System abgedeckt werden. Terminorganisation, Erinnerungen usw. funktionieren darüber hinaus automatisch. Mit Telematik-Systemen im Fahrzeug können Sie sogar direkt auf die Verbrauchswerte zugreifen.

Wenn Sie sich für externe Dienstleister entscheiden, sollten Sie immer auf die Sicherheitsstandards achten. Gerade wenn es um sensible personenbezogene Daten geht, sollten Datenschutz und Datensicherheit oberste Priorität genießen. Anbieter, die von einer unabhängigen Prüfgesellschaft zertifiziert wurden, bringen Ihnen Sicherheit. Vergewissern Sie sich zudem, dass die gewählten Lösungen rechtssicher sind, andernfalls kann es im Haftungsfall zu bösen Überraschungen, wie hohen Bußgeldern oder Freiheitsstrafen, kommen.

Warum müssen die Führerscheine der Mitarbeiter kontrolliert werden und was  droht bei Nicht-Erfüllung? Mehr dazu in unserem kostenlosen Merkblatt!

Tipp 7: Behalten Sie Ihre rechtlichen Pflichten im Blick

Egal, ob Sie neu mit den Aufgaben eines Fuhrparkmanagers beauftragt wurden oder Sie das Fuhrparkmanagement bei einem neuen Arbeitgeber aufbauen müssen - die Rechtsgrundlagen im Fuhrpark sollten Sie sich von Anfang an vor Augen führen, um weitreichende Strafen zu vermeiden. Wer sich unsicher ist, kann ein Fuhrparkrechtsseminar belegen, welches zum Beispiel regelmäßig von Fachanwälten für Verkehrsrecht, Verbänden oder Prüfgesellschaften angeboten wird.

Mit zu den wichtigsten rechtlichen Pflichten im Fuhrpark gehören die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung nach UVV. Während Ihr Unternehmen bei der Führerscheinkontrolle in der Halterverantwortung steht, greifen bei der Fahrerunterweisung die Vorschriften der gesetzlichen Unfallversicherung. Die Missachtung Ihrer Pflichten kann teils hohe Geldbußen oder sogar eine Freiheitsstrafe nach sich ziehen. Sie sollten sich in jedem Fall überlegen, wie die Durchführung beider Themen gestaltet werden soll. Sowohl die Führerscheinkontrolle als auch die Fahrerunterweisung können manuell oder elektronisch bzw. automatisiert durchgeführt werden. Wenn Sie sich für eine automatisierte Lösung und somit einen externen Dienstleister entscheiden, sollten Sie auch hier sichergehen, dass der Anbieter rechtssichere und manipulationssichere Lösungen anbietet – nur dann können Sie sicherstellen, Ihrer Halterpflichten und den Pflichten, die sich aus den Vorschriften der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung ergeben, vollumfänglich nachgekommen zu sein.

Welche Rechtsgrundlage beiden Themen zugrunde liegt und was Sie im Rahmen des Fuhrparkrechts noch alles beachten sollten, finden Sie auf unserer Themenseite „Wissenswertes zum Fuhrparkrecht“.

 

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