Kommunikation im Fuhrpark

Kommunikation ist ein wichtiger Faktor im Fuhrparkmanagement. Bei der Einführung neuer Richtlinien, bei der Fahrerunterweisung, bei Bonus-Malus-Systemen oder der Führerscheinkontrolle ist eine regelmäßige Kommunikation mit den Fahrzeugnutzern notwendig. Was sind Faktoren für eine erfolgreiche Kommunikation?

Wie lassen sich neue Prozesse erfolgreich einführen?

Bei Projekten im Fuhrparkmanagement, die in der Regel mit der Veränderung bestehender oder der Einführung neuer Prozesse verbunden sind, ist die transparente Kommunikation der Ziele, Vorteile und Inhalte ein entscheidender Erfolgsfaktor:

  • Informieren Sie rechtzeitig und zielgruppengerecht. Stimmen Sie sich beispielsweise vorab mit einem ausgewählten Mitarbeiter über die Inhalte ab. So erkennen Sie eventuelle Lücken in der Kommunikation und können diese vor der Bekanntgabe an alle Mitarbeiter schließen.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Informationen jederzeit zur Verfügung stehen. Nutzen Sie Informationsblätter, die Sie z. B. bei der Schlüsselübergabe verteilen oder veröffentlichen Sie die Informationen im unternehmenseigenen Intranet. Stellen Sie sicher, dass die Informationen immer auf dem neusten Stand sind und regelmäßig aktualisiert werden.
  • Achten Sie auch auf die Art der Kommunikation. Komplexe Themen sollten stets einfach und verständlich vermittelt werden. Hierfür sind beispielsweise E-Learning Plattformen ein gutes Medium.
  • Nehmen Sie sich vor allem in der Einführungsphase genügend Zeit für die Mitarbeiter und initiieren Sie einen regelmäßigen, kommunikativen Austausch. So können Sie die Mitarbeiter motivieren und deren Akzeptanz für innovative Prozesse steigern.
  • Stellen Sie dar, welche straf- oder arbeitsrechtlichen Konsequenzen eventuell drohen, falls neue Prozesse, Richtlinien oder Abläufe nicht eingehalten werden. Ein Beispiel hierfür ist das Fahren ohne gültige Fahrerlaubnis

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Worauf kommt es bei der Kommunikation an?

Neben Gestik und Mimik ist für die richtige Kommunikation der Ton entscheidend. Wollen Sie bei Mitarbeitern die Wichtigkeit von Regeln und Vorschriften verdeutlichen, muss dies auch in einem angemessenen Ton erfolgen. Achten Sie darauf, dass Ihre Botschaft bei den Mitarbeitern richtig verstanden und aufgenommen wird. Missverständnisse in der Kommunikation können leicht zu Widerständen führen, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit behindern können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt neben der Kommunikation selbst ist der Zeitpunkt zu dem Mitarbeiter über Veränderungen informiert werden. Rechtzeitige und umfängliche Informationen über bevorstehende Veränderungen können zu einer größeren Akzeptanz führen, da die Mitarbeiter nicht überrumpelt und mit plötzlichen Veränderungen konfrontiert werden.

Geben Sie die Chance, Bedenken und Fragen zu äußern. Durch die Einbindung der Mitarbeiter können Skeptiker so zu Befürwortern der Veränderung werden. 

Ein gutes Verhältnis schafft Vertrauen

Kommunizieren Sie mit den Nutzern Ihres Fuhrparks nicht nur, um Regeln, Vorschriften oder Richtlinien bekannt zu machen. Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie auch bei anderen Themen zur Verfügung stehen. Zeigen Sie Interesse für die Bedürfnisse der Fuhrparknutzer. Über welche Themen möchten die Fahrzeugnutzer beispielsweise von ihrem Fuhrparkmanagement informiert werden? So fördern Sie den Informationsaustausch untereinander und erhalten gleichzeitig ein Gefühl dafür, welche Themen im Fuhrpark, aus Sicht der Nutzer, besonders wichtig sind.

 

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