So steigern Sie die Effizienz Ihres Fuhrparks

Aufwand, Komplexität und Kosten eines professionellen Fuhrparkmanagements werden häufig unterschätzt. Bei genauer Betrachtung gibt es durchaus enorme Einsparpotenziale, die jedoch selten voll ausgeschöpft werden. Dabei können schon kleine Anpassungen die Effizienz des Fuhrparks steigern und damit einhergehend Kosten senken. Erfahren Sie alles über mögliche Optimierungswerkzeuge zur Effizienzsteigerung im Fuhrparkmanagement.

Bestandsaufnahme: Analyse der Ausgangssituation

Basis einer Effizienzsteigerung ist die systematische Analyse der Ausgangssituation. Faktoren, die hier eine Rolle spielen, sind beispielsweise Einsparpotenziale, Ressourcen, Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekte sowie die Qualifikation der Mitarbeiter. Angefangen bei der Auswahl der Fahrzeuge – auch im Hinblick auf die Umstellung zur Elektromobilität – lohnt sich eine Betrachtung der Gesamtkosten. Grund hierfür ist, dass die Kosten für die Anschaffung einer Fahrzeugflotte nicht allein aus den Finanzierungskosten resultieren. Bei der Betrachtung der betrieblichen Gesamtkosten werden die Anschaffungskosten der Fahrzeuge in ein Verhältnis zu den späteren Nutzungskosten gesetzt. Dadurch lassen sich Optimierungspotenziale ermitteln, die zu der gewünschten Effizienzsteigerung führen können.

Um die Effizienz in einem Fuhrpark zu steigern, sollte sich der Fuhrparkmanager beziehungsweise der Fuhrparkverantwortliche mit Fragen auseinandersetzen, inwieweit Prozesse, wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle der Dienstwagennutzer, optimiert beziehungsweise verschlankt werden können. Eine Lösung hierfür stellt beispielsweise die elektronische Führerscheinkontrolle von LapID dar. Neben technischen Optimierungsmöglichkeiten spielen jedoch auch das Tankkartenmanagement sowie regelmäßige Schulungen der Dienstwagennutzer eine Rolle. Ein optimierter Fahrstil hat nicht nur einen verringerten Kraftstoffverbrauch zur Folge, sondern auch eine Reduzierung der Wartungskosten für Bremsen, Reifen sowie für weitere Verschleißteile. Zudem entlastet ein vorausschauender Fahrstil das Schadenmanagement enorm.

Wichtig ist, dass die Prozessoptimierungen im Rahmen eines Qualitätsmanagements als dauerhafter Prozess zu verstehen sind und keine einmalige Aktion darstellen. Dies muss allen Beteiligten, von der Geschäftsführung bis zum Dienstwagenfahrer, bewusst und diese damit einverstanden sein, damit sich ein Erfolg auch auf Dauer einstellen kann. Übrigens: Bereits in der Antike galt, dass man etwas nur steuern kann, wenn es messbar ist. Daraus wiederum folgt, früher wie heute, dass Effizienz steigerbar ist.

„Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken.“

Peter Drucker, US-amerikanischer Ökonom und Pionier der modernen Managementlehre

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„Miss alles, was sich messen lässt, und mach alles messbar, was sich nicht messen lässt.“

Archimedes, griechischer Physiker, Mathematiker und Mechaniker

Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung an drei Beispielen

Führerscheinkontrolle

Als rechtlicher Halter der Firmenfahrzeuge unterliegt die Geschäftsführung der sogenannten Halterhaftung und dies in vollem Umfang. Darunter fällt die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine aller Firmenwagenfahrer (§ 21 StVG). Je mehr Fahrer, desto zeitaufwendiger die Führerscheinkontrolle, sofern diese manuell vom Fuhrparkleiter durchgeführt wird. Effizienter sind hier automatisierte oder elektronische Kontrollen. LapID bietet beispielsweise drei Methoden an, mit welchen jedes Szenario abgebildet werden kann: die Driver App, die Manager App und das LapID Siegel. Es muss also kein Fahrer mehr zwingend in das Büro der Fuhrparkverwaltung, um dort seinen Führerschein vorzuzeigen. Die oft als lästig empfundene Terminkoordination entfällt folglich. Des Weiteren schickt das komplexe System hinter der Prüfmethode automatisch Erinnerungen, bis wann der Führerschein kontrolliert werden muss, es findet eine automatische Dokumentation statt und das Ganze ist – im Fall von LapID – TÜV-zertifiziert und rechtssicher. So bleibt erstens mehr Zeit für andere Verwaltungsaufgaben und das zweitens bei einem ruhigen Gewissen, dass alles strukturiert ist und systematisiert dokumentiert wird.

Informieren Sie sich hier zur elektronischen Führerscheinkontrolle und  gestalten Sie die Prozesse in Ihrem Fuhrpark einfach, sicher und effizient.

Tankkarte

Tankkarten, wie beispielsweise die euroShell Card oder die DKV Card, sind ein weiteres Beispiel für einen effizienten und prozessoptimierten Fuhrpark. Dabei steht nicht allein das Betanken der Fahrzeuge im Vordergrund, sondern auch weitere Services, die von Tankkartenanbieter geboten werden. Effizienzsteigernde Vorteile durch die Nutzung von Tankkarten sind beispielsweise

  • keine Probleme mit der Bezahlung: der Fahrer muss nicht in Vorleistung gehen, wodurch dann kein aufwendiges und papierbasiertes Prozedere (Quittungen) entsteht.
  • Anhand der Kartendaten werden automatisch Reportings, zum Beispiel über den Kraftstoffverbrauch, erstellt.
  • Innerhalb einer kurzen Zeitspanne können durch die übersichtlich zur Verfügung gestellten Daten Unregelmäßigkeiten erkannt werden.
  • Analysefunktionen zur Ermittlung eines Kostensenkungspotenzial können genutzt werden,
  • Routenpläne (kürzester Weg, Tankstellen, Rastplätze) können einfacher erstellt werden und
  • all diese Daten sind jederzeit transparent und übersichtlich dargestellt und abrufbar.
  • Insbesondere für Lkw-Fahrer von Interesse: Informationen über Mauten, Brücken-, Fähr- oder Tunnelgebühren.

Mehr zur Partnerschaft von LapID und DKV erfahren Sie hier. 

Mehr zur Partnerschaft von LapID und euroShell erfahren Sie hier. 

Fahrerunterweisung

Laut dem Arbeitsschutzgesetz (§ 12 ArbSchG), der Betriebssicherheitsverordnung (§ 12 BetrSichV) sowie der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (§ 4 DGUV Vorschrift 1, § 35 DGUV Vorschrift 70) ist die Durchführung einer Fahrerunterweisung nach Unfallverhütungsvorschrift (UVV) gesetzlich verpflichtend. Wie auch bei der gesetzlich vorgeschriebenen Führerscheinkontrolle gilt hier: Je mehr Fahrer, desto höher sind Zeit und Arbeitsaufwand. Es gibt verschiedene Methoden der Fahrerunterweisung: die Präsenzveranstaltung sowie die sogenannte E-Learning-Veranstaltung

Erstere zeichnet sich durch direkte Kommunikation, direkten Austausch und eben einen festen Ort und eine feste Zeit aus. E-Learning hingegen bietet diverse Mehrwerte, mit denen die Präsenzveranstaltung nicht mithalten kann: Eine größere Personenzahl kann gleichzeitig unterwiesen werden, da man orts- und zeitunabhängig teilnehmen kann und dadurch keine räumliche Begrenzung bedacht werden muss. Der Veranstalter muss die Inhalte nicht selbst erstellen, keine Räumlichkeiten anmieten und es entstehen keine Reisekosten und damit gegebenenfalls verbundene Fahrzeiten.

LapID bietet – neben der elektronischen Führerscheinkontrolle – auch die Fahrerunterweisung via E-Learning an. Interaktive Inhalte dienen der nahezu spielerischen und tonspurgestützten Wissensvermittlung, die auf kurzen und leicht verständlichen Videos basiert. Der Teilnehmer bekommt zudem interaktive Aufgaben gestellt, nach dem Motto „learning by doing“, und interagiert dadurch aktiv mit dem System. Je nach Wissensstand und Vorkenntnissen dauert die Durchführung der Fahrerunterweisung zwischen 20 und 45 Minuten. Zum Schluss wird das neu erworbene oder wiederholt vermittelte Wissen im Rahmen einer Verständnisprüfung getestet. Die Überprüfung kann unbegrenzt wiederholt werden.

Bei einer Präsenzveranstaltung hingegen können Sie nicht sichergehen, dass die vorgestellten Inhalte auch aufgenommen und verstanden wurden - es sei denn, Sie führen dort ebenfalls einen Test durch. Dessen Erstellung und Durchführung nehmen jedoch wieder Zeit und Kapazitäten in Anspruch.

Informieren Sie sich hier zum eLearning zur Fahrerunterweisung nach UVV und  gestalten Sie die Prozesse in Ihrem Fuhrpark einfach und effizient.

Effizienzsteigerung durch Kostensenkung: Anregung zum Nachdenken

Fuhrparkmanagern geht es hier vermutlich wie den meisten Menschen: Wenn erst einmal eine gewisse Struktur und damit einhergehende Gewohnheiten etabliert sind, werden diese nicht unbedingt hinterfragt – solange sie funktionieren. Nicht immer ist das verkehrt, doch im Fall von Effizienzsteigerung können nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch Kosten durch diverse Maßnahmen gesenkt werden. Oder eben: Wenn in einem Bereich im Unternehmen Kosten gesenkt werden, können diese in einen anderen Bereich wie zum Beispiel in den Fuhrpark, investiert und so gegebenenfalls zur Prozessoptimierung nutzbar gemacht werden.

Ihre Effizienz können Sie nicht nur bei den angeführten Beispielen erhöhen, sondern auch in anderen Bereichen des Fuhrparkmanagements, wie beispielsweise:

Reisekostenabrechnung
Flottenversicherung
Riskmanagement
Routenplanung
Schadenmanagement
Schadenmanagement (rechtliche Grundlagen)



Haben wir einen essenziellen Bereich vergessen oder sollen ihn näher beleuchten? Wir freuen uns über ihnen wichtige Themenvorschläge und Anmerkungen zu unseren Beiträgen!

 

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