Dienstwagen ohne Privatnutzung

Bekommen Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, darf dieser häufig auch privat genutzt werden. Arbeitgeber können jedoch auch festlegen, dass Dienstfahrzeuge ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden dürfen. Welche Pflichten sind hierbei zu beachten und welche steuerlichen Auswirkungen hat eine Dienstwagennutzung ohne Privatnutzung? Wir verschaffen einen Überblick.

Um zu klären, welche Auswirkungen die Dienstwagennutzung mit Verbot für Privatfahrten haben kann, betrachten wir zunächst alle Möglichkeiten der Überlassung von Dienstwagen:

1. Der „Klassiker“: Dienstwagen ja, Privatfahrten ja

Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen, welchen er außerdem privat nutzen darf. Dies wurde auch so schriftlich im Arbeits- oder Dienstwagenüberlassungsvertrag festgehalte. Daraus entsteht ein geldwerter Vorteil für den Arbeitgeber, welcher im Rahmen der Fahrtenbuchmethode oder der 1-Prozent-Regelung versteuert werden muss.

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2. Private Nutzung des Firmenwagens ist verboten

Die zweite Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, private Fahrten jedoch nicht zulässig sind. Dann kann der Arbeitgeber alle Fahrzeugkosten absetzen und muss keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen. Das Verbot muss der Arbeitgeber jedoch ebenfalls schriftlich im Überlassungs- oder Arbeitsvertrag festhalten. Bis vor ein paar Jahren folgte das Finanzamt dem sogenannten Anscheinsbeweis. Dabei konnte das Finanzamt dem Mitarbeiter ohne einen konkreten Beweis unterstellen, dass er das Fahrzeug auch für private Zwecke genutzt hat. Mittlerweile ist der steuerstrafrechtliche Generalverdacht jedoch hinfällig. Nach unlängst veröffentlichten Urteilen des Bundesfinanzhofs (BFH) muss nun nicht mehr der Arbeitnehmer selbst beweisen, dass er den Firmenwagen nicht privat nutzt – beispielsweise durch Schlüsselabgabe nach Beendigung seiner Schicht -, sondern die Beweispflicht liegt beim Finanzamt, welches nachweisen muss, dass das Dienstfahrzeug trotz Verbots genutzt wurde. Es darf indes nicht automatisch davon ausgehen, dass ein Vertragsbruch vorliegt. Wird ein Privatnutzungsverbot folglich schriftlich festgehalten, wird ohne klaren Beweis davon ausgegangen, dass der Vertrag eingehalten wurde. Somit ist auch keine Versteuerung des Fahrzeugs notwendig. Liegt jedoch eine nachweisliche Verletzung des Verbotes vor, greift wieder die Versteuerungspflicht.

Übrigens! 
Darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen ausschließlich für dienstliche Zwecke nutzen, kann der Arbeitgeber bzw. Fuhrparkverantwortliche jederzeit die Herausgabe des Fahrzeugs veranlassen, also auch noch während eines laufenden Anstellungsverhältnisses. Weigert sich der Dienstwagenfahrer, droht eine Klage.


3. 
Private Fahrten zulässig, aber nicht genutzt

Der dritte Fall stellt im Prinzip die vorherig genannte Möglichkeit dar – nur andersherum. Sind private Fahrten laut Arbeitsvertrag erlaubt, werden  jedoch nicht vom Mitarbeiter getätigt, konnte er bis vor ein paar Jahren einen „Gegen-Anscheinsbeweis“ antreten. dass er den Firmenwagen tatsächlich nicht privat nutzt – ebenso wie er früher beweisen musste, dass er im Falle eines Verbots nicht mit dem Wagen gefahren ist. Durch die obig genannten Urteile ist dies jedoch seitens des Arbeitnehmers nicht mehr zulässig. Genauso wie das Finanzamt nicht davon ausgehen darf, dass der Dienstwagenfahrer im Falle eines Verbotes gegen den Arbeitsvertrag verstoßen hat, darf es nun auch nicht bestätigen, dass der Fahrer den Dienstwagen trotz Erlaubnis nicht genutzt hat. Die Folge: Ist die Privatnutzung des Firmenwagens ausdrücklich schriftlich erlaubt, darf das Finanzamt davon ausgehen, dass der Fahrer den Wagen auch tatsächlich privat nutzt. Somit entsteht ein geldwerter Vorteil, was wiederum die Versteuerung des Dienstfahrzeugs bedeutet.

2. Arbeitsweg = Privatnutzung?

Eine häufig gestellte Frage im Zusammenhang mit der Privatnutzung von Firmenfahrzeugen ist, ob Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte Privatfahrten oder Dienstfahrten sind. Diese stellt sich oftmals dann, wenn im Arbeitsvertrag aufgenommen wird, dass keine Privatnutzung des Dienstwagens zulässig ist.

Grundsätzlich unterscheidet man drei Kategorien von Fahrten, insbesondere wenn es um das Führen eines gültigen Fahrtenbuchs geht: Die Betriebsfahrt, den Arbeitsweg und die Privatfahrt. Betriebsfahrten sind dabei Fahrten, „die aus geschäftlichen Gründen stattfinden (siehe Vimcar Blog)“ – beispielsweise ein Kundenbesuch. Der Arbeitsweg ist die Strecke zwischen Wohnort und ersten Tätigkeitsstätte. Privatfahrten hingegen werden nur als „getätigte Fahrten“ bezeichnet, „die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind“ und somit „einen privaten Charakter“ haben (ebd.). Darüber hinaus gibt es noch Mischfahrten, die beispielsweise anteilig sowohl Betriebsfahrt als auch Privatfahrt sind.

Zwar unterscheiden sich nach dieser Kategorisierung Arbeitsweg und Privatfahrt voneinander, dennoch wird steuerrechtlich beim Weg zur Arbeit wie auch bei Privatfahrten ein geldwerter Vorteil angesetzt. Fällt die Wahl auf die pauschale 1-Prozent-Regelung, kommen in der Regel noch zusätzlich 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat als Vorteil hinzu und sind entsprechend zu versteuern. Für die Berechnung der 0,03 %-Regelung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte wird normalerweise von 15 Tagen pro Monat ausgegangen, an denen der Fahrer des Firmenwagens Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte tätigt. Im Gegenzug darf der Dienstwagenfahrer jedoch die Pendlerfahrten zur Arbeit über die Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen.

Fazit: Halten Sie Regelungen schriftlich fest

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, halten Sie die Regelungen immer schriftlich im jeweiligen Arbeitsvertrag und/oder Überlassungsvertrag fest. Sollen Arbeitnehmer den Firmenwagen ausschließlich für betriebliche Zwecke nutzen, dann nutzen Sie klare Formulierungen, wie zum Beispiel:

„Firmenfahrzeuge im Unternehmen dürfen ausschließlich zur Erfüllung geschäftlicher Zwecke des oben genannten Unternehmens genutzt werden. Insbesondere Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Einsatzort des Mitarbeiters sowie jegliche private Nutzung dieser Fahrzeuge sind verboten.“

Im Internet gibt es kostenlose Muster für ein Privatnutzungsverbot bei Firmenfahrzeugen. Daran orientiert sich dann auch die Versteuerung der genutzten Dienstwagen. Ist die private Nutzung des Dienstwagens ausgeschlossen, aber nicht weiter definiert, ob sich dies auch auf den Weg zur Arbeit bezieht, darf der Firmenwagen für eben jenen benutzt werden. Dieser muss dann jedoch wieder entsprechend versteuert werden.

Ein gut gemeinter Rat: Nutzen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch! 
Neben der pauschalen Versteuerung haben Sie auch die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen. Dort gilt es alle Betriebsfahrten, Arbeitswege und Privatfahrten voneinander zu unterscheiden und zu dokumentieren. Das klingt aufwendig? Mit elektronischen Lösungen ist dies jedoch meist problemlos möglich. Über eine App können Fahrer ihre Wegedaten bequem vor und nach jeder Fahrt festhalten. Entscheidend hierbei ist allerdings, dass sie Sie sich für einen rechtssicheren und manipulationssicheren Anbieter entscheiden. Nur so können Sie sicherstellen, dass das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird.

 

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